Как мы уволили 3 менеджеров, внедрили AI-бота и сократили ФОТ на 2 400 000 рублей в год

Когда к нам обратилась компания Inhome, мы сразу поняли: ребята зашиваются. У них более 100 квартир в посуточной аренде, десятки запросов каждый день, а менеджеров — всего четверо.

"Мы просто не успеваем, — признался их руководитель. — Клиенты пишут ночью, а утром уже уходят к конкурентам. Менеджеры выгорают, ошибки в бронированиях, а зарплаты съедают весь бюджет".

Предложили решение: внедрить AI-бота, который возьмет на себя всю рутину. Через два месяца бот заменил 3 из 4 сотрудников, а компания сэкономила 2 400 000 рублей в год на зарплатах. Но это еще не все: конверсия в бронирование выросла на 10%, потому что бот отвечает клиентам круглосуточно.

Как мы этого добились? Сейчас расскажем.

До внедрения AI-бота в компании Inhome все держалось на четырех менеджерах. Они отвечали на вопросы клиентов, подбирали квартиры, вели учет бронирований и дожимали клиентов до оплаты.

Но вот в чем проблема: клиенты не ждут. Если им не ответить сразу, они уходят к конкурентам. А менеджеры — не роботы. Они работают с 9:00 до 18:00, а запросы сыпались круглосуточно.

"Мы теряем деньги каждую ночь, — сказал нам руководитель. — Клиенты пишут в 23:00, а утром уже бронируют у других".

К тому же, человеческий фактор давал о себе знать: ошибки в учете, забытые запросы, выгорание сотрудников. Компания понимала, что так продолжаться не может

"Сможет ли бот заменить живого человека?" — сомневались они. Мы уверенно ответили: "Сможет. И даже лучше".

AI-бот взял на себя все рутинные задачи:
— Консультации клиентов по услугам и квартирам.
— Подбор квартир под запрос (дата, местоположение).
— Ведение учета бронирований в PMS Bnovo.
— Формирование и отправка ссылок на бронирование.
— Дожим клиентов до оплаты.

[ 1 ] Сроки внедрения
Обычно настройка AI-бота занимает около месяца, но в этом случае процесс растянулся на 2 месяца. Причина — отсутствие готовой интеграции с PMS Bnovo. Нам пришлось разрабатывать собственное решение с нуля.

[ 2 ] Затраты на внедрение
Общая стоимость составила 300 000 рублей. Это больше, чем стандартные 70 000 рублей, которые требуются при наличии готовой интеграции. Но результат того стоил.

[ 3 ] Настройка данных
У компании было более 100 квартир, и по каждой нужно было собрать информацию: местоположение, стоимость, доступные даты. Мы создали удобную систему на базе Google Таблиц, чтобы данные можно было легко обновлять.

Через 1,5 месяца бот был готов к работе. Мы протестировали его на реальных запросах, доработали распознавание фраз и запустили в бой.

Когда бот был готов, мы запустили его в тестовом режиме. И тут начались первые трудности.

[ 1 ] Интеграция с PMS Bnovo
Несмотря на то, что мы разработали собственное решение для интеграции, на этапе тестирования начали всплывать ошибки. Бот иногда некорректно передавал данные о бронированиях, из-за чего приходилось вручную проверять каждую сделку.

Решение: дорабатывали систему несколько недель, чтобы устранить все баги.

[ 2 ] Сбор данных по квартирам
У компании было более 100 квартир, и по каждой нужно было собрать информацию: местоположение, стоимость, доступные даты. На этапе тестирования выяснилось, что часть данных была неполной или устаревшей.

Решение: создали Google Таблицу, чтобы клиент мог легко обновлять информацию, и это решило проблему.

[ 3 ] Распознавание фраз
Бот не сразу понимал запросы клиентов. Например, если клиент писал: "Есть ли что-то на завтра в центре?", бот мог не распознать слово "что-то".

Решение: провели десятки тестов, добавили в систему новые речевые обороты и научили бота понимать даже самые нестандартные запросы.

После нескольких недель тестирования и доработок бот был полностью готов к работе.

"Мы думали, что бот заработает идеально с первого дня, — вспоминает руководитель компании. — Но оказалось, что его нужно было дорабатывать и обучать. Зато теперь он работает как часы".

Когда бот заработал в полную силу, мы с нетерпением ждали, как на него отреагируют клиенты.

Клиент решил не скрывать, что общается AI-бот. В мессенджерах и на сайте честно указывалось: "С вами общается наш виртуальный помощник"

И знаете что? Клиенты восприняли это на удивление хорошо.

"Бот отвечает быстро, вежливо и по делу. Мне даже не важно, что это не человек", — написал один из клиентов.

Оперативность бота стала его главным преимуществом. Если раньше клиенты ждали ответа часами, то теперь они получали нужную информацию за считанные секунды.

Для сравнения, у нас есть клиенты, которые маскируют AI-ботов под живых менеджеров. Это тоже работает, но требует более тщательной настройки. В случае с Inhome честность сыграла на руку: клиенты оценили прозрачность и удобство.

После внедрения AI-бота компания Inhome поняла, что это не просто замена менеджеров, а настоящий прорыв в работе с клиентами. Вот что они получили:

[ 1 ] Круглосуточная работа
Бот отвечает на запросы 24/7, без перерывов и выходных. Теперь клиенты могут забронировать квартиру даже в 3 часа ночи.

[ 2 ] Отсутствие выгорания
Бот не устает, не берет больничные и не увольняется. Он всегда в строю.

[ 3 ] Точность
AI-бот исключает ошибки в учете и заполнении данных. Все бронирования фиксируются корректно.

[ 4 ] Гибкость
Бот подстраивается под контекст разговора. Он понимает, что клиент хочет, даже если запрос сформулирован не совсем четко

[ 5 ] Дожим клиентов
Если клиент сомневается, бот мягко подталкивает его к следующему шагу: отправляет ссылку на бронирование, напоминает о свободных квартирах.

[ 6 ] Экономия
Сокращение фонда оплаты труда на 2 400 000 рублей в год — это только начало. Бот окупил себя за несколько месяцев.

"Мы даже не ожидали, что бот сможет так эффективно заменить менеджеров, — говорит руководитель компании. — Это не просто экономия, это новый уровень сервиса".

Если вы тоже задумываетесь о внедрении AI-бота, вот несколько советов, которые помогут вам избежать ошибок:

[ 1 ] Начните с тестового квалификатора
Если вы сомневаетесь, подойдет ли вам AI-бот, начните с простого квалификатора за 5 000 рублей. Он поможет вам понять, как бот работает, и оценить его эффективность.

[ 2 ] Проверьте интеграцию с вашей системой
Убедитесь, что ваша CRM или PMS система поддерживает интеграцию с платформой AI-ботов. Если интеграции нет, будьте готовы к дополнительным затратам на разработку.

[ 3 ] Подготовьте данные заранее
Соберите всю информацию, которая понадобится боту: описание услуг, цены, частые вопросы. Это ускорит процесс внедрения.

[ 4 ] Тестируйте бота на реальных запросах
После настройки обязательно протестируйте бота. Проверьте, как он отвечает на нестандартные вопросы, и доработайте сценарии, если нужно

[ 5 ] Не бойтесь честности
Если вы не хотите маскировать бота под живого менеджера, просто скажите клиентам, что с ними общается AI. Это не только честно, но и вызывает доверие.

"Главное — не бояться пробовать, — говорит наш клиент из Inhome. — Мы тоже сомневались, но теперь понимаем, что это было лучшее решение для нашего бизнеса".

3 из 4 менеджеров были заменены ботом, что позволило сэкономить 2 400 000 рублей в год на зарплатах. Конверсия в бронирование выросла на 10%, а клиенты теперь получают ответы на свои запросы круглосуточно

Но самое главное — это спокойствие. Руководитель компании больше не переживает из-за пропущенных запросов, ошибок в учете или выгорания сотрудников. Бот работает без сбоев, а клиенты довольны

Приходите на бесплатную демонстрацию возможностей AI ассистента в вашем бизнесе
— Получите AI менеджера за 5.000р
— Рассчитаем окупаемость внедрения
— Даем демо доступ к тестовому AI менеджеру