Сколько экономит компания, переводя бумажные отчеты в бизнес-процесс? Кейс true.code для компании из Новой Зеландии.
Всем привет, меня зовут Артем Шеленговский, я основатель и руководитель IT-компании true.code. Мы специализируемся на разработке сложных IT-решений для среднего и крупного бизнеса. Работаем с компаниями, которые осознают необходимость внедрения IT-решении.
Подписывайтесь на мой тг-канал
Как все начиналось?
Мы разработали и внедрили сервис двусторонней интеграции для учета рабочего времени с аналитикой затрат по каждому проекту и расчету заработной платы по каждому дню😄
Этого кейса не было бы, если бы не моя новозеландская история. В 2022 году мы с женой решили….
…что хотим пожить в Новой Зеландии!
И переехали туда на год. Эта история полна приключений и интересных событий, но оставим это на потом. По приезде в НЗ мы думали, что помимо работы отдохнем и попутешествуем. Но от себя не уйдешь, и сразу после приземления самолета начали появляться новозеландские проекты.
В Новой Зеландии не хватает компаний, подобных нашей, и хороших it-специалистов, поэтому недостатка в проектах не было. Одним из первых проектов как раз и была компания Morgan Engineering.
Morgan Engineering — новозеландская инжиниринговая компания, которая специализируется на изготовлении и монтаже металлоконструкций из стали.
Если объяснять простыми словами, то Morgan Engineering сварит вам металлический каркас под ангар, аэропорт, театр, а если вам нужен забор или будка для собаки, то тоже не проблема. У компании собственные производственные цехи, на которых задействована большая команда: от инженеров металлоконструкций до сварщиков.
Задачи от клиента
Первая задача – автоматизировать учет времени работы каждого специалиста над проектом, чтобы в конце отчетного периода заказчикам уходил автоматически составленный счет, который содержал сумму отработанных часов всех задействованных специалистов на проекте.
И вторая задача – минимизировать простои, внедрить учет времени работы команды, так как компания ориентировалась только на ежедневный бумажный отчет сотрудника.
Пример отчета на момент начала работы:
Как работал учет времени на момент старта?
На основе данных вот таких отчетов (Рис. 1), бухгалтер заносил время работы каждого сотрудника в проекты в XERO (аналог 1С), где были заведены все сотрудники и проекты, далее формировалась заработная плата и параллельно отправлялся счет клиенту.
В самом начале, чтобы исключить бумажные отчеты, мы подобрали сервис учета рабочего времени – Timedock. Выбрали его из множества сервисов совместно с клиентом. Списались с Timedock, примерили его функционал на свои задачи, выяснили, что дорабатывать нужно только API и остановились на нем.
СОСРЕДОТОЧЬТЕСЬ, сейчас будет много серьезной информации, но без нее не бывает хороших кейсов.
РАЗРАБОТКА ДВУСТОРОННЕЙ ИНТЕГРАЦИИ
После внедрения и доработки TimeDock мы перешли к его интеграции с Xero:
- Приложение TimeDock в режиме реального времени с помощью QR-кодов регистрирует время начала/окончания работ и рабочие часы вне проекта.
- На стороне бухгалтерской платформы Xero производится расчет заработной платы и учет времени работы по каждому проекту, там же выставляются счета заказчику.
Чтобы «срастить» функциональность Xero и TimeDock мы разработали модуль двусторонней интеграции для автоматического обмена данными между системами.
В Xero и TimeDock используются свои форматы данных. Что мы сделали, чтобы интеграция между системами стала возможна?
Изначально определили, какая информация должна передаваться между Xero и TimeDoc
Из Xero — данные по проектам и сотрудникам. Из TimeDock — учтенное рабочее время по каждому сотруднику в разрезе проектов;
Составили список объектов информации, которую планируем передавать. Сопоставили данные одной системы с другой
Например, «Счет» (invoice), сущность Xero — это наряд для выполнения работ по определенному проекту;
Определили соответствующие поля для каждой сущности в системах Xero и TimeDock.
Например, поле для идентификации проектных работ «Reference» в сущности Xero «Счет» (invoice), соответствует полю «Unique Job ID», уникальному идентификатору задания, в сущности TimeDock «Projects»;
Установили, какие данные отличаются по формату в Xero и TimeDock, придумали как их преобразовывать.
Например, сущность «Сотрудники» (employees) одинакова для Xero и TimeDock, но два поля «Имя»(first name) и «Фамилия» (last name) в сущности Xero соответствует одному полю «Имя» (name) в сущности TimeDock.
Синхронизация данных по сотрудникам и проектам из Xero в TimeDock
Напомним. Учетная система Xero – первичный источник информации по сотрудникам и проектам. Информация о сотрудниках и проектах должна быть актуальной в обеих системах и любые изменения, вносимые в Xero, например, добавление нового проекта, должны автоматически отражаться в TimeDock.
Мы проанализировали возможности API платформы Xero и разработали алгоритм синхронизации передачи данных по сотрудникам и проектам.
Например, когда в учетную систему Xero заказчик добавляет нового сотрудника, синхронизация позволяет корректно внести данные по сотруднику и автоматически обновить списки сотрудников в приложении TimeDock.
Передача данных о рабочем времени по сотрудникам и проектам из TimeDock в Xero
Приложение timedock можно установить на устройство каждого сотрудника. В приложении формируются индивидуальные QR-коды для сотрудника и проекта, и есть функция сканирования qr-кода – для того, чтобы сотрудник считывал старт работы по проекту.
Вот так это выглядит в TimeDock:
Когда сотрудник приходит на работу, он обязательно сканирует свой QR-код и система понимает, что рабочий день начался. При переходе на выполнение работ по конкретному проекту процедура повторяется. При выходе с работы тоже сканируется QR-код.
❗Кроме того, мы добавили функционал и отдельный QR-код для регистрации времени вне проекта.
Например, сотрудник уходит на обед, сканирует свой QR-код и активирует время вне проекта. Общее время работы сотрудника в течение рабочего дня складывается из периодов времени, затраченного на проекты, а также времени, проведенного вне проектов.
Резюмируя: система понимает, когда человек ПРИШЕЛ на работу, когда НАЧАЛ работать над проектом №1, сколько потратил времени и когда ПЕРЕШЕЛ на проект №2, и сколько затратил времени там.
Тестирование и внедрение ИТ-сервиса двусторонней интеграции
Тестирование проходило в два этапа: на тестовых аккаунтах приложения TimeDock и копии базы Xero и в реальных условиях работы, отработка процесса с командой заказчика.
❗Судя по нашему опыту, на этапе внедрения возникает интересный момент – команды против использования новых сервисов. Это понятное состояние психики: зачем что-то менять, если и так работает? Получается, что наша второстепенная задача – помогать командам лучше понять процесс, научить и снизить сопротивление изменениям в компании.
Мы постарались, чтобы сотрудники компании Morgan Engineering могли максимально эффективно использовать сервис двусторонней интеграции, мы учли все сложности, с которыми работники могут столкнуться при использовании нового инструмента, и проработали решения для их преодоления: провели обучение, подготовили инструкции и поддерживали сервис в течение 2х месяцев.
Результат
Вместе с клиентом мы (с помощью внедрения IT-технологий) выстроили новый бизнес процесс.
Наше решение помогло клиенту:
уйти от бумажной отчетности
в два раза сократить время подготовки к расчету заработной платы, облегчить работу бухгалтерии
свести к минимуму вероятность ошибок в данных учета рабочего времени
легко вести учет затрат по каждому проекту
Помимо этого, интеграция позволила оптимизировать 1 рабочее место в цехе, благодаря сокращению простоев и оптимизации графика работы.
Причем никого не уволили, самый старательный работник из цеха был повышен до менеджера, которого компания как раз искала, таким образом мы помогли сэкономить....
35000 $ в год, и улучшить жизнь целого коллектива. Win/Win!
Итог
Хотелось бы еще раз отметить, что мы очень глубоко внедряемся в бизнес клиентов, внимательны ко всем особенностям, и, помимо своей основной работы (IT решения), мы много времени посвящаем внедрению проекта в жизнь. Разговариваем, объясняем, помогаем команде на старте. Оставляем прекрасные инструкции и поддерживаем после внедрения.
Наша интеграция в Morgan Engineering была в итоге принята хорошо, как руководством компании, так и сотрудниками.
Если вам необходима подобная разработка или цифровизация других процессов в компании – свяжитесь с нашей командой или лично со мной, все детально обсудим!
Подписывайтесь на мой тг-канал
Сайт true.code
Мы в VK
Читать другие мои статьи
Очень крутой кейс! Особенно впечатляет, как автоматизация процессов может так сильно повлиять на бизнес и экономию. Пример того, что инновации действительно работают!
Конечно, просто таких процессов, как правило, множество в любом бизнесе, каждый "убирает" какую-то утечку средств из компании.
В 24ом году, телефон это уже продолжение руки, и подобные сервисы должны расширятся во все сферы. Крутой кейс!
Спасибо Иван, старались всей командой 😉
Хороший кейс, Артем. Я думаю, что у любой компании нет-нет, да и есть такой процесс, который можно отцифровать.
😂😂😂
Рада читать такие кейсы от ребят из нашего региона!