Тайм-менеджмент. Часть 1. Для самых маленьких

В современном мире все больше людей сталкиваются с проблемой нехватки времени. Работа, домашние дела, личные обязанности, социальные контакты, организация и проведение досуга — все это требует нашего внимания и времени. Как же успеть все? Никак! И это главное, что необходимо усвоить. А чтобы успеть как можно больше, умные люди и придумали тайм-менеджмент.

Дословно тайм-менеджмент это управление временем в переводе с английского языка. А по сути своей — это набор знаний, умений и навыков, которые позволяют нам правильно расставлять приоритеты, планировать свое время и достигать поставленных целей. В этой статье я не ставлю перед собой задачи открыть вам новую Америку или поделиться сакральным знанием, но обязательно расскажу (и при этом кратко) о наиболее популярных методиках, о которых вы сможете почитать подробнее, если какая-то из них вас заинтересует. Потому и заголовок статьи содержит дисклеймер о том, что она для самых маленьких, а вернее для начинающих свой путь руководителей проектов, да и вообще всех, кто хочет развиваться, а не искать оправдания постоянным фэйлам из-за сгоревших сроков.

Один из наиболее известных методов тайм-менеджмента — это Закон Паркинсона. Этот закон утверждает, что работа всегда заполняет все время, которое вы отводите на ее выполнение. Британский историк Сирил Норткот Паркинсон пришел к этому выводу, и он до сих пор остается актуальным. Если вы отводите на выполнение задачи целый день, то она и будет занимать весь этот день. Однако, если вы определите конкретное время на выполнение задачи, то вы сможете более эффективно распорядиться своим временем и закончить работу быстрее.

Очень важным аспектом тайм-менеджмента является установление приоритетов. И одним из самых популярных методов для этого является Матрица Эйзенхауэра. Эта матрица помогает нам определить, какие задачи являются срочными и важными, и какие можно отложить или делегировать другим людям. Матрица состоит из четырех квадрантов:

1) Срочные и важные задачи — эти задачи требуют нашего немедленного внимания и должны быть выполнены первыми.

2) Срочные, но не важные задачи — эти задачи могут отвлекать нас от важных дел и стоит минимизировать время, которое мы на них тратим.

3) Важные, но не срочные задачи- эти задачи важны для достижения наших долгосрочных целей, но у нас есть достаточно времени, чтобы их выполнить.

4) Не срочные и не важные задачи — эти задачи не приносят нам реальной пользы и стоит избегать их, чтобы не тратить время на бесполезные дела.

Матрица Эйзенхауэра помогает сфокусироваться на выполнении наиболее важных задач, а также избегать отвлечений и контрпродуктивных действий. Один нюанс, этот данный метод требует определенного опыта, чтобы распределение задач по квадранту не отнимало у вас половину времени отведенного на непосредственное выполнение этих задач.

Еще один закон, и он же один из важнейших методов тайм-менеджмента — это Закон Парето, или правило 80/20, уверен вы о нем слышали, но давайте освежим память. Согласно этому правилу, 20% усилий приносят 80% результата. Это означает, что мы должны сосредоточить свои усилия на наиболее важных задачах, которые принесут нам наибольшую пользу. Таким образом, мы сможем достичь желаемых результатов, тратя меньше времени и усилий. Например, если у вас есть список задач, выделите те, которые наиболее важны и приоритетны для достижения ваших целей. Затем сфокусируйтесь на выполнении этих задач в первую очередь. Тогда, можно либо закончить задачу имея весьма годный MVP, или доделывать оставшиеся нюансы, имея на руках прочный костяк, а не распыляться изначально на все мелочи, которые надо учесть. Для управленцев постарше доступна опция делегирования оставшихся 20% для достижения конечного результата.

Один из самых простых и эффективных методов тайм-менеджмента — это подготовка с вечера. Планируйте свой следующий день заранее, в конце текущего рабочего дня. Запишите все задачи, которые вам нужно выполнить, и определите их приоритеты. Таким образом, вы сможете начать следующий день с ясным планом и не будете тратить время на размышления о том, что нужно сделать. Кроме того, подготовка с вечера позволяет вам спланировать свое рабочее время таким образом, чтобы избежать утренней спешки и стресса. Вы также можете подготовить вечером все необходимые вещи для работы, чтобы сэкономить время утром.

Еще один интересный метод тайм-менеджмента — это техника Pomodoro. Эта техника предполагает работу в интервалах времени. Она основана на принципе разделения рабочего времени на периоды продуктивной работы и периоды отдыха. Классическая схема техники Pomodoro выглядит следующим образом:

Техника Pomodoro помогает сфокусироваться на задаче в течение определенного времени, а затем отдохнуть и восстановить силы. Это позволяет улучшить нашу продуктивность и эффективность работы.

Говоря про помодоро, еще есть смысл вспомнить про поедание лягушек утром, но в целом, я лучше порекомендую вам прочитать книгу "Лягушка под соусом Помодоро", от ребят из студии Сибирикс за авторством: Владимира Завертайлова, Екатерины Королевой и Екатерины Мамонтовой. Ребята очень круто расписали все что есть в этой статье и даже больше, к слову про них я еще упомяну.

В современном мире мы можем воспользоваться множеством технологий, которые помогают нам управлять временем. Существует множество приложений и инструментов, которые помогают нам планировать задачи, устанавливать напоминания, отслеживать время и организовывать нашу работу. Некоторые из популярных приложений для управления временем включают в себя:

Лично я остановился на Singularity-app. ru. Приложение топчик, как для десктопа, так и для смартфона. Использую его как планировщик задач и как таймер помодоро, а до кучи еще и в качестве блокнота для быстрых записей.

Как вы понимаете, это не реклама, ибо чувак с 5 подписчиками на VC. ru не тот у кого бы ее стали заказывать. Но мне приятно хвалить годный продукт и рассказывать о нем. И как я писал в предыдущем разделе, обратите внимание на «Лягушку под соусом помодоро» от Владимира Завертайлова и его команды. Приложение создано ими же, в Singularity-app, как минимум нет лишнего, и как максимум, почему бы просто не поддержать отечественного разработчика?!

В прочем никакое приложение не заменит бумажных стикеров и ежедневника. Я пользуюсь всеми тремя в зависимости от важности/срочности задач. Что-то более объемное и продолжительное на стыке задач тактических и стратегических попадает в Singularity-app. Если надо что-то запомнить в горизонте недели-двух, то обязательно записываю ручкой в ежедневник (знаю, это помогает не всем, но мне помогает). Срочные мини-задачи, решаемые в течение дня помечаются на бумажных стикерах, а после выполнения мну и отправляю в мусорное ведро, очень помогает в части ощущения завершенности дела, ИМХО это намного круче чем вычеркивать задачу из ежедневника или отметить чек-бокс в приложении.

Чтобы узнать, насколько эффективно вы управляете своим временем, важно регулярно анализировать свои результаты. Оцените, какие задачи вы выполнили, какие достижения вы получили, и какие проблемы возникли в процессе. Используйте эту информацию для улучшения своего подхода к управлению временем и внесите коррективы в свой план действий. Регулярный анализ поможет вам стать более эффективным и продуктивным в управлении своим временем.

Один из важных аспектов тайм-менеджмента — это научиться говорить «нет« тем задачам и делам, которые не приносят нам реальной пользы и только отвлекают от наших основных целей. Мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда нас просят сделать что-то, что не является нашей обязанностью или не принесет нам значительного результата. В таких случаях мы должны научиться отказываться и концентрироваться на важных задачах. Не бойтесь говорить »нет» и защищать свое время.

Также следует научиться делегировать задачи другим людям, особенно если они могут выполнить их лучше или быстрее нас, не бойтесь просить о помощи и доверять другим людям. Это позволит вам сосредоточиться на наиболее важных задачах и использовать свое время более эффективно.

Но не забывайте про этику и человечность, а то рано или поздно можно пойти нахрен со своей эффективностью, т. к. чем бы вы не занимались эмпатия и коммуникации всегда будут превыше любой «успеваемости«. Или обратите на слова из начала этого раздела, а именно: «научиться говорить «нет» тем задачам и делам...», т. е. мы отказываемся от задач, а не от людей. Исключение можно сделать для такой категории людей, как »мудаки», объяснения это положения оставлю за кадром.

Тайм-менеджмент — это важный аспект нашей жизни. Эффективное управление временем позволяет нам достигать маленьких и больших целей, улучшать нашу продуктивность и жить более сбалансированно в целом.

В этой статье я набросал несколько популярных методов, которые помогут начинающим манагерам ознакомиться с тем чем пользуются другие, может чем-то заинтересоваться и пойти почитать подробнее. В любом случае на определенном этапе каждому предстоит выбрать инструменты, которые подходят именно ему (ей), тут нет догм, просто конкретный инструмент должен работать конкретно у вас. Даже если вы заколачиваете гвозди микроскопом (упаси боже!), это лучше чем заколачивать их голыми руками. Главное, это начать и продолжать управлять своим временем, а не позволять времени управлять вами, а каким образом вы будете это делать — вторично.

В следующей статье будет более личная информация. Я расскажу какими понятиями я оперирую планируя свое время, какие виды времени выделяют вообще и какими комбинациями ранее перечисленных методов я пользуюсь. Вторая часть обещает быть более глубокой и будет интересна тем, кто уже как минимум умеет пользоваться ежедневником.