Как выглядит рабочий процесс продюсера концертного зала «Зарядье» в 2025 году? Да, тут тоже про автоматизацию и ИИ.

Хотите посмотреть, как проходит подготовка концертов на одной из ведущих площадок Москвы? Если вы сейчас представили хаос из людей с музыкальными инструментами в руках, то это только вершина айсберга и не совсем правда…

На деле всё начинается в Битрикс24.

В статье расскажем, как наш партнер, IT-компания ИНТЕРВОЛГА, настроил корпоративный портал концертного зала под 15 разных ролей сотрудников. В итоге получилось сэкономить около 40 человеко-часов на подготовку каждого мероприятия за счет автоматизации процессов.

А еще ниже покажем цифровое рабочее место продюсера, где зарождается магия культурных событий.

Концертный зал «Зарядье» — одна из ведущих культурных площадок Москвы, оснащённая передовыми технологиями. Зал включает две сцены — Большой зал на 1600 мест и Малый зал на 400 мест, идеально подходящие для мероприятий любого формата: от концертов классической музыки до мультимедийных шоу.

Представьте концертный зал, где каждый день кипит работа. Продюсеры согласовывают райдеры, техники настраивают оборудование, PR-команда готовит анонсы, а служба безопасности оформляет пропуска. Раньше это было хаотичным марафоном: задачи разлетались по мессенджерам и почте, документы печатались на бумаге – накладки были неизбежны.

С корпоративным порталом всё иначе. Продюсер, как дирижер на сцене, запускает процессы, управляет движением команды и видит всю картину подготовки мероприятия целиком. Система автоматически распределяет задачи — техническому отделу на настройку сцены, PR-службе на публикацию афиши, а службе безопасности на оформление пропусков. Если что-то изменится, уведомления придут только тем, кого это касается.

До внедрения Битрикс24 концертный зал «Зарядье» пользовался платформой «Темза» — простым решением для театров и концертных площадок. Оно помогало планировать репертуар, избегать конфликтов в расписаниях и вести базовую статистику. Это был хороший инструмент, но не подходящий для масштабирования бизнеса.

На одной из главных концертных площадок страны ежедневно решаются сотни задач: согласование райдеров, бронирование залов, оформление пропусков, перемещение сценического оборудования, проверка звуковых систем. «Темза» с такими объемами не справлялась. Глубокой аналитики нет, задачи разрознены между мессенджерами и почтой, интеграции с продажами билетов тоже не предусматривалось. Решение перестало соответствовать амбициям «Зарядья».

Выход нашли в Битрикс24. Почему именно он? Это настоящая платформа-трансформер, на которой удалось разработать 14 смарт-процессов: управление мероприятиями, автоматизация подготовки документов, бронирование оборудования, система пропускного контроля и др. Теперь всё — от райдеров до отчетов — собрано в едином пространстве.

Чтобы понять, как изменилась работа сотрудников концертного зала, давайте проследим за процессом подготовки концерта глазами продюсера.

Каждое мероприятие начинается с идеи. Дальше продюсеру нужно собрать множество деталей в единый пазл и сделать это быстро и чётко. Здесь на помощь приходит корпоративный портал Битрикс24.

Продюсер открывает платформу и создаёт карточку мероприятия. Название, программа, тайминг, количество мест, распоясовка билетов — всё заполняется здесь. Он добавляет документы: райдеры, стейдж-планы, карты партнеров. Удобно, что система сразу проверяет, вписываются ли задумки в лимиты зала, и рассчитывает доход от продажи билетов. Ошибки исключены.

Кстати, заполнить карточку мероприятия поможет CoPilot – ИИ-ассистент, встроенный в Битрикс24. Он предложит заполнить поля карточки на основе предыдущих данных. CoPilot появляется на многих этапах работы на платформе: помогает создавать тексты PR-отделу, анализировать и улучшать процессы продаж в CRM-системе и т.д.

Теперь нужно утвердить распоясовку (кол-во мест и стоимость билетов) и творческий проект. Пара кликов — и система ставит задачи рабочей группе. Отправка писем вручную? Это не нужно. Всё согласовывается в платформе. Если что-то пойдёт не так при выполнении задач, продюсер сразу получит уведомление.

Когда проект утверждён, начинается настоящая магия. Система автоматически распределяет задачи: техническому отделу — настроить сцену и оборудование, PR-отделу — подготовить афиши и анонсы, а службе безопасности — организовать пропуска. Каждый знает, за что отвечает, и получает только свою часть информации. Если в райдере появится изменение, об этом узнают только те, кому нужно.

Продюсер загружает райдер в формате Excel, а система сама распределяет оборудование, бронирует гримёрки и ставит задачи. Нужно три микрофона вместо двух? Система не только учтёт это изменение, но и автоматически уведомит задействованных сотрудников. Для контроля всех задач продюсер пользуется дорожной картой, где расписано, кто за что отвечает и в какие сроки.

Теперь самое время позаботиться о пропусках. Для участников большого оркестра проход на площадку мог бы стать кошмаром из-за большого количества паспортных данных, которые пришлось бы сверять вручную с пропусками. Но платформа позволяет загрузить весь список участников одним файлом. Система сама создаст задачи для коменданта и предупредит службу безопасности. В день концерта никто не будет нервничать на входе, потому что настроена интеграция с системой PassportBox – она позволяет автоматически сверять пропуска по сканированным паспортам на входе.

Продюсер следит за статусами всех задач на платформе. Как только мероприятие завершено, система автоматически формирует отчёт: сколько пришло зрителей, всё ли прошло без замечаний, сколько билетов продано. Всё фиксируется, чтобы использовать эти данные в будущем.

Итог: вместо хаоса, переписок и массы документов — чёткий процесс и полная прозрачность.

Продюсер может сосредоточиться на творчестве, а платформа берёт на себя всю рутину. Так рождаются самые яркие события, а зал «Зарядье» становится местом, где магия на сцене начинается с порядка за кулисами.

В результате внедрения Битрикс24 в концертный зал «Зарядье» удалось достичь следующих бизнес-результатов:

Эти показатели говорят сами за себя: автоматизация не просто облегчила работу команды, но и позволила залу «Зарядье» сосредоточиться на главном – создании уникальных культурных событий.