Кейс: Как Telegram-бот помог оптимизировать и организовать работу 450 волонтеров за 3 дня
Как в кратчайшие сроки эффективно организовать и структурировать работу сотен волонтеров, регистрирующих участников в викторине, сразу в нескольких городах?
Именно с таким запросом к нам обратился клиент, которому предстояло провести региональную викторину в рамках патриотического проекта “Крым и Россия — 10 лет вместе”.
Основные проблемы заказчика заключались в выстраивании и координации работы более 450 волонтеров проекта на 179 площадках. А также занесении корректных данных при регистрации участников в викторине и обеспечении безопасного хранения информации. Все это осложнялось сжатыми сроками – на организацию мероприятия отводился всего месяц, за это время необходимо было обучить волонтеров и организовать все рабочие процессы.
Коротко о проекте
Цель проекта — регистрация заполненных купонов региональной викторины от жителей городов, которые решили принять участие в розыгрыше ценных призов.
Помимо основной викторины, необходимо было организовать работу еще двух проектов: социальная акция «65+», акция «Мультпоход». Мероприятия включали в себя регистрацию участников и вручение социальных призов для разных групп населения.
Для решения задач заказчика мы разработали Telegram-бота, который упростил и упорядочил работу сотен волонтеров на проекте.
Функционал Telegram-бота:
1. Авторизация в боте
Волонтер осуществляет авторизацию в боте при помощи ввода одноразового пароля, который был выдан администраторами бота. Пароль из шести знаков может быть использован только один раз. При вводе неправильного пароля 3 раза пользователь попадает в бан.
2. Возможность выбора проекта
В меню бота расположены кнопки с названием доступных проектов. Волонтер выбирает проект, в котором необходимо зарегистрировать участника.
3. Регистрация участника в розыгрыше
Для регистрации необходимо ввести данные участника: ФИО, дату рождения, номер телефона, населенный пункт, улицу, номер дома и номер квартиры. Если все данные были введены корректно, бот отправляет сообщение о том, что регистрация прошла успешно.
Строгий формат заполнения данных значительно сокращает время и упрощает процесс регистрации пользователей в проекте.
4. Индивидуальные настройки под проекты
Так как для заказчика важно было объединить 3 разных проекта в 1 Telegram-боте, было принято решение сделать индивидуальные настройки для каждого:
- В акции «65+» были внесены ограничения по возрасту, так бот не даст зарегистрировать участников младше 65 лет.
- В акции «Мультпоход» также были внесены ограничения по возрасту, согласно требованиям. Так бот не даст зарегистрировать ребенка в возрасте до 1 и старше 8 лет.
- В викторине действуют сразу несколько ограничений: вводимый номер билета должен быть уникальным и состоять из 6 цифр, при вводе номера, состоящего из меньшего или большего количества цифр бот выдаст ошибку и попросит ввести корректный номер.
Такой функционал помогал избежать ошибок при регистрации участников и не допустить регистрацию человека в акции, которая на него не рассчитана.
5. Функционал исключения задвоения регистраций
Каждый из проектов требовал исключения повторных регистраций пользователей, поэтому в бота была добавлена автоматическая проверка данных на уникальность.
Так система не позволяла зарегистрировать человека, если до этого уже была осуществлена регистрация с таким же ФИО и датой рождения, или номером билета
Также бот выдаст ошибку, если пользователь введет комбинацию из 6 цифр, которая ранее была зарегистрирована в боте другим пользователем.
6. Хранение данных участников
Все данные, которые были занесены в бота, автоматически переносились в единую базу участников. Эти данные хранились в админ-панели, в которой можно было увидеть всю необходимую информацию об участниках, зарегистрированных в боте.
Доступные функции в админ-панели:
- фильтрация и поиск отдельных пользователей по ФИО или дате рождения;
- просмотр всех зарегистрированных пользователей в блоке “Участники”;
- выгрузка общим списком данных в форматах: excel, word, pdf.
В результате использования Telegram-бота клиент смог:
- Объединить 3 проекта в одном месте.
- Организовать работу 450 волонтеров за 3 дня.
- Снизить вероятность возникновения ошибок при вводе персональных данных.
- Привлечь в проект 75 000 участников за 3 дня.
Бот с подобным функционалом будет полезен:
- HR-специалистам для проведения мероприятий внутри коллектива.
- Event-менеджерам для организации праздников с большим количеством посетителей.
- Организаторам дня открытых дверей в университетах для регистрации абитуриентов и другим.
Компания «Маркетика» может помочь вам автоматизировать процесс регистрации участников с помощью разработки и внедрения персонального Telegram-бота.
Нужен Telegram-бот? Оставьте заявку и наш менеджер свяжется с вами для обсуждения деталей.
Более подробно ознакомиться с другими кейсами создания чат-ботов в Telegram можно по ссылке.
Будем рады сотрудничеству!