Команда работает на износ, а результаты всё хуже? Время внедрять Work Management

Команда разработки из 10 человек работает над тремя проектами одновременно. Дела горят – клиенты требуют фичи, баги сыпятся как из рога изобилия, а дедлайны уже давно превратились в условности. Разработчики сидят ночами, менеджеры в панике, а релизы всё равно срываются, и похоже….

Привет! На связи TEAMLY – Work Management платформа, которая помогает строить сильные команды.

Мы так часто говорим об «отсутствии мотивации и выгорания сотрудников», как будто они сами собой повыгорали и ленятся. Ответственный руководитель должен задуматься: где были его глаза, когда он нанимал немотивированных людей. Ну а если не так, стоит проверить, а не тратит ли команда полдня на настройку доступов к документам или на непродуктивную переписку. В конце концов, часто ли важная информация хранится только в голове у Игоря (ой, а ведь он уволился три недели назад)?

Давайте разберем, как внедрение Work Management (WM) разгрузит команду, чтобы работать эффективно, а не на износ. И чем поможет TEAMLY.

Ситуация 1. Маркетинговые команды, управляющие множеством кампаний и дедлайнов. Часто оказываются в хаосе. WM помогает координировать задачи, распределять ресурсы и отслеживать прогресс в реальном времени, чтобы ничего не упустить.

Ситуация 2. IT-команды, разрабатывающие и поддерживающие несколько продуктов. Могут сталкиваться с изменениями требований. WM позволяет гибко управлять задачами, расставлять приоритеты и быстро адаптироваться к новым условиям. Кстати, это особенно важно в Agile-среде.

Ситуация 3. Операционные команды, ежедневно управляющие однотипными запросами. Управление рабочими процессами поможет автоматизировать рутину, отслеживать выполнение задач и повышать эффективность, освобождая время для стратегически важных задач.

Расскажем, как внедрить этот подход.

Перед внедрением Work Management важно понять, как работает команда сейчас.

Например, в IT-команде может быть такая ситуация: разработчики тратят часы на поиск актуальной информации по задачам, потому что она разбросана по почте, мессенджерам и документам. Или тестировщики постоянно пропускают баги из-за отсутствия чёткого процесса фиксации.

Очевидно, что им нужны разные инструменты и правила. Анализ поможет выявить и зафиксировать такие узкие места, чтобы понять, где добавить прозрачности и порядка с WM.

После анализа наступает этап выбора инструментов. Лучше, если это будет единая платформа: десяток сервисов сильно распыляет внимание, а время уходит на бесконечное переключение между окнами. Стоит оценивать её в масштабе деятельности всех отделов компании ещё на берегу.

Оптимально, если сервис позволяет:

Мы строим нас сервис TEAMLY как раз с учётом этих потребностей. Внедрить Work Management можно внутри одного контура. Так что TEAMLY можно назвать единственной отечественной Work Management платформой.

Даже самый крутой инструмент не сработает, если команда не знает, как им пользоваться. Иногда внедрение вообще может вызвать сопротивление, если люди привыкли работать в Excel.

Что нужно сделать:

В TEAMLY можно максимально быстро создать целый мини-курс для обучения команды и проконтролировать ход знакомства сотрудников с инструментами. Они, в свою очередь, также могут отслеживать свой прогресс. Курсы и тесты – один из самых перспективных вспомогательных ресурсов в деле создания общего прозрачного инфопространства команды.

Кстати, в нашем Telegram-канале есть пост о том, как быстро приживаются новшества в команде. Почитайте, это любопытно – вот ссылка.

Начните с пилотного проекта. Например, внедрите WM в одном отделе или на одном продукте: на разработке одного в команде разработки. Это позволит выявить возможные проблемы: может, задачи создаются слишком медленно, или не хватает интеграции с другими инструментами.

После успешного тестирования масштабируйте WM на все процессы: сначала внутри подразделения, а затем и для всей компании. Так сделали в компании компания Beauty Pie, о которой мы рассказывали ранее. Результат превзошёл ожидания.

Внедрение WM – это не разовое мероприятие. Например, после запуска может оказаться, что тестировщики не успевают фиксировать баги из-за сложного интерфейса инструмента. Или менеджеры проектов тратят слишком много времени на настройку задач. Регулярный сбор обратной связи и анализ результатов помогут вовремя вносить корректировки и улучшать процессы.

Например, в TEAMLY есть несколько функций встроенной аналитики. Можно увидеть, какими трекерами пользуются наиболее активно, а какие – заброшены.

Также есть статистика по обучению – каждый пользователь отслеживает свой прогресс прохождения курсов и тестов, а администраторы – общую динамику. И, что не менее важно, – можно посмотреть динамику поисковых запросов: какой трекер или какую информацию искали сотрудники в системе

Внедрение Work Management – это поэтапный процесс, который требует анализа, выбора инструментов, обучения команды и постоянного улучшения. Но всегда держите в голове ожидаемый результат – минимум потерь и более организованная команда.

Расскажем, как строить сильные команды через культуру знаний, мотивацию сотрудников, эффективные процессы и современные технологии, включая AI.

Встречаемся 8 апреля в ЦДП (г. Москва, ул. Покровка, 47).
Топ-менеджеры, эксперты и основатели крупного и среднего бизнеса поделятся наработками.

Среди спикеров: Анатолий Вассерман (интеллектуал, эрудит, политик), Виталий Чесноков (CEO&Partner in QSOFT), Максим Ильяхов (главред всех главредов), Даша Васянина (продакт-эдвайзер, карьерный консультант), Антон Бевзюк (Head of Engineering Mindbox).

Конечно, перестройка всех процессов внутри компании не может пройти гладко. Мы взрослые люди и не верим в чудеса. Разберём самые частые трудности.

Сопротивление сотрудников – одна из распространённых проблем. Люди неохотно принимают изменения, особенно если привыкли работать по старым схемам.

Чтобы мотивировать команду, важно показать, как управление рабочими процессами облегчит ежедневную работу. Например, автоматизация рутины освободит время для более интересных задач, а прозрачность снизит число конфликтов и недопонимания. Проведение обучающих сессий и демонстрация успешных кейсов помогут снять сопротивление.

Выбор неподходящей платформы для Work Management может стать серьёзной проблемой. Если инструмент окажется слишком сложным, сотрудники будут тратить больше времени на его освоение, чем на выполнение задач.

Например, если команда разработчиков, привыкшая к простым трекерам, внезапно получит инструмент с множеством настроек и сложных функций, это вызовет раздражение и снизит продуктивность.

С другой стороны, слишком упрощенный инструмент может не покрыть всех потребностей команды, что приведет к необходимости использовать дополнительные сервисы и, как следствие, к фрагментации процессов.

Подсказка! Проведите тестирование перед полномасштабным внедрением, чтобы избежать ошибок. Для этого и нужен пилотный проект. Он позволит оценить, насколько инструмент работоспособен конкретно в вашей команде. Соберите обратную связь от сотрудников: легко ли разобрались с интерфейсом, какие функции оказались полезными, а какие – избыточными.

Для упрощения тестирования в TEAMLY есть библиотека шаблонов – можно сразу выбрать нужный формат под задачи, оптимизировать и внедрить вместо того, чтобы создавать пространство и документы с нуля.

Важно учитывать специфику задач команды. Например, для IT-команд, работающих по Agile, критически важны функции для управления спринтами и бэклогами. Для маркетинговых ключевым может быть удобство планирования кампаний и отслеживания дедлайнов. А для операционных отделов – возможность автоматизации рутинных задач.

Также не стоит забывать о интеграциях. Убедитесь, что выбранный инструмент может работать с другими сервисами, которые уже использует команда, будь то мессенджеры, системы аналитики или CRM. Это поможет избежать дублирования данные и упростит переход на новую платформу. Например, TEAMLY интегрируется с мессенджерами и корпоративными системами: Keycloak, OpenLDAP, Битрикс24, 1С:ЗУП, SharePoint и другими.

Наконец, перегрузка процессами. Иногда внедрение WM может привести к излишней бюрократии: слишком много статусов, согласований и правил, которые замедляют работу. Чтобы этого избежать, важно настраивать процессы постепенно и гибко.

Начните с малого: выберите один процесс, который больше всего тормозит работу.

Посмотрите на результат, а потом масштабируйте. Не пытайтесь сразу охватить всё – это как пытаться сразу написать идеальный код без тестирования.

Таким образом, чтобы избежать ошибок в выборе инструментов, важно:

И помните: WM – это не «внедрили и забыли». Регулярно собирайте обратную связь от команды, улучшайте процессы и адаптируйте инструменты под новые задачи. Например, если заметили, что разработчики пропускают важные задачи, добавьте напоминания или автоматизируйте их создание.

Начните сегодня и прицельно работайте над задачей минимум 2 месяца – это достаточный срок, чтобы оценить эффективность внедрения ворк менеджмента.

Ждём вас 8 апреля в ЦДМ (Москва, ул. Покровка, 47). Участвовать можно офлайн и онлайн.

Друзья! Если бы у вас была возможность автоматизировать один процесс в вашей работе, что бы это было и почему? Как это изменило бы ваш рабочий день? Пишите в комментариях.