Как ваша команда использует время, сэкономленное благодаря ИИ?

Как работники должны использовать выигрыш во времени? Эксперты обсуждают этот вопрос с момента выпуска ChatGPT в ноябре 2022 года. Boston Consulting Group, например, обнаружила, что многие люди посвящают освободившееся время решению проблем, взаимодействию с другими или изучению новых навыков. Кристофер Писсаридес, экономист и лауреат Нобелевской премии, предлагает иные идеи: он считает, что мы должны использовать новое свободное время для улучшения нашего благополучия и даже для перехода на четырехдневную рабочую неделю.

Популярное мнение заключается в том, что люди будут использовать сэкономленное благодаря ИИ время для улучшения личной жизни, разработки инноваций или повышения продуктивности. Однако два опроса 302 пользователей ИИ и 57 менеджеров со всего мира, проведенные Университетом Лозанны (Швейцария) в начале 2024 года, ставят эту точку зрения под сомнение.

Исследователи обнаружили, что генеративный ИИ экономил менеджерам в среднем около 2 часов и 50 минут в неделю. 82% из них заявили, что технология помогает им выполнять свою работу быстрее. Но многие в этой группе не смогли полностью использовать высвободившееся время: 36% из них признались, что потратили впустую более половины сэкономленного времени. Аналогично, 83% людей из группы пользователей генеративного ИИ, которые экономили время, признались, что тратят впустую как минимум четверть от него.

Когда их спросили, как они продуктивно используют свое дополнительное время, более половины менеджеров сказали, что просто делают больше той же работы, которую всегда выполняли. Лишь немногие менеджеры заявили, что используют это время для общения с другими, семейного досуга, изучения новых навыков или улучшения своего физического и эмоционального здоровья.

"Перераспределение сэкономленного времени требует от людей отслеживания, когда они экономят время," — говорит Изабель Энгелер, доцент кафедры маркетинга Университета Лозанны, ведущий автор исследования. Только когда у них есть хорошее представление о том, сколько они выиграли, они могут решить, как извлечь из этого пользу, утверждает она. "К сожалению, многие люди не замечают этого сразу." Это было верно для 37% менеджеров в исследовании, которые заявили, что ИИ сэкономил им время.

Для оптимизации экономии времени, связанной с ИИ, Энгелер предлагает менеджерам предпринять следующие четыре шага:

Сосредоточьтесь на сборе информации о том, сколько времени экономится при выполнении задач, для которых ожидаются наиболее значительные выгоды. Но не начинайте делать это со слишком большой группой людей; начните с небольшого пилотного проекта.

"Если ваша цель — просто получить оценку экономии времени, связанной с ИИ, вам не нужно много людей в вашем пилотном проекте," — говорит Энгелер. "Но если ваша цель — отслеживать влияние сэкономленного времени на вашу команду или организацию в целом, вам нужна более крупная выборка."

После того, как вы решили, что и кого отслеживать, попросите выбранных сотрудников фиксировать минуты, которые они экономят каждый день. Есть несколько способов сделать это. Сотрудники могут самостоятельно отчитываться, размышляя о своей ежедневной деятельности и оценивая, сколько времени сэкономил ИИ, возможно, отмечая это в дневниковых записях. Или они могут просто записывать, сколько минут требуется для выполнения задачи без ИИ, а затем — сколько времени требуется для ее выполнения с ИИ.

Программное обеспечение для отслеживания продуктивности, которое позволяет менеджерам наблюдать и записывать, сколько времени занимают задачи, может предоставить более точные и объективные цифры экономии времени, чем те, которые генерируются путем самоотчетности. Независимо от метода, любая форма отслеживания должна дать вам хорошее представление о том, сколько времени вы высвободили.

Важно отметить, что просить сотрудников отслеживать время требует, чтобы у них была возможность участвовать в этом процессе в первую очередь. Если они уже перегружены задачами, они, скорее всего, просто перейдут к следующему пункту в своем списке, а отслеживание выигрыша во времени будет восприниматься как еще одно бремя.

Как только у вас появится представление о том, сколько часов ваша команда сэкономит с помощью ИИ, разработайте план использования их осмысленным образом — например, в деятельности, которая способствует благополучию сотрудников, продуктивности и личностному росту. Спросите своих сотрудников, где инвестирование большего количества времени принесло бы им наибольшую пользу. Но помните, что как менеджер вы несете ответственность за определение направления — будь то призыв к сотрудникам перезарядиться или побуждение их решать новые задачи.

"То, что сотрудники делают с дополнительным временем, в конечном счете зависит от того, как менеджеры поощряют их использовать его," — говорит Энгелер. "Сотрудники могут планировать использовать его чтобы выпить кофе, взаимодействовать с коллегами или работать над стратегическим проектом. Что бы это ни было, важно целенаправленно распределить это время заранее. Без руководства и запланированных действий сэкономленное время может легко ускользнуть неиспользованным."

Регулярный мониторинг и обратная связь необходимы, чтобы помочь сотрудникам максимально использовать свое новообретенное время. Менеджеры должны оставаться вовлеченными, наблюдая за тем, что их подчиненные делают с неожиданным выигрышем во времени, и продвигая эффективные способы его использования.

"Инструменты генеративного ИИ могут повысить продуктивность, и они могут помочь сотрудникам улучшить баланс между работой и личной жизнью. Но перераспределение времени требует продуманного, целенаправленного и непрерывного подхода," — говорит Энгелер. "Помогая сотрудникам замечать и перераспределять сэкономленное время, компании могут обеспечить, чтобы эффективность, обусловленная ИИ, привела к значимым изменениям на рабочем месте и за его пределами."

.