Отдел продаж был перегружен, и компания теряла по 150 сделок ежемесячно. Теперь ИИ-консультант обрабатывает лиды за пару секунд

14 человек не справлялись нагрузкой и теряли лиды. Рассказываем, как мы решили п��облему с помощью нейроконсультанта, какие задачи он закрывает и как работает.

С помощью amoCRM мы автоматизируем продажи для наших клиентов. А если функций недостаточно, то дорабатываем ее под нужды конкретной компании. Например, внедряем чат-боты или настраиваем выгрузку в гугл-таблицы.

Часто клиенты сталкиваются с такой проблемой: менеджеры не успевают быстро обработать новые заявки, поэтому часть клиентов не доходит до сделки. В этом кейсе расскажем, как мы придумали ИИ-бота, который разгрузил сотрудников и повысил конверсию в продажу.

У компании шесть площадок в Москве, среди которых — лофт в центре города, зал в стиле китайской закусочной и панорамная веранда с видом на Останкинскую башню. Omega Events не только предоставляют площадки, но и помогают проводить мероприятия. Например, в стоимость бронирования включены оборудование, банкетный и event-менеджер, технические специалисты и клининговая служба.

Компания использует amoCRM, поэтому в отделе продаж порядок: лиды не теряются, а у каждого этапа воронки есть статус, который помечает менеджер. В целом процесс такой:

Большинство лидов приходит с сайта. Обычно клиенты замечают рекламу компании и сразу переходят на сайт. Там они изучают площадки, а потом звонят в отдел продаж или пишут в мессенджеры.

Менеджеры квалифицируют лиды. Сотрудники работают на основе воронки в amoCRM. Сперва подбирают новому клиенту площадку — например, лофт для корпоратива или зал с боулингом для дня рождения. А потом согласовывают детали мероприятия, отправляют коммерческое предложение и в конце сопровождают ивент. Первые этапы воронки занимают от одного до трех дней, а на подписание договора и оплату счета может уйти до 14 дней.

На обработку новой заявки менеджеру дается до трех часов, и в несезон этого времени обычно достаточно. Но в сезон, например во время новогодних корпоративов, в отделе продаж полная загруженность.

❌ Возникает проблема: пока менеджеры работают с текущими клиентами по длинной воронке, они часто не могут отвлечься и перейти к новым заявкам. А клиенту нужно уложиться в сроки, поэтому он уходит к более быстрым конкурентам.

Кажется, можно по-другому решить проблему клиента: просто нанять больше менеджеров. Но это затратно: придется потратить деньги и ресурсы на поиск сотрудников, их обучение и адаптацию. И возникнет еще одна проблема: в несезон у новых продажников будет мало работы, а это невыгодно компании.

Мы предложили современное и более бюджетное решение: вместо нескольких сотрудников «принять в штат» одного нейроконсультанта. Он может работать без выходных и одновременно с несколькими клиентами, поэтому мог бы ощутимо разгрузить команду. Клиент оценил идею — и мы приступили к реализации.

Вот что мы сделали для внедрения нейроконсультанта:

Настроили бота, чтобы он отправлял заявки в CRM. Для этого на первом этапе связали корпоративные аккаунты WhatsApp и Telegram с CRM с помощью виджета для amoCRM Chatter. Он направляет заявки из мессенджеров к ИИ-боту. С его помощью можно:

Сделали легальную интеграцию с WhatsApp. Чтобы связать бота и WhatsApp и сэкономить, некоторые используют «серые» методы и просто создают несколько аккаунтов, но это слишком рискованно. Таких «пользователей» часто банят из-за массовых рассылок, а значит, можно потерять всю клиентскую базу. Причем сильно сэкономить «серая» схема не поможет.

Мы используем WABA — легальный инструмент для бизнеса от WhatsApp. Это «белый» способ подключения, поэтому компания может писать первой и внедрять чат-ботов — и никакого риска блокировки и потери базы.

Бот устроен так, чтобы полностью закрыть на себе весь первый этап общения с пользователем вплоть до готовности к сделке. Нейроконсультант следует такому алгоритму:

Шаг 1. Принимает запрос и рассказывает о подходящих площадках. В промпте мы дали ИИ информацию о шести площадках Omega Events. Они все разные: клубная Bounce вместит до 1500 гостей на концерте, а Pulsar с посадкой 500 человек больше подойдет для деловых мероприятий. Например, если клиент планирует провести корпоратив для 40 человек, бот в первую очередь посоветует ему камерные площадки Loft или Chiho, а не большие залы с посадкой на 500 человек.

Шаг 2. Отправляет ссылки на презентации и технический райдер. Обычно клиенту подходят две или три площадки. Чтобы ему было проще выбрать, бот отправляет презентации — в них можно посмотреть, например, список музыкального оборудования площадки и варианты рассадк�� гостей.

Шаг 3. Забирает контактные данные. После консультации ИИ-бот запрашивает телефон и почту, чтобы внести их в карточку клиента в amoCRM. Часто люди пишут свой номер по-разному. Если клиент отправил номер с восьмеркой, бот сам преобразует его в формат 7XXXXXXXXXX.

Шаг 4. Узнает подробности о мероприятии и рассказывает об акциях. Нейроконсультант запрашивает дату и время ивента, а также количество человек. Также бот привлекает клиента актуальными акциями, чтобы ему было проще решиться на покупку. Например, при бронировании площадки Loft компания дарит скидку именинникам.

Шаг 5. Ставит задачу менеджеру. Нейросеть собирает все данные и отправляет их в amoCRM. К менеджеру попадает уже теплая заявка — останется только пообщаться по телефону и, возможно, допродать кейтеринг.

Клиенты бывают разные: кто-то отвечает на все вопросы бота, кто-то сразу просит подключить менеджера, а другие и вовсе пропадают. Мы учли такие варианты и использовали виджет для amoCRM «Процессы», чтобы ИИ-консультант мог позвать человека, когда это необходимо.

Чтобы никто из клиентов не терялся, через «Процессы» мы настроили три сценария:

Клиент дает обратную связь. Если клиент отвечает, какую выбрал площадку, сколько будет гостей, какой бюджет у мероприятия, — бот считает заявку успешной и направляет все данные менеджеру.

Клиенту требуется помощь человека. ИИ подключает человека, если клиент задает сложный вопрос, на который не получается ответить, или напрямую просит позвать менеджера.

Клиент перестает отвечать. Когда проходит два часа, а ответа от клиента нет — ИИ отключается от диалога и передает информацию менеджеру. Работник попытается вернуть клиента: позвонит ему, напишет сообщение и электронное письмо.

С чем в итоге помогает нейроконсультант:

Экономит время работников. Сейчас бот обрабатывает до 200 заявок в месяц. Если прикинуть, что в среднем диалог клиента с менеджером длится три минуты, значит, бот легко сэкономит людям минимум 10 часов в месяц. В освободившееся время менеджеры могут заняться более сложными задачами, с которыми не справится ИИ. Например, согласовывать меню для кейтеринга и договариваться с ведущими для мастер-классов.

Легко масштабируется. 200 заявок в месяц не предел для ИИ-бота. Он способен обрабатывать гораздо больше лидов, ведь, в отличие от менеджера, он может вести множество диалогов одновременно. Если Omega Events будут расширяться, например добавят еще пару площадок, бот справится с потоком клиентов.

Увеличил конверсию в продажу. Обычно люди, которые ищут площадку для ивента, пишут сразу в несколько компаний, поэтому важно ответить им первыми. Бот принимает заявку сразу же, пока менеджер может быть на обеде или встрече. За время диалога ИИ успевает прогреть и проконсультировать клиента, поэтому он реже уходит к конкурентам.

Точнее заполняет карточки. В работе нейросети нет ошибок: бот заполняет карточку в соответствии с информацией от клиента. В то время как менеджер может перепутать дату аренды площадки или неправильно вписать в карточку клиента номер телефона.

Мы планируем и дальше работать с ИИ в связке с amoCRM. Сейчас мы также используем его для «реанимации» старых клиентов и для рассылки акций. А еще Omega Events собирают с его помощью отзывы от людей, которые уже провели у них мероприятия.

Если вы хотите, чтобы клиенты быстро получали ответ и не уходили к конкурентам, — можем разработать ИИ-консультанта для вас. Оставьте заявку на сайте.

Рассказываем о том, как извлекать из CRM максимум пользы и денег, а также о возможностях для бизнеса, трендах, тонкостях и кейсах в телеграм-канале «Штаб-квартира команды F5».

А вы уже используете ИИ в своем бизнесе? С чем он помогает, а что пока можно доверить только людям?