KOVSS. Как SMART. Только легче

KOVSS – это свежий, доморощенный метод постановки целей и задач, родившийся в ходе реальной работы по созданию новых услуг экспертно-инжиниринговой компании. Интересно? Ай да под кат.

По аналогии с давно применяемыми представителями данного рода методов: SMART, GROW, CLEAR и т. п., KOVSS это во-первых - аббревиатура, которую мы разберем далее, во-вторых - готовый шаблон, или, если угодно, фреймворк для постановки задач и целей. Что характеризует KOVSS, и отличает его от старших собратьев, так это то, что он изначально задумывался как инструмент предоставляющий значительную степень свободы при постановке и выполнении задач, а также позволяющий исполнителю сходу определить приоритет и важность поставленной задачи в масштабах проекта.

Как следует из заявления о том, что KOVSS предоставляет много свободы непосредственному исполнителю, данный метод лучше всего подойдет для руководителей в чьей команде находятся инициативные, творческие и самостоятельные люди. Так, например, он идеально подойдет собственникам бизнеса, TOP-менеджерам, руководителям проектных офисов и представителям творческих направлений деятельности. Экспериментов на Равшанах и Джамшутах не проводилось, но есть мнение, что с ними лучше будет работать проверенный и однозначный, как результат деления на ноль, SMART.

KOVSS это практическая разработка, и советы по его применению родились в ходе реализации "живых" проектов, в российских реалиях строительной отрасли образца 2020-х. Мы не проводили никаких исследований и не писали диссертаций на тему сравнения его эффективности с более старшими и многократно пережеванными методами. Это просто работает. И работает хорошо. Верьте мне. Или не верьте ;)

Как не сложно догадаться, KOVSS это мнемоническая аббревиатура, состоящая из:

K – Key (Ключ). В данном случае ничто иное, как ключевое слово или фраза, которые понятны постановщику и исполнителю, и четко ассоциируются с каким-то определенным проектом, объектом, событием.

O – Object (Цель). Глобальная цель, для достижения которой необходимо выполнить описываемую задачу. Зная для чего, делается работа, у исполнителя появляется гораздо больше идей и вариантов, как именно он может выполнить эту задачу, а также повышается вовлеченность.

V – Value (Ценность). Степень влияния, вес или значимость данной конкретной задачи или подцели для достижения цели глобальной (Object). Автором метода предлагается использовать трехбалльную шкалу от 1 до 3, где 1 – умеренная ценность, 2 – высокая ценность, 3 – критическая важность.

S – Specifics (Конкретика). Конкретное описание того, что необходимо сделать или достичь. При этом важно не углубляться в очень мелкие детали и не пытаться декомпозировать задачу до отдельных шагов. Уточнение нюансов следует придержать на случай, если исполнитель попросит о таких уточнениях.

S – Schedule (График/план). Время или дата, к которым необходимо закрыть задачу или достичь поставленной цели. В первую очередь метод подразумевает использование временных интервалов, например: «на следующей неделе» или «с 15 по 20 число». Вы можете устанавливать жестко обозначенную конечную дату (дедлайн) вместо временных интервалов, если обстоятельства и устоявшаяся практика не позволяют поступить иначе.

1) KOVSS представляет собой интуитивно понятную последовательность постановки цели/задачи, но, если вы ставите ее устно или ваша команда не знакома с методом (еще не привыкла к его применению), очень важно чтобы «Key» был запоминающимся и понятным не только постановщику, но и исполнителю. Т. е. каждый из них должен находиться в одном общем контексте. Важность соблюдения этой рекомендации растет экспоненциально с увеличением проектов, в которых задействован исполнитель.

2) Общие цели следует формулировать так, чтобы у исполнителя было четкое ощущение причастности к чему-то глобальному и важному, при этом, зависимость общей цели от обсуждаемой задачи должна быть прямой, а не косвенной. Если члены команды не готовы слышать, что от стоящей перед ними задачи может зависеть, например, премия для целого филиала вашей корпорации, лучше подчеркнуть, что это очень важно для вас лично и поможет им обрести/закрепить/развить знания и умения, которые помогут в дальнейшем карьерном росте. Иными словами, цель должна мотивировать, а не бросать исполнителей в бездну экзистенциального ужаса, предварительно придавив их грузом непосильной ответственности.

3) Вы можете договориться с командой о своей шкале значимости задачи в объеме глобальной цели, с любым шагом дискретизации на ваш вкус, но метод KOVSS разрабатывался как максимально простой для понимания, освоения и применения инструмент. Если постановщику задачи надо будет расставить приоритет от 1 до 10 для дюжины задач, а исполнителю встроить их в свое текущее расписание, согласно расставленным приоритетам, то на практике окажется не так много ситуаций, где такой подход будет эффективен.

4) Формулируя, что нужно сделать, постановщику следует уделить больше внимания описанию желаемого результата, а не действий необходимых для его достижения. Если вам нужен набор продуктов для приготовления плова, лучше перечислить необходимые продукты и их количество, а не в каких магазинах их покупать. Важно обозначить «что», а «как» определяет исполнитель.

5) Желательно избегать одной жестко обозначаемой конечной даты, т. к. в большинстве случаев задача будет решена именно к этому сроку, причем за 15 минут до конца рабочего дня, а то и вовсе на следующий день после дедлайна. Лучше (при наличии такой возможности) закладывать окончание задачи/цели в диапазон от 3 до 5 дней/недель/месяцев, тогда исполнитель подсознательно будет стремиться попасть в середину обозначенного срока.

Пример 1:

Плавильня! Раунд 2. Для своевременного запуска новой производственной линии необходимо получить разрешение на ввод в эксплуатацию. Для этого критически важно получить заключение технического надзора о соответствии готового объекта проектной документации. Заключение должно быть получено к 1–7 марта.

Пример 2:

Key – Плавильня! Раунд 2.

Object – Разрешение на ввод в эксплуатацию новой производственной линии и ее своевременный запуск.

Value – Критично.

Specifics – Необходимо получить заключение технического надзора о соответствии готового объекта требованиям проектной документации.

Schedule - 1–7 марта.

На первых этапах мы пользовались вариантом №2, это было необходимо для того, чтобы постановка задач по KOVSS вошла в привычку, а способ формирования задач обязательно включал все составляющие разработанного метода.

Со временем, все задачи, даже самые тривиальные, стали автоматически формулироваться в формате:

«Вот эта важна штука, которой мы обучили руководителей отделов, кодовое имя «Хреномагия!», чтобы не мы искали Заказчиков, а они вставали в очередь за нашими услугами узнав о наших компетенциях, важно обучить линейных специалистов основам колдунства с получением именных сертификатов. Сертификаты должны появиться в соответствующем разделе нашего сайта в течение февраля следующего года.»

Вроде бы ничего особенного, но в небольшом абзаце есть и ключ для запоминания, как минимум факта каких-то работ, и срок, который, подобно нарисованной мухе в писсуарах аэропорта, подстегивает команду стремиться в его середину, и мотивация исполнителя через его приобщение к чему-то большему, чем отрабатывание своих 40 часов в неделю, без понимания как и где будут применяться сделанные им расчеты и отчеты. При этом, сама задача не загоняет сотрудника в тесную колею из ограничений родившихся в голове человека с его индивидуальными (далеко не всегда оптимальными) способами решения тех или иных вопросов. Но тут дело такое, в части путей достижения и детализации необходимого результата – ориентируйтесь на свой конкретный случай и конкретных людей.

P.S.

«У нас так не будет работать», «Задача должна быть максимально подробно описана, иначе напортачат», «Сколько времени на задачу не давай, все равно будут делать в последний момент» и прочие стоны отечественной школы менеджмента можете уверенно оставлять в комментариях. Конечно, вы правы. Да, и новый метод этот наш, вам не нужон. У меня просто приступ графомании 😉

P.P.S.

Если кто-то из других отраслей, будь то IT, продажи, производство мыла, да любой отрасли, напишет в комментах пример своей какой-нибудь задачи по предложенному методу, буду очень признателен и с удовольствием добавлю его в основной пост.