Как компания с помощью автоматизации увеличила продажи и чистую прибыль с 1,5 млн до 6 млн рублей. Разбираем кейс
Точка А
- Прибыль 1,5 млн. И это не устраивает собственника.
- Прибыль растет очень медленно и слабо.
- Владелец занимался 10 часов в день: продажами, наймом, выполнение обязательств перед клиентами.
- В компании 3 сотрудника.
Точка Б. После внедрения системы управления
- Прибыль выросли с 1,5 до 6 млн. рублей в месяц.
- Не успевали выставлять счета. Пришлось бухгалтеру нанимать помощницу, чтобы успевать выставить счета и заключить договоры.
- Сейчас владелец тратит на этот бизнес 5-6 часов в неделю. Ключевые показатели контролируются через смартфон, лежа в постели.
- Освобожденное время стали инвестировать в новые проекты: проект SurdoClass – портал для слабослышащих, сеть экопунктов “Вторград”
- В компании 18 сотрудников.
Удобно смотреть статистику работы компании прямо в телефоне!
Как это произошло?
- Построили структуру компании, очертили зоны ответственности каждой должности.
- Определили узкие места системы, которые мешают расти бизнесу.
- Создали метрики результативности для каждой должности. Работа стала абсолютно прозрачной. Каждый вечер в телефоне собственника были результаты продаж за день каждого менеджера. Стало понятно, кто действительно работает, а кого нужно уволить.
- Внедрили дашборды, которые показывают владельцу, результаты работы отделов, работу рекламной воронки, продажи, дебиторку, доход и тд.
- Начали разработку системы обучения новичков. Собрали все регламенты, должностные инструкции в Базу знаний. Готовятся учебные курсы во внутренней Академии. Что позволит быстро наращивать обороты и масштабировать бизнес через автоматизированное обучение новых маркетологов и менеджеров по продажам.
Больше инструментов и кейсов у меня в телеграм-канале "Упрощай управление с Осиповым" Подписывайся!
Подготовка
Василий Косарев собственник нескольких бизнесов – smm-агентство “Лайка”, автосервис, перерабатывающая компания, учебный портал, агентство недвижимости, и др.
В рекламном агентстве были проблемы с продажами. Оборот был 1,5 млн./мес., но Василию хотелось большего:
“Бизнес развивался, но не было понимания как увеличивать прибыль по году. Меня это не устраивало. Мы росли, но очень очень медленно. Порой казалось, что топчемся на месте”.
Василий с утра до вечера работал с клиентами, искал и обучал сотрудников. А бизнес жрал всё время, не оставляя возможностей для отдыха и отпуска.
Когда мы встретились, он сразу сказал, что ему нужно кратно вырасти. А прописывать структуру, метрики, регламенты и все такое ему некогда, да и не хочется. Нужен был специалист, который при минимальных затратах времени собственника все сделает сам. Покажет, как пользоваться и внедрит на местах.
1. Структура, метрики, дашборды – делаем систему прозрачной.
ПРОБЛЕМЫ компании ДО внедрения:
- Главный решатель всех проблем бизнеса - собственник, погрязший в операционке.
- Сотрудники не стремятся улучшить свою работу, потому что не знают, что нужно компании.
- Даже мелкие вопросы решаются через непосредственного руководителя. Это крадет время у всех сторон.
- Новые сотрудники нанимаются только, когда увольняются старые или случился очередной звиздец.
Сначала мы с собственником оцифровали текущую структуру компании. Это значит выписали все функции, которые выполняет он и его сотрудники на своих участках. На это ушло 4 встречи в zoom по 2 часа.
Структура показала, что самое узкое место бизнеса - сам собственник. Он один выполняет работу 6-7 специалистов и нихрена не успевает (удивительно, почему так). Василий занимался продажами, поиском новых сотрудников и их обучением, переговорами с партнерами и вообще практически всем. Знакомо?
Мы прописали ЦКП (целевой конечный продукт) для каждой должности. Раньше сотрудники работали как им было удобно. Сейчас все понимают, чего хочет шеф и за какой результат им заплатят.
Обычно в компаниях в этом месте полный хаос. Мнение руководителя и сотрудников относительно результатов работы редко совпадают. Отсюда бардак, ругань и текучка.
Каждого владельца прежде всего интересуют итоговые цифры результатов работы. Поэтому мы добавили метрики оценки результатов. Сотрудники начали ежедневно/ еженедельно вносить в систему результаты своей работы. А зарплату привязали к метрикам. Не выполнил или не заполнил метрики - денег не получил.
После внедрения метрик:
- Собственнику стало понятно, кто из сотрудников красавчик, а кого можно спокойно уволить.
- Появились цифры и факты, а не объяснения подчиненных, почему не получилось в сотый раз.
- Собственник понял, что меняя метрики он может управлять фокусировать сотрудников на достижении конкретных целей.
Из метрик я собрал дашборды по работе компании. Дашборды - это информационная панель показателей, где метрики выстроены по бизнес-процессу. Одного взгляда на цепочку хватает, чтобы увидеть главную текущую проблему бизнеса. И сфокусироваться на ее решении.
Наведя порядок в организационной структуре и наладив заполнение метрик, мы сели за анализ каналов продаж.
Для этого пришлось составить огромную Mind-карту, вывести туда всех партнеров и каналы продаж, проанализировать их работу и придумать точки роста.
Проблема была в том, что непонятно какие рекламные каналы и связки будут работать, высокая стоимость потенциального клиента.
Сгенерировали 36 гипотез по каналам продаж, оцифровали трудозатраты и вероятную отдачу и быстроту. Сказать, что мы охренели от объема перелопаченной информации - ничего не сказать. А потом начали тестировать. Метрики сразу показывали владельцу, какие гипотезы работали, а какие нет.
Круто сработал самый неочевидный канал - продажи через лидеров мнений в сфере онлайн-школ и СММ специалистов. Мы составили список ТОПовых экспертов, до которых можем дотянуться и предложили им партнерку.
Для менеджеров по продажам разработали пошаговый скрипт работы с клиентами, подготовили воронку вопросов и ответов на сложные ситуации, придумали шкалу мотивации, которую привязали к объемам и чистой прибыли.
В результате, объем продаж Василия стал резко расти. В какой-то момент бухгалтер окончательно перестала справляться с бумажной работой. Пришлось взять девочку-помощницу, которая выставляла счета клиентам и рассылала договора.
Больше инструментов и кейсов у меня в телеграм-канале "Упрощай управление с Осиповым" Подписывайся!
Этап 2. Автоматизация обучение сотрудников
Проблемы этапа:
- Когда в компании приходит много новых сотрудников. Непонятно кто, когда и как займется обучением и адаптацией стажеров.
- Из-за тотальной занятости владельца бизнеса обучение шло урывками и как попало.
- Так как основные продажи были на владельце, в период стажировки новых сотрудников они падали.
- Из-за отсутствия программы адаптации и контроля усвоения материала, стажеры обучались плохо. Многих приходилось увольнять.
Чтобы такого не получилось нужна система обучения, которая будет сама учить вновь принятых сотрудников, вводить их в должность, адаптировать и развивать с минимальным участием руководителя.
База знаний. Каждый сотрудник имеет доступ только к своему разделу с регламентами и инструкциями. Взяли на работу - окрылись нужные разделы. Уволили - доступ пропал автоматически.
Примерно за 30 минут мы создали Базу знаний компании, а потом перенесли в нее текущие регламенты, стандарты, приказы и инструкции. Документы структурировали и организовали доступ по подразделениям и «для всех». На их основе создали учебные курсы с контрольными тестами и экзаменами.
Пошаговый план обучения
Теперь каждый новый сотрудник, которого добавили в структуру, автоматически получает под свою должность план обучения и проверочные тесты. И пока тесты не будут сданы, доступ к работе новичок не получит.
Также я сделал так, чтобы система раз в неделю проверяла сотрудников на знание рабочих стандартов. Это позволит поддерживать нужный уровень знаний на высоком уровне.
Вот, какую крутую фишку мы внедрили
Есть еще одна офигенная фишка, которую мы внедрили в обучении. Теперь, когда регламент меняется система сама рассылает нужным сотрудникам уведомление о внесенных изменениях и необходимости пересдачи.
Больше владелец не тратит свое время на обучение новичков. Каждый занимается своим делом. Он управляет бизнесом, сотрудники работают, менеджеры продают, а стажеры сами учатся.
Больше инструментов и кейсов у меня в телеграм-канале "Упрощай управление с Осиповым" Подписывайся!
Этап 3. Настраиваем контроль выполнения задач
Проблемы этапа:
- Сотрудники неэффективны и часто ленятся. Сложно понять кто перегружен, а кто балду пинает.
- Задачи ставятся в вотсапе и там же теряются в море других сообщений.
- Сложно контролировать выполнение планов недели или месяца.
- На ключевых проектах, где есть совместная работа подразделений, не было видно на каком этапе находится работа. Сотрудники перекладывают ответственность друг на друга.
Чтобы раз и навсегда решить вопрос исполнительской дисциплины мы внедрили ежедневное и еженедельное планирование, систему управления проектами и контроль задач.
Теперь недельные планы фиксируются сразу после планерки. Удалить задачи из плана нельзя, поэтому сотрудники уже не смогут сказать: “Мне это не поручали”.
До внедрения управленческого контроля над выполнением задач и поручений владельца был полный хаос. Все общение сотрудников проходило в закрытой группе в Вк, а задачи ставились в общем чате в ВК, отправились голосовыми в WhatsApp, устно на созвонах и в Zoom.
Как вы понимаете, общий список задач не знали никто. Найти и собрать их в одном месте было невозможно. Часть задач терялась, забывалась, а на часть вообще забивалось.
Сотрудники били себя в грудь копытом и говорили, что они работают на пределе возможного и горы переворачивают. А собственнику было впечатление, что все страдают какой-то фигней, деньги получают, а результатов нет.
Мы настроили еженедельное планирование (смотрите на скрине) с фиксацией задач, сроков и проектов по каждому сотруднику. Удалить задачи из утвержденного плана невозможно.
Связка - контроль задач сотрудников + метрики результативности + финансовый результат бизнеса создали прозрачную и управляемую систему.
Владелец впервые в жизни увидел, как на самом деле работают сотрудники. Стало видно кто, сколько и каких задач выполняет. Задачи ставятся и отслеживаются в одной системе. Собственнику больше не нужно отвлекать от работы своих специалистов требованием предоставить отчет за неделю.
В любой момент в телефоне или на компьютере можно увидеть кому и что делегировано, что на контроле, что сделали, а что нет.
В результате всего через 2 месяца прибыль выросла с 1,5 до 6 млн. в мес. Появились деньги на развитие новых направлений
Больше инструментов и кейсов у меня в телеграм-канале "Упрощай управление с Осиповым" Подписывайся!
Съездил несколько раз в казино на Красную поляну, где без каких-либо угрызений совести проиграл более миллиона. Ну, да, захотелось человеку расслабиться по-богатому, может себе позволить.
Система, которую мы создали начала стабильно приносить многомиллионную прибыль. Во дворе своего дома он поставил большой летний бассейн. Летом друзья, партнеры и сотрудники могли приехать к нему в гости поболтать, поработать, выпить пива на веранде и искупаться.
А в октябре Василий купил крутую однокомнатную квартиру за 7 млн. в престижном районе Краснодара.
Если вы хотите также, заполните анкету и запишитесь на бесплатную консультацию ЗДЕСЬ
Из-за загруженности этом месяце я проведу только 5-7 консультаций. Кто первый придет, того и возьму.
После консультации вы получите пошаговый план, как вам вырваться из операционки и вывести бизнес на новый уровень.
Автоматизация особенно полезна собственникам производственных компаний, где:
- Бизнесу больше 2 лет и он растет.
- Сотрудников от 15 человек.
- Оборот от 3 млн. руб. в месяц
- Собственник управляет сотрудниками, производством, продажами, закупками сам и сильно устал от этого. Потому что не может оставить бизнес и уехать в отпуск даже на 3 дня.
- У собственника есть желание развиваться. Есть понимание, что без системы: контроля результатов, регламентов, системы обучения и выстроенных бизнес-процессов дальше расти невозможно.
- Канал продаж - маркетплейсы, но это не принципиально.
Автоматизация управления вашего бизнеса может увеличить валовую прибыль на 10-20-30%.
Отзывы клиентов
Больше инструментов и кейсов у меня в телеграм-канале "Упрощай управление с Осиповым" Подписывайся!
Какие инструменты использовались?
Не понял что вы хотите узнать.
MindMap, структура, метрики, дашборды, база знаний, академия. Тестировали финансы и фин.учет, автоматизированные бизнес процессы и тд. но у владельца денег стало больше и приоритеты поменялись. Жду, когда созреет до внедрения всего списка )
https://t.me/+tgPPIET2EJg2YWQy — веду блог про инструменты руководителя "Автоматизируй или умри"