Курс на ускорение: как приоритизация проекта помогла нашим клиентам

Больше полугода HR-отдел наших клиентов подступал к большому слону – созданию внутреннего обучения. Дело сдвинулось с мёртвой точки, когда подключился руководитель и показал методы расстановки приоритетов вместе с инструментами платформы TEAMLY.

Как разделать большого слона на небольшие части? И как с этим поможет Москва (MoSCoW), латиница (ABCDE), рис (RICE) и лёд (ICE)?

Так наш клиент Александр начал рассказ о том, как задумали сделать современное и эффективное обучение для новых сотрудников. Его компания уже больше пяти лет работает на рынке ИТ, в силу специфики переобучать приходится даже опытных специалистов. Обычно проблемы онбординга решались индивидуально, но в последние два года команда активно растёт, и вопрос систематизации знаний встал очень остро.

Год назад Александр и его сотрудники успешно перенесли базы данных на TEAMLY. То есть теперь у них даже есть платформа, на которой в том числе можно создавать курсы. Но вот парадокс: никому не нужно объяснять, как было бы здорово посадить новичка за уроки. Задача поставлена, проджекты и тимлиды уже успели сделать презентации и забыть, о чём они. Но до создания конкретного продукта руки не доходили больше шести месяцев.

Это история о том, как расстановка приоритетов помогла решить задачу буквально за один месяц. Александр перечислил четыре метода, которые они опробовали, чтобы ускорить работу. Расскажем о каждом отдельно, а также покажем, какие инструменты TEAMLY помогут воплощать и визуализировать решения. Не переключайтесь – подобные инструменты вы можете использовать для разных задач. А методики подойдут как для создания большого продукта, так и для чего-то простого вроде организации корпоратива.

Москва тут не при чём, просто изначально аббревиатура выглядит так – MSCW. Там зашифрованы четыре критерия, по которым расставляются приоритеты:

Сначала нужно выписать все задачи в полный список: от больших до маленьких. Затем – распределить их по четырём группам.

M – это то, от чего невозможно отказаться.

S – то, от чего также зависит успех дела и что должно быть сделано по возможности.

C – то, что будет полезно, например, различные удобства и приятные фишки.

W – то, что не оказывает решающего влияния на проект, как фикус в кадре, который упоминал Александр.

Методика подходит как для одной, так и для комплекса задач, как для одного работника, так и для целой команды. Да, за съёмку в отдельной студии могут развернуться целые баталии, поэтому здесь важно чётко определить ЛПР-а – лицо, принимающее решение.

Свойство «Приоритет» в умных таблицах помогает быстро визуализировать, насколько важным является дело. Каждой группе задач, которая отфильтрована по методу MoSCoW, можно присвоить свой цвет и название приоритета. После этого задачи сортируются через диаграмму или канбан в пару кликов.

Здесь, как и в предыдущем методе, мы выписываем все задачи и расставляем от самых важных к тем, которыми можно не заниматься.

В чём отличия? Разберёмся в критериях:

Пока это звучит слишком абстрактно и непонятно. Рассмотрим на примере нашего клиента.

Методика ABCDE позволяет не только расставить приоритеты, но и выстроить связи и последовательности.

Управлять задачами удобно через канбан. А график Ганта позволяет выстраивать зависимость и последовательность между задачами. Вы получаете наглядную картину: сколько времени занимает одно дело и как оно связано с другим. Зависимости прорисовываются стрелками, а временную шкалу можно выставить по дню, неделе, месяцу, по кварталу, по году.

Этот метод помогает объективно оценить задачи и выразить приоритет в цифрах по формуле. Сначала определимся с понятиями.

Эту методику любит использовать HR-отдел наших клиентов. Она хорошо работает, чтобы распределить приоритеты между несколькими проектами отдела, а также показать руководству, насколько важна новая задача. Прежде чем принимать решение о создании обучения, эйчары пришли к Александру с уже посчитанным показателем. Лучше всего пользоваться методикой RICE регулярно – тогда становится понятно, насколько продукт полезен для компании.

Вот данные для оценки приоритета внутреннего обучения по метод RICE:

Далее приоритет считается по следующей формуле:

Результат у команды получился выше среднего. Обычно приоритеты были от 70 до 180. Важность обучения может стать больше 135, если компания будет нанимать и обучать больше сотрудников.

Метод RICE хорош своей объективностью, особенно когда споры о приоритетах затягиваются. У ICE есть ещё один плюс – с ним легко ранжировать даже небольшие задачи.

Здесь уже 3 критерия, каждый надо оценить по шкале от 1 до 10.

Формула простая – надо посчитать среднее арифметическое.

У команды нашего клиента приоритет задач по методу ICE распределился следующим образом.

Умные таблицы – один из самых удобных инструментов для эффективной работы с решением задач. В них можно указывать сроки исполнения, назначать ответственных, группировать задачи по степени присвоенной им важности. Вы можете дать каждому проекту приоритет по методу RICE или ICE и ранжировать задачи по этому критерию.

И это ещё не все инструменты, которые помогают нашим клиентам быстрее и рациональнее создавать конечный продукт. Умные таблицы легко превращаются в канбан-доски, где каждая задача отображается как карточка с бóльшим количеством деталей. TEAMLY позволяет легко работать со статьями – текст здесь удобно форматируются и редактируются. И раз уж речь зашла про обучение: платформа позволяет размещать видеоуроки и лекции: добавлять как вложение, гиперссылку или статью, где зашито видео. Также можно прикреплять дополнительные материалы, тестировать учеников и давать обратную связь.

Сейчас у команды Александра 5 уроков загружены на платформу и ещё 5 находятся на пост-продакшене. Осталась самая малость – загрузить последние лекции и создать тесты для учеников в удобном конструкторе.

В TEAMLY мы постоянно ищем способы помочь командам работать продуктивнее. Если хотите быть в курсе обновлений и получать полезные советы, заглядывайте в наш Telegram-канал – там мы делимся инсайтами, обсуждаем лучшие практики и приглашаем на вебинары.