10 правил внутренних коммуникаций: от почты до чатов

За минувшие два года мир кардинально изменился. Работа – на удаленке, встречи – через видео-конференции, переписка – в мессенджерах. Мы привыкли постоянно быть на связи, и всё сложнее провести границу между рабочим и личным: временем, пространством, способом коммуникации.

Уместно ли звонить коллеге или лучше отправить e-mail? Как писать в мессенджерах, чтобы не попасть в блок? Есть ли правила этикета в цифровом общении? Разбирается Елена Левина, ведущий менеджер по персоналу ИТ-компании «Рексофт».

По умолчанию основным корпоративным каналом коммуникации остается электронная почта.

Во-первых, ей удобно управлять: от добавления дел в календарь до сортировки писем по папкам и адресатам/отправителям.

Во-вторых, почтовый ящик все помнит и находит: договоренность, о которой собеседник уже мог забыть, или важный pdf-файл, присланный пару месяцев назад.

Телефонный звонок исторически был удобнее для решения срочных дел. «Зайди, когда освободишься», «перешли, пожалуйста, презентацию», «напомни, где найти контакты». Сейчас эту функцию почти полностью перехватили мессенджеры. Однако, прежде чем писать коллеге в каком-либо мессенджере, стоит убедиться, что это уместно, и что ваш собеседник действительно им пользуется. Иначе может оказаться, что мессенджер он давным-давно скачал, поддавшись модным тенденциям, но ни разу его не открывал.

Кроме того, по новым правилам цифрового этикета перед звонком стоит заручиться согласием собеседника в мессенджере. Внезапный звонок без предупреждения может застать врасплох и восприниматься как нарушение личных границ.

Согласитесь, что отвечать реальному человеку гораздо приятнее, чем серому кружочку. Установите в мессенджерах, платформах для видео-конференций и почте свою фотографию. Стоит ли говорить, что портрет вашего домашнего животного или эффектный кадр в купальнике на морском фоне не способствует продуктивному рабочему общению. Также проверьте, какое имя отображается у коллег в сообщениях от вас. Потому что за crazygirl1975 сложно признать сотрудника крупной компании.

Установите короткую и понятную подпись в почтовом ящике. Вместо «с глубочайшей благодарностью, в ожидании ответа и с надеждой на дальнейшее длительное и плодотворное сотрудничество» просто напишите Имя и Фамилию, должность, название компании и свой контактный телефон. Если общаетесь в каком-то одном мессенджере, добавьте аккаунт из него.

Приветствие – главная мысль – уточнение (если нужно) – призыв к действию или просьба – контакты для обратной связи. Эпитеты и лирические отступления можно опустить.

Мало что на свете раздражает так же сильно, как появляющиеся со скоростью света уведомления. Поэтому постарайтесь уместить свою мысль в одно-два сообщения. Конечно, речь лишь о небольших комментариях или просьбах. «Простыни текста» лучше все же разделить на несколько частей, но перед этим задуматься: раз информации так много, то, возможно, больше подойдёт e-mail?

Появившись как инструмент личного общения, мессенджер дает иллюзию более близкого контакта. Но не стоит сразу называть Владимира Сергеевича Володей и переходить на «ты». Даже если Владимир Сергеевич использует в качестве своей фотографии умильную кошачью мордочку.

А еще ловите себя хотя бы за секунду до отправления коллеге смайлика, эмодзи, стикера или мема. Безусловно, если ваши рабочие отношения уже перешли в приятельские, или если корпоративная культура вашей компании лишена формальности (у нас в «Рексофт» именно так), то настроение собеседника, скорее всего, только улучшится. Но делового партнера или малознакомого коллегу отправленный вами шутливый стикер может привести в недоумение.

Популярность аудиосообщений в мире высоких скоростей понятна. Можно записать их по дороге на работу, в пробке, на прогулке с собакой или на тренировке в спортзале. И это не требует усилий: если над текстом сообщения или письма еще придется поразмыслить и подобрать слова, то озвучить свои соображения в режиме реального времени – совсем другое дело.

Уважайте собеседника. Голосовые сообщения неудобно слушать, а главное – в потоке вашего сознания, в отличие от письменного текста, совершенно невозможно что-либо найти.

Казалось бы, странно обсуждать это в 2021 году. Но встретить в почте неоновые буквы на мраморном фоне всё ещё можно. Пожалейте окружающих. Белый фон, черный шрифт (и не Comic Sans, пожалуйста!) – классика корпоративного минимализма.

То же относится и к мессенджерам. Один улыбающийся эмодзи в конце сообщения еще может расположить к себе собеседника и перевести разговор на позитивный лад. Но смайлики после каждого предложения; слова, написанные ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ и злоупотребление жирным или курсивом вряд ли кому-то понравится. Чем проще сообщение – тем лучше.

Неважно, работаете ли вы в офисе или работаете на удаленке и в гибком графике. Обсуждение рабочих вопросов допустимо только в определенные часы – обычно с 9 до 18. Отправлять письма в час ночи или будить коллег внезапным сообщением в шесть утра – не лучшая идея. Если вдохновение посетило вас именно в это время, напишите черновик и дождитесь более подходящего момента для отправки. Если все действительно срочно и не терпит отлагательств, то предварительно напишите в мессенджере и принесите извинения за беспокойство.

Все мы люди и все мы ошибаемся. Но лучше бы пореже.

Помните: коммуникации основаны на заботе. Поэтому главное правило: заботьтесь о своих коллегах, уважайте их личное время и пространство. И тогда все перечисленные правила будут выполняться сами собой.