Ускорили подписание кадровых документов и онбординг без расширения штата: как «Лахта клиника» трансформирует бизнес с КЭДО Битрикс24

Рост численности персонала, увеличение объема документооборота и необходимость оперативной координации требуют нестандартных решений. Именно в такой ситуации оказалась «Лахта клиника». В этой статье мы расскажем, как клиника смогла не только внедрить цифровые решения на базе Битрикс24, но и сделать их частью своей повседневной работы, преодолевая скепсис сотрудников и превращая сложные задачи в простые и удобные процессы.

Справка о компании:

«Лахта Клиника» — сеть многопрофильных медицинских центров в Санкт-Петербурге, входящая в международную группу компаний Global Medical Clinics and Hospitals. В сети работает 250+ врачей доказательной медицины. В 2023 году Lahta Clinic и Lahta Woman вошли в ТОП-10 лучших клиник Петербурга.

До 2020 года «Лахта клиника» использовала Битрикс24 как простой мессенджер, задействуя всего 5% его функциональности.

Переломный момент наступил, когда руководство решило расширить использование платформы для автоматизации рабочих процессов. Однако сотрудники клиники, привыкшие к мессенджерам и бумажному документообороту, восприняли эти изменения с недоверием. Особенно сложно было адаптировать врачей – для них внедрение новых инструментов могло стать лишним стрессом.

Это был настоящий вызов для руководства: как сделать так, чтобы сотрудники не просто начали работать в Битриксе, но и увидели его пользу?

Чтобы мотивировать персонал начать работать в Битрикс24, руководство клиники сделало расчетные листы доступными только через портал. Одновременно проводились обучающие встречи, а руководители подразделений активно поддерживали внедрение новой системы. Постепенно все внутренние процессы, включая движение сотрудников, согласование отпусков, больничные и даже заказы на медицинские расходные материалы и многое другое стали фиксироваться через автоматизированные бизнес-процессы. Это позволило сотрудникам самостоятельно увидеть удобство системы и осознать, насколько она экономит их время.

В 2024 году клиника сделала следующий шаг – внедрила электронный документооборот (КЭДО). Было рассмотрено много провайдеров КЭДО, но все это означало дополнительный информационный поток для сотрудников и финансовую нагрузку на компанию. Поэтому было принято решение использовать КЭДО Битрикс24.

Поначалу сотрудники скептически относились к подписанию документов через Госключ, опасаясь за безопасность данных. Руководство решило этот вопрос через открытое общение: сотрудники делились своим опытом работы с КЭДО в новостной ленте Битрикс24, что помогло снизить напряжение и увеличить доверие. Теперь 100% новых сотрудников подключаются к КЭДО с первого дня работы, особое удобство отметили удаленные сотрудники.

Процесс онбординга в «Лахта клинике» стал одним из примеров того, как можно эффективно использовать возможности Битрикс24. Особенность структуры компании заключается в том, что адаптация начинается с момента утверждения успешного кандидата на должность и в среднем составляет около 2х недель до момента официального выхода на работу. Новый сотрудник получает доступ к базе знаний, приветственное письмо от руководства и видеоролик о корпоративной культуре. Автоматизация позволяет каждому сотруднику быстро познакомиться с процессами клиники, не испытывая стресса от большого объема информации. А в первый рабочий день чувствовать себя увереннее, ведь организационные моменты в работе уже изучены.

Смарт-процессы в Битрикс24 заменили использование сторонних приложений, которые не подходили для клиники из-за необходимости индивидуальной настройки под особенности онбординга персонала. Теперь весь процесс адаптации проходит централизованно, включая создание учетных записей, назначение встреч с руководителями и даже фотосессии для сотрудников. Более того, отдел маркетинга поддерживает врачей, которые ведут блоги, предоставляя помощь в создании контента – коммуникация по этому вопросу происходит также через портал.

До внедрения КЭДО согласование отпусков было немного хаотичным. Заявления могли содержать ошибки в датах, что приводило к необходимости переписывать документы. Новый алгоритм смарт-процессов решает эту проблему: теперь отдел кадров сначала проверяет корректность дат, а затем заявление автоматически согласовывается с руководителем. Это минимизирует ошибки и экономит время как сотрудников, так и кадровиков. А созданный чат и отметка в графике отсутствий напомнят руководителям о предстоящем отпуске сотрудника.

Цифровизация процессов дала клинике ощутимые результаты. Внедрение КЭДО позволило сократить время, затрачиваемое на архивирование документов, до 0,25 ставки (2 часа в день). Более того, экономия времени сотрудников, которым раньше приходилось приезжать в офис для подписания документов, составляет до 3 часов на одну операцию.

Рост численности сотрудников до 500 человек не потребовал увеличения штата кадрового отдела, так как автоматизация процессов освободила ресурсы. Если бы КЭДО не было внедрено, клинике пришлось бы нанимать еще одного специалиста.

В ближайших планах клиники – интеграция Битрикс24 с 1С (ЗУП) для автоматической генерации документов. Это дополнительно ускорит работу и минимизирует вероятность ошибок – не нужно будет заводить документы в двух системах вручную.

Помимо работы с персоналом, Битрикс24 станет удобным инструментом для учета медицинского оборудования. Цифровые карточки с QR-кодами позволят быстро идентифицировать местоположение и состояние оборудования. Это решение сделает процесс прозрачным и удобным для всех сотрудников.

Опыт «Лахта клиники» демонстрирует, что цифровая трансформация дает реальные и измеримые результаты. Основные выводы, которые можно сделать из этого кейса:

Этот кейс подтверждает: Битрикс24 не просто автоматизирует процессы, но становится неотъемлемым инструментом корпоративной культуры, делая работу сотрудников проще и эффективнее.