Как правильно перейти на КЭДО: 5 обязательных шагов из опыта образовательного центра «Каменный город»
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — уже не просто удобный инструмент, а необходимость для компаний. Он ускоряет процессы и избавляет от бумажной рутины. Но любое нововведение, особенно связанное с изменением привычных рабочих процессов, может встретить сопротивление сотрудников.
Образовательный центр «Каменный город» успешно внедрил Битрикс24 КЭДО + Госключ. Разберём, как именно им это удалось и какие шаги помогут любому бизнесу плавно перейти на цифровой документооборот.
Справка о компании
Онлайн-школа «Каменный город».
Компания занимается разработкой курсов повышения квалификации и профессиональной переподготовки для педагогов по всей России и СНГ.
Уже 15 лет «Каменный город» активно развивает онлайн-образование по всей России, клиенты школы – это все сотрудники образовательной сферы. Более 300 000 прошли обучения и поучаствовали в образовательных событиях;
- «Каменный город» входит в рейтинг РБК Edtech, занимает 26 строчку в своем сегменте рынка;
- Онлайн-школа вошла в 10 лучших экопроектов, получив «Зеленую премию» России – это показатель социально-направленного бизнеса.
Дальше о шагах, которые помогут любой компании перейти на КЭДО плавно:
1. Объясните сотрудникам выгоды КЭДО
Любое нововведение вызывает вопросы: «Зачем нам это?», «Что с этого получу я?», «Станет ли работа сложнее?». Без ответов на эти вопросы внедрение пойдёт с трудом.
Что сделали в «Каменном городе»:
- В разговоре с сотрудниками провели аналогию с переходом на электронные трудовые книжки, который многим сначала казался сложным, но в итоге упростил жизнь.
- Подчеркнули ключевые преимущества: не нужно печатать документы, сканировать их, пересылать по почте России и ждать подписей.
- Рассказали, что для удалённых сотрудников это особенно удобно — теперь можно решать кадровые вопросы в пару кликов, без визитов в офис.
Результат: часть сотрудников сразу увидела плюсы и стала активно использовать КЭДО. Особенно быстро его оценили удалённые специалисты, которые раньше искали способы распечатать документы, если дома не было принтера. А это тот еще квест.
2. Заведите шаблоны документов по всем повторяющимся документам.
Даже самый удобный инструмент вызовет раздражение, если непонятно, как им пользоваться. Важно создать внутренние инструкции для сотрудников, которые объяснят, как работать с системой в рамках конкретных бизнес-процессов компании и покажут конкретные примеры документов.
Как организовать процесс:
- Разместите инструкции в разделе База знаний внутри Битрикс24 — в ней можно удобно структурировать информацию. Используйте скриншоты и пошаговые инструкции, подробно показывая, куда нажимать, чтобы заранее искоренить большинство вопросов от коллег.
- Дайте сотрудникам возможность изучать инструкции прямо с телефона — мобильное приложение Битрикс24 поддерживает доступ к Базе знаний.
- Запишите короткое видео с демонстрацией, как подписывать документы через КЭДО, и добавьте его в корпоративный портал — кто-то лучше воспримет видео, а кто-то будет благодарен текстовому формату.
- Регулярно обновляйте материалы с учётом возникающих вопросов — можно добавить блок «Частые вопросы» и добавлять в него вопросы от коллег, чтобы в будущем их оставалось всё меньше.
Кстати, у нас на сайте есть инструкция «Как отправить документ на подпись в Битрикс24 КЭДО». Если в ней чего-то не хватает – напишите в комментариях :)
3. Внедряйте постепенно, без жёсткого давления
Ошибка многих компаний — требовать моментального перехода на новый инструмент. Это вызывает стресс, раздражение и может привести к саботажу.
Как сделали в «Каменном городе»:
- В первую очередь перевели на КЭДО документы по отпускам — это всем понятные и часто используемые документы.
- Разрешили сотрудникам временно использовать бумажные документы, если им сложно привыкнуть к новому формату.
- Дали возможность в любой момент обратиться к HR за помощью.
Такой мягкий переход позволил людям освоиться, не испытывая давления.
4. Поддержите сотрудников в переходный период
Даже если система удобная, неизбежно появятся вопросы. Важно, чтобы сотрудники не чувствовали себя брошенными в этот момент.
Как это организовали в «Каменном городе»:
- На регулярных пятничных совещаниях HR показывал, как работает КЭДО, отвечал на вопросы.
- В чатах компании создали отдельную ветку, где можно было быстро получить помощь.
- HR и кадровики не требовали моментального перехода, а объясняли, почему КЭДО удобнее.
Результат: сотрудники перестали воспринимать систему как «что-то навязанное» и адаптировались естественным образом.
5. Собирайте обратную связь и дорабатывайте процесс
Важно понимать, какие сложности испытывают сотрудники, и оперативно их устранять. Для этого нужно наладить системный процесс сбора обратной связи и внесения улучшений в работу с КЭДО.
Как организовать сбор фидбека:
- Запустите регулярные опросы среди сотрудников в Битрикс24 (можно проводить голосование в ленте портала или настроить чат-бота с автоматической рассылкой опроса в личные сообщения сотрудников).
- Создайте отдельный чат в Мессенджере Битрикс24, где сотрудники смогут оперативно делиться сложностями при работе с КЭДО.
- Проводите краткие интервью с ключевыми пользователями (HR, кадровики, руководители отделов), чтобы выявлять скрытые проблемы и зоны роста.
Как внедрять улучшения:
- Используйте методику PDCA (Plan-Do-Check-Act): планируйте изменения, тестируйте на небольшой группе сотрудников, собирайте новые данные и только затем внедряйте на всю компанию.
- Обновляйте Базу знаний в Битрикс24, дополняя её новыми инструкциями и примерами успешного использования.
- Назначьте ответственных за адаптацию КЭДО, которые будут анализировать фидбек и предлагать улучшения в процесс.
Такой подход позволит сделать внедрение КЭДО не разовым событием, а гибким процессом, который постоянно совершенствуется с учётом потребностей сотрудников.
Итоги внедрения КЭДО в онлайн-школе «Каменный город»:
Раньше каждый месяц у нас терялось до 5 документов, потому что документооборот был бумажным. Сейчас такого нет – всё хранится в системе. Ещё из бонусов: экономим примерно 8 часов хождения сотрудников по коридорам и примерно 1 пачку бумаги в месяц. Но есть и сложности, о которых невозможно не сказать. Госключи находятся не внутри Битрикс24, их нужно подключать через Госуслуги или другого провайдера. Как в случае любого взаимодействия нескольких сервисов, из-за этого бывают сбои в работе. Кроме того, иногда ЭЦП в системе “отваливается” и требует некоторого внимания IT-специалиста (примерно 1,5 часа в месяц), который контролирует работоспособность процесса. Функциональность КЭДО не идеальна, как и любой продукт в этой развивающейся нише на рынке, но мы верим, что Битрикс24 будет её совершенствовать и все шероховатости в будущем сгладятся
Заключение
Внедрение КЭДО — это не просто настройка системы, а работа с людьми и их привычками. Чтобы переход прошёл безболезненно, важно:
- Показать реальные выгоды для сотрудников.
- Дать простые и понятные инструкции.
- Внедрять постепенно, не требуя моментального перехода.
- Оказывать поддержку и отвечать на вопросы.
- Собрать обратную связь и доработать процесс.
Опыт «Каменного города» показывает, что такой подход позволил компании быстро и безболезненно перейти на КЭДО, а сотрудникам без стресса освоить новый инструмент.
Благодаря этому компания получает быстрый и удобный документооборот, а сотрудники — меньше бумажной рутины и больше свободного времени.
Помните: помимо положительного бизнес-результата, за счет электронного документооборота вы экономите бумагу, сохраняете деревья и окружающую среду и формируете безопасное будущее наших детей!