Считать или не считать: профиты, простои и личная эффективность в агентстве

Как анализировать эффективность человеко-часов в большой команде? Рассказывает Наталья Хитрова, операционный директор BRM-агентства Convergent Media Group Russia.

Агентство ㄧ это его люди. Чем сильнее и вовлечённее команда, тем она эффективнее, тем ярче проекты и выше их коммерческая составляющая. Работа в рекламных агентствах давно перестала быть похожа (а, может, никогда и не была) на вечеринку. Это звучит цинично, но наш основной ресурс ㄧ это человеко-часы.

Как понять, насколько эффективно мы планируем и тратим время специалистов?

Экономику агентства довольно просто считать, если в нем работают 6-8 человек ㄧ простая таблица в помощь. Однако у нас за короткое время количество сотрудников удвоилось и продолжало быстро расти; таблицы в Excel или Google Drive стало недостаточно.

Сотрудники могут работать в параллели над несколькими проектами, а также тратят время на коммуникацию по административным вопросам, тренинги, дорогу в офис клиента, ресёрч и самообразование. Мы задались целью качественно улучшить трекинг ресурсов, вот что нам было нужно:

● Качественная оценка прибыли по коммерческим проектам: как по отдельному проекту, так и по клиентскому аккаунту в целом.

● Планирование ресурсов на долгосрочную перспективу, чтобы обеспечить достаточную коммерческую загрузку и эффективно планировать внутренние инициативы.

● Трекинг расхода ресурсов на внутренние активности

● Отслеживание перегруза и простоя отдельных экспертиз в штате для формирования и корректировок ресурсной стратегии агентства.

● Автоматизация кадровой и финансовой аналитики.

Всё понятно, осталось найти решение.

Наша группа компаний имеет офисы не только в России, но также в Хорватии и США. У каждого региона свои особенности финансовой отчётности и как следствие много специфических требований к функционалу потенциального тула. Валюта проектов также отличается от страны к стране, как и базовая валюта внутренних затрат в различных офисах.

Мы провели исследование по готовым решениям на рынке; оказалось, что они не могут обеспечить нам требуемый уровень кастомизации. Что же делать агентству с инхаус продакшеном? Пожалуй, разработать свой продукт :)

Платформа получила гордое название Козара. Это символ дружной командной работы: помимо горы на Балканах под названием Козара, там же так называется палатка, которая может дать приют большому количеству людей, но поставить ее можно только командными усилиями.

Рассказ о разработке платформы заслуживает отдельной статьи, поэтому перейду сразу к сути.

Первый релиз платформы был осуществлен в далеком 2010 году. Он позволил сотрудникам разносить свои рабочие часы по проектам, отмечать отпуска и больничные, а также переработки. Большой объём кадровой работы со штатом стал автоматизированным, а менеджмент получил доступ к аналитике.

Живые цифры помогали лидерам проектов и руководителям максимально точно оценивать прибыльность всех проектов, коммерческую эффективность отдельных сотрудников и прибыльность отделов в целом. Плюс мы получили статистику в динамике по загрузке отделов, простою экспертиз и конкретных сотрудников, что помогло планировать их занятость с точностью до минуты.

Работа в Козаре подразумевает, что каждый сотрудник агентства отмечает в программе рабочие часы так, чтобы выходило ровно 8 ежедневно. Джуниор, дизайнер, разработчик или генеральный директор ㄧ исключений нет. Статистика для всех работает одинаково.

Самое сложное – привыкнуть не откладывать букирование в долгий ящик. Потом ты вряд ли вспомнишь, чем конкретно занимался в прошлый вторник после обеда.

Платформа работает более 8 лет, на протяжении этого времени продуктовая команда постоянно занималась оптимизацией существующего функционала и автоматизацией новых процессов.

Самое важное, что удалось сделать:

1. Синхронизировать платформу с софтом для трекинга задач

Сначала у нас был Basecamp, однако он не отвечал всем потребностям команд. Через 2 года мы перешли на Redmine; проектные сотрудники получили возможность отмечать в нём трудозатраты по задачам, что оптимизирует время. Данные синхронизируются с Козарой, а менеджмент получает более подробную статистику эффективности работы сотрудников по типам задач. При этом ребятам не нужно делать двойную работу и букировать часы в Козаре вручную.

2. Синхронизировать работу с календарем

Эта доработка вызвала дополнительный приступ любви и благодарности к продуктовой команде от топ-менеджмента.

Отдельные типы сотрудников (топ-менеджмент, контроль качества, HR) в меньшей степени работают по задачам в Редмайне, но много времени проводят на встречах и активно планируют свой день через календарь. Теперь достаточно внести код проекта в название встречи, и она автоматически появится в Козаре с учетом запланированного времени.

3. Настроить сбор аналитики и грамотно планировать работу отделов

Благодаря активному вовлечению нашего технического директора объём аналитики, доступной для менеджмента, возрос в несколько раз только за последние два года. Помимо базовых данных о финансовой эффективности мы получили возможность анализировать структуру занятости сотрудников (коммерческие проекты ㄧ внутренние проекты ㄧ саморазвитие и обучение ㄧ административные задачи ㄧ простой). Это дает возможность руководителям более стратегически планировать развитие отделов, причём как ресурсное, так и экспертное, а также позволяет нам в режиме здесь и сейчас видеть проблемные зоны.

И довольно приятное для нас. Козара создана, чтобы оптимизировать бизнес-процессы, делать их более эффективными, понятными и коммерчески выгодными. 8 лет назад мы не формулировали для себя так прямо, что мы движемся в сторону BRM (Business Relationship Management ㄧ методология управления деловыми взаимоотношениями). Но уже тогда мы заложили солидный фундамент в развитие системы управления ресурсами агентства. Сама методология трансформировалась в концепцию BRM, применимую к любому бизнесу. Сегодня BRM программы ㄧ это наша ключевая услуга, и мы не просто делаем digital, а программируем отношения.

Мы очень довольны Козарой и её вкладом в процессы агентства и нашу общую эффективность. Однако мы не стоим на месте и планируем ещё немного упростить и автоматизировать платформу:

● Полностью перенести в систему все шаги по оценке проектов, чтобы фрагментировать риски и облегчить управление ими на этапе разработки.

● Синхронизировать процесс фактического закрытия проекта на платформе с бухгалтерией и используемой ими платформой бухучета.

● Упростить процесс оповещения команды и документального оформления больничных, сделав автоматизированную связку между нашим чат-ботом и Козарой.

Пока я дописываю эту статью, команда технических специалистов при участии Product & Analytics Group Head обсуждают эти доработки. Время на их встречу стоит в календаре, а значит, часы на внутренний проект уже зафиксированы в Козаре. Я же автоматом получаю букинг на внутренний проект PR_activities_2019 через задачу в RedMine.