Как аналитическая платформа вскрыла 9 управленческих проблем и потери на 45 млн рублей: кейс машиностроительного завода
После внедрения ERP работа финотдела предприятия не стала ни проще, ни быстрее. IT-директор и CEO не видели смысла в дальнейшей цифровизации завода: «и так каждая копейка на счету». Но финдиректор настоял на внедрении аналитической платформы Биплан. Его ожидания с реальностью не совпали. Почему — читайте в статье.
Переход на ERP не дал ожидаемого эффекта.
Инициатором обращения в Биплан стал финдиректор машиностроительного предприятия. По его мнению, растянувшийся на 2 года переход на ERP не дал ожидаемого эффекта.
При том, что на базе ERP были внедрены производственный учет и система планирования производства, часть учета продолжали вести в системе 1С УПП, бухгалтерия пользовалась «1С Бухгалтерия», а служба по персоналу — отдельной базой 1С ЗУП. В итоге данные продолжали поступать из этих систем в разрозненном виде, а финансовый директор был перегружен операционкой и формированием управленческой отчетности вручную.
Дело осложнялось разногласиями в руководстве. IT-директор обещал, что штатные программисты компании вот-вот выстроят систему управленческого учета на базе 1С. А генеральный директор сетовал на необязательные расходы при и без того низкой рентабельности предприятия.
Тем не менее было решено внедрить аналитическую платформу Биплан. Какие шаги для этого потребовались, как прошел запуск и что получилось в итоге — разберем далее.
Как внедрили аналитическую платформу.
1
При погружении в процессы компании выяснилось, что:
- руководство управляло предприятием на основе 3 отчетов финансовой службы и двух отчетов по производству, выгруженных из 1С;
- еще 35 табличных оперативных отчетов, настроенные под конкретные подразделения и даже конкретных сотрудников, решали точечные задачи. Их руководство во внимание не принимало.
Решение
Вместо многообразия таблиц настроили 25 полностью автоматизированных информативных дашбордов (0% ручного труда) по основным показателям подразделений компании.
Доступ к дашбордам получили:
генеральный директор;
- финансовый директор;
коммерческий директор;
директор по производству.
Результат
Вместо разрозненных и устаревших отчетов у руководства появилась оперативная информация, которая позволяет отслеживать показатели онлайн.
При внедрении обнаружили многолетние систематические ошибки в отчетах 1С. Часть данных, на основе которых компания вела деятельность, оказались недостоверными!
2
Начальники не несли никакой ответственности за KPI своих подразделений. Принцип «спросят — отвечу, не спросят — промолчу» проявлялся во всей красе. К высшему руководству заходили исключительно пожаловаться на собственные проблемы и на других коллег.
Решение
По всем службам предприятия утвердили:
список ключевых показателей;
ответственных за каждый показатель.
По каждому KPI топ-менеджмент определил цели и плановые значения.
В интерфейсе аналитической платформы сформировали единый дашборд со сводом всех KPI. У пользователей появилась удобная визуализация всех показателей.
Результат
Появилось четкое понимание узких мест в процессах.
Генеральный директор получил инструмент контроля по каждому руководителю подразделения. На мониторинг уходит 15 минут в день.
Эпизодический контроль стал тотальным.
Переживаете, что что-то упустили в управлении компанией? Снизить тревогу поможет осведомленность и контроль над ситуацией.
Попробуйте демодоступ аналитической платформы Биплан с полным функционалом.
После регистрации личного кабинета, с вами свяжется бизнес-аналитик для демонстрации возможностей платформы.
3
40% рабочего времени финансовой службы во главе с финдиректором уходило на формирование отчетов. Чтобы собрать нужные данные, приходилось переключаться между несколькими базами, работать во всех одновременно. Отчеты формировались с опозданием, а в формулах расчета встречались ошибки. Времени на анализ информации и проработку предложений катастрофически не хватало.
Решение
В интерфейсе платформы консолидировали данные из старой и новой учетных систем. Получили бесшовную отчетность за 5 лет — в одном месте.
Результат
- Время формирования отчетов руками снизилось с более чем половины рабочего дня до 0 часов ежедневно.
Освободившееся время и силы финансовый отдел направил на аналитическую работу.
4
В компании работал ревизионный отдел, который следил за оптимизацией затрат. Топ-менеджмент полностью доверял этим специалистам, контролируя их работу точечно. Главным инструментом контроля были таблицы Excel.
Решение
Аналитическая платформа предоставила готовые дашборды для анализа данных и системного контроля скрытых потерь.
Результат
Благодаря платформе Биплан быстро обнаружились многочисленные скрытые потери, которые ускользали от внимания внутренних аудиторов. Суммарные убытки от скрытых потерь по итогам 2022 года составили 45 млн рублей.
Объем необоснованных убытков удалось сократить на 90%.
5
При исправлении документации в учетных системах приходилось вручную обновлять данные о финансовом результате и управленческом балансе, иногда по несколько раз.
Решение
В аналитической платформе настроен автообмен данными. Все отчеты Биплана выгружаются даже с учетом изменений задним числом без участия человека.
Результат
Актуальные и достоверные на 100% отчеты.
6
Руководство компании находилось в зависимом положении от штатных программистов. Только эти специалисты могли выгрузить определенные отчеты из учетных систем 1С.
Решение
Возможность визуализации данных в разных форматах. Не только таблицы, но и диаграммы (круговые, «столбики»), графики и т.д.
Результат
Отчет по работе компании любой сложности и конфигурации любой руководитель может получить за 15 минут — самостоятельно.
Новые форматы визуализации позволили руководству заметить то, чего раньше не видели. Это ускорило производственные процессы в компании за счет своевременных управленческих решений.
7
Принципы разграничения прав доступа к управленческим отчетам не были прозрачными. Часть отчетности была в 1С, часть — в многочисленных файлах Excel. Документы свободно перемещались между отделами компании.
Решение
Настроили права доступа к отчетности в аналитической платформе Биплан.
Результат
Появилось четкое разделение прав доступа к данным как по отчетам, так и по показателям (KPI). Каждый специалист теперь видит только ту часть, которая имеет отношение к его работе и должности.
8
Часть зарплат на заводе начисляется по сдельной схеме. Из-за большого числа сотрудников и данных контролировать начисления было невозможно. У руководства были сомнения в прозрачности начисления.
По итогам года реальный ФОТ превосходил плановый. В каких именно местах возникал перерасход, выяснить было невозможно.
Решение
Наглядные дашборды в Биплане позволили увидеть начисления сдельной заработной платы в режиме реального времени. Анализ показал, на каких участках завышены нормы трудоемкости, из-за чего по факту загрузка мощностей достигала 60% вместо 90%. То есть фактически сотрудникам платили за низкие темпы работы и простои.
Результат
Выявлены переплаты за несуществующие объемы работ, а также несогласованный рост сдельных расценок и норм времени. Годовой убыток составил 4,1 млн рублей.
После внедрения Биплана подобные убытки удалось предотвратить.
По отдельным участкам удалось повысить производительность труда на 30%.
9
На некоторых производственных участках производились полуфабрикаты, которые на следующих этапах производства не использовались. Убытки от незавершенного производства (НЗП) никто не измерял.
Решение
Один из дашбордов в Биплане позволил выявить причины роста переходящих производственных запасов: когда и кто произвел детали, которые не нужны при выпуске готовой продукции.
Результат
Убыток от заморозки материальных средств за последние 6 месяцев до измерения составил 19 млн рублей. Выяснилось также, что от всего объема только 30% производственных запасов пригодны к переработке и дальнейшему использованию. И так продолжалось последние несколько лет!
Появилась возможность системного своевременного контроля над необоснованным накоплением НЗП на участках.
Итоги внедрения аналитической платформы Биплан
Обратная связь от заказчика спустя 7 месяцев.
Внедряя аналитическую платформу, мы преследовали такие цели:
консолидация информации из различных учетных систем в одном месте;
экономия времени на формировании отчетов вручную и на ожидании итогов работы программистов 1С.
Цитата финансового директора машиностроительного завода:
Однако после внедрения получили не только ожидаемые, но и другие эффекты, которые напрямую повлияли на результаты компании.
Ощущение полноты управления финансами и ресурсами компании.
Я как финансовый директор компании понял, как можно влиять на конечный результат, то есть на увеличение чистой прибыли. Приятный бонус — вырос личный доход, потому что вознаграждение финдиректора привязано к чистой прибыли предприятия.
Оперативность.
Теперь на принятие решений у руководства уходит в 10 раз меньше времени, чем раньше. На базе аналитических отчетов мы выявляем проблемы еще до их возникновения, основываясь на негативных тенденциях. Раньше к моменту обсуждения накопленные месяцами потери уже достигали нескольких десятков миллионов рублей.
Ответственность.
Из делового общения ушли фразы: «Это не моя зона ответственности», «Это он виноват», «Я не знал» и тому подобные. В Биплане формируется сводный отчет по основным KPI подразделений с закреплением ФИО ответственных. И каждый понимает, за что отвечает.
Качество решений.
Общение на планерках стало более предметным. Решения принимаются не интуитивно, а на базе железных цифр.
Экономическая выгода.
Затраты на проект по внедрению управленческой отчетности на платформе Биплан окупились уже в первый месяц за счет обнаружения и решения системных проблем.
После регистрации личного кабинета, с вами свяжется бизнес-аналитик для демонстрации возможностей платформы