Повысили эффективность управления KPI компании на 47%, устранив ошибки ручного учета
Наш новый кейс-ода Битрикс24. Рассказываем, как мы автоматизировали бизнес, сократив трудозатраты на 210 человеко-дней и усилив управление KPI.
С чего все началось?
К нам обратился клиент со штатом 300 сотрудников. Весь цикл управления предприятием заказчик осуществлял с помощью Excel-таблиц, куда были сведены все данные предприятия: цели, KPI, планируемые и фактические объемы продаж, а также бюджет. Разные сотрудники могли отвечать за выполнение одной задачи. Или наоборот, один сотрудник отвечал за несколько показателей, которые находились на разных вкладках.
Начало каждого календарного года было особенно проблематичным, так как необходимо устанавливать месячные, квартальные и годовые показатели и KPI для своих сотрудников. Эти данные нужно утвердить руководителям отделов, а также верифицировать их топ-менеджментом. А далее необходима трансляция утвержденных показателей среди сотрудников. Каждый год данный процесс занимал очень много времени и ресурсов.
Мы посчитали, сколько трудозатрат требовал бы этот процесс для компании из 1000 пользователей:
- Формирование реестра показателей для компании — 10 человеко-дней;
- Постановка целей для сотрудников — 50 человеко-дней;
- Верификация и согласование — 40 человеко-дней;
- Доведение показателей до сотрудников — 40 человеко-дней.
Еще 70 человеко-дней затрачивается в отчетный период:
- Внесение фактических показателей — 10 человеко-дней;
- Массовое заполнение фактов и оценивание — 30 человеко-дней;
- Подведение итогов по целям сотрудников и подразделений — 30 человеко-дней.
Итого: 210 человеко-дней.
И это без учета того, что компания может увеличить штат или кто-то из сотрудников может уволиться или заболеть. Еще одна проблема — человеческий фактор. Ведь весь процесс согласования и информирования осуществлялся через электронную почту.
Мы в ZeBrains выделили основные сложности компании и обозначили задачи для проработки решения.
Главные проблемы клиента
- Значительные трудозатраты и частые неточности при проверке и согласовании целей в Excel;
- Высокая вероятность ошибок из-за человеческого фактора;
- Низкая эффективность управления целями в условиях масштабного бизнеса;
- Отсутствие прозрачности в процессе формирования и учета целей;
- Долгий процесс постановки целей и KPI.
Задачи
- Автоматизировать управление целями и учет KPI с помощью модуля на базе Битрикс24;
- Уменьшить трудозатраты, связанные с верификацией и согласованием показателей;
- Снизить риски, связанные с человеческим фактором;
- Упростить процессы постановки целей и их согласования;
- Повысить прозрачность и эффективность процессов управления целями.
Наше решение
Внедрение модуля на базе Битрикс24, который автоматизирует управление целями и KPI так, чтобы исключить человеческий фактор и упростить осложнившийся бизнес-процесс.
Этап №1: Аналитика
Мы начали с детального анализа существующих бизнес-процессов в компании. Основательно изучили все моменты управления целями и KPI, включая процедуры сбора данных, их верификации, согласования и последующей отчетности.
В ходе исследования были выявлены следующие критические моменты:
- Утрата данных при пересылке Excel-файлов по электронной почте;
- Неэффективность согласования целей и KPI через электронную почту;
- Отсутствие прозрачности у руководства компании при контроле выполнения задач и корректировке целей;
- Ручная работа при сборе и обработке данных отнимала много времени, что снижало общую эффективность работы предприятия.
Этап №2: Создание архитектуры системы
На основе анализа команда ZeBrains создала архитектуру системы, которая учитывает индивидуальные особенности бизнеса. Мы продумали и возможность адаптации системы к изменениям. А для упрощения ее масштабирования разделили систему на модули. Кроме того, система интегрирована с уже используемыми в компании инструментами, что позволило автоматизировать процессы верификации и отчетности. Также предусмотрели меры по обеспечению безопасности данных и контролю доступа.
Этап №3: Внедрение модулей Битрикс24
Следующий шаг — настройка модулей, включая бизнес-процессы, роботов и уведомления. Это упростило переход на новую систему и минимизировало возможные сбои.
Результаты перехода на новую систему:
- Интеграция с уже используемыми в компании системами обеспечила более эффективное управление KPI;
- Автоматизация процессов постановки целей, оценки и отчетности привела к надежному управлению показателями эффективности;
- Оперативность реагирования на изменения благодаря гибкому управлению правами доступа и автоматическому уведомлению о любых отклонениях;
- Высокий уровень контроля и прозрачности.
Этап №4: Обучение сотрудников предприятия
Мы провели обучающие сессии, чтобы помочь коллективу быстро освоить работу с новыми инструментами, а также обеспечили необходимую поддержку на всех этапах внедрения. Такой подход позволил минимизировать возможные сбои и укрепить доверие сотрудников к нововведениям.
Итоги автоматизации
Внедрение решения на Битрикс24 сократило трудозатраты компании с 210 человеко-дней в год до минимума и устранило риски, связанные с человеческим фактором.
Мы обеспечили прозрачность и эффективность процессов, сохранили прежние данные и адаптировали систему под возможности компании, что позволило быстро реагировать на изменения и увеличить производительность.