Ежедневный митинг команды утром на 15-30 мин - смотрим на тесты, открытые баги, прогресс по задачам, обсуждаем решения. Годится для команды 3-6 человек.
Все остальные обсуждения - с конкретными людьми на конкретную тему, годятся любые способы коммуникации - обед, митинг 1 на 1, поймать в коридоре у доски и т.п. Собрания отдела и компании - раз в 3-4 месяца или реже.

Все чаще и чаще звучит слово "обея", хотя для России самым эффективным способом коммуникации являются "разговоры в курилке"

Совещание можно и лежа проводить...главное состав и подготовка сотрудников к совещанию...