Осторожно, автоматизация! Разбираемся как не усложнять HR-процессы

Технический Директор ZeBrains, Станислав Маслов рассказывает, как с помощью автоматизации сделать процесс управления персоналом более эффективным.

Автоматизация HR-процессов помогает сделать управление персоналом более эффективным и экономичным. Однако, если подходить к цифровизации без должного внимания, можно усложнить работу HR-специалистов, особенно если увлечься «лоскутной» автоматизацией.

На сегодняшний день HR-процессы часто ведутся через разные системы, каждая из которых решает свою задачу. Это приводит к дублированию данных, увеличению времени на работу и росту риска ошибок. HR-специалистам приходится переключаться между платформами, что затрудняет контроль процессов, увеличивает вероятность потери данных и требует времени на обучение работе с каждой системой.

Автоматизация — это не всегда про внедрение новых ИТ-продуктов. Это инструмент для повышения эффективности и оптимизации существующих бизнес-процессов, которые отнимают много времени или требуют повторяющихся однотипных действий. В первую очередь это касается рутинных задач.

Например, менеджеры ежедневно сталкиваются с обработкой резюме, проверкой данных соискателей, согласованием с другими отделами. Эти задачи повторяются снова и снова, часто требуют ручного ввода или проверки информации на каждом этапе. Такие процессы нужно автоматизировать, чтобы сократить ручной труд, минимизировать ошибки и ускорить работу.

Идеальный вариант — автоматизировать самые трудоемкие процессы в текущих ИТ-системах. Но что делать, если это невозможно из-за ушедших с рынка вендоров ПО, устаревших цифровых решений или низкого уровня цифровизации в компании?

Итак, если компания решила автоматизировать свои hr-процессы, важно начинать с правильного подхода и помнить — автоматизация не должна быть хаотичной.

Для достижения хороших результатов стоит сосредоточиться на трёх ключевых моментах:

Оценка цифровой зрелости — это важный этап на пути к автоматизации. Мы рекомендуем начать с селф-чекапа уровня цифровой зрелости — самостоятельной оценки уровня цифровизации процессов. Это поможет компании выявить области, требующие внимания, и сосредоточиться на оптимизации ключевых участков.

Где искать методики оценки цифровой зрелости:

На российском рынке практики оценки цифровой зрелости активно развивают:

После проведения анализа можно определить ключевые метрики и изучить бизнес-процессы более детально, чтобы найти возможные зоны роста.

Сначала нужно понять, как на данный момент построена работа в компании, и найти места, где автоматизация принесет наибольшую пользу.

Для этого нужно оценить трудоемкость операций, количество задействованных сотрудников, наличие ошибок и неточностей ввода данных. Например, акцентировать внимание на процессы, которые проходят в Excel-таблицах.

Также важно собирать обратную связь от руководителей и сотрудников, ведь они лучше знают процессы, а значит раньше находят идеи для автоматизации

Успех любого IT-проекта, включая автоматизацию, зависит от взаимодействия между заказчиком и исполнителем.

Нельзя полностью передать ответственность за проект инсорс- или аутсорс-подрядчикам, так как они не всегда могут учесть все нюансы работы компании и вашего направления.

Важно поддерживать тесное сотрудничество и контроль за выполнением задач и наличием нужной информации, чтобы избежать проблем, которые подрядчики могут не решить самостоятельно.

Упор на эти три ключевые аспекта помогает сформировать чёткое представление о состоянии процессов в компании, и разработать правильную стратегию цифровой трансформации, основанную на рациональных доводах.

Теперь давайте рассмотрим существующие подходы в автоматизации hr-процессов подробнее.

Первый и самый очевидный вариант — объединить сервисы в одну систему или максимально укрупнить их количество. При этом подходе создается единая платформа или несколько крупных платформ, которые позволяют использовать общий интерфейс как для соискателей, так и для hr-специалистов и заказчиков найма внутри компании.

На рынке представлены различные HRM-системы, способные взять на себя большую часть HR-процессов: 1С:Зарплата и управление персоналом, Битрикс24, SAP SuccessFactors, ELMA365, Directum HR Pro. Каждая из них предлагает свой набор инструментов для автоматизации.

Пример из практики: компания, уже использующая Битрикс24 для автоматизации HR-процессов, расширила функционал платформы, перенеся на неё процесс управления KPI. Это позволило автоматизировать расчет показателей эффективности, упростить сбор данных и сделать систему оценки более прозрачной. В результате время на обработку KPI сократилось на 25%, а количество ошибок при расчетах уменьшилось до минимума.

Подход позволяет сэкономить на лицензиях программ, обеспечивая эффективное и удобное взаимодействие с данными. Они хранятся на одной платформе и при переносе не теряются.

Несмотря на удобство, есть минусы: сбой в системе может парализовать все связанные процессы, функционал стандартных модулей таких платформ часто оказывается ограниченным по сравнению со специализированными решениями, а при несоответствии требованиям бизнеса потребуются сложные и дорогостоящие доработки.

Второй вариант — это интегрировать друг с другом все системы, с которыми работает HR-специалист. Отдельные системы доработать. То есть создать некую паутину взаимосвязей между каждой из платформ и обеспечить сквозную передачу данных.

В этом случае потребность в ручных операциях сокращается до минимума. Обеспечивается стабильность в случае отказа одной из систем, благодаря независимости платформ друг от друга.

Появляется гибкость в работе, поскольку такую «паутину» легко адаптировать к изменениям и улучшить каждый из элементов без влияния на остальные.

Мы в ZeBrains провели исследование эффективности работы отдела и обнаружили серьезную проблему: процесс проверки кандидата занимает 30 минут рутинной работы.

Возникает логичный вопрос: как сократить этот период с помощью автоматизации?

Решение было найдено при оптимизации процесса проверки кандидатов для службы безопасности. Мы разработали кастомный модуль, который позволяет кандидату самостоятельно вносить данные в личный кабинет.

Ключевые преимущества модуля:

В итоге — экономия 26 минут на каждом повторении. То есть после 30 проверок в день за год компания сэкономит 2 млн рублей.

Правильная автоматизация должна работать как в примере — она не должна усложнять процессы за счёт добавления новых систем. Наоборот, она должна упрощать текущие процессы, убирая лишние действия и сокращая количество ручного труда.

Однако при интеграции систем необходимо обеспечить синхронизацию и тесное взаимодействие команд, отвечающих за поддержку и развитие каждого из сервисов.

При интеграции систем необходимо обеспечить синхронизацию и тесное взаимодействие команд, отвечающих за поддержку и развитие каждого из сервисов. Хотя системы работают независимо, их интеграция требует согласованных действий при обновлениях и изменениях.

Помимо этого многие обновления выполняются автоматически. Чтобы это не вызывало проблем, перед запуском системы проводится тестирование. Оно помогает убедиться, что все части программы работают правильно.

Этот принцип работы напоминает микросервисный подход, где каждый процесс выполняется в рамках отдельного сервиса.

Подход подразумевает переход от старых или менее эффективных систем к новым, более продвинутым решениям, которые лучше отвечают текущим потребностям компании.

Например, многие HR-отделы сейчас активно внедряют ИИ-ассистентов для автоматизации рутинных задач. Такие системы могут проводить первичный скрининг резюме, отвечать на типовые вопросы кандидатов, составлять драфты писем и даже помогать в составлении job-описаний. В нашей практике был случай, когда внедрение ИИ-ассистента позволило сократить время на первичную обработку резюме на 70%, что освободило HR-специалистам около 15 часов в неделю для более важных задач.

Кажется, это самый компромиссный вариант — заменить какое-то из решений на более функциональное, попытаться больше процессов переложить в один из блоков.

Тогда подбор наиболее подходящего IT-ландшафта компании позволяет поддерживать решения в актуальном состоянии.

Однако по нашей экспертной оценке, около 40% новых систем показывают низкую эффективность или вообще не используются из-за недостаточного внимания к процессу внедрения и обучения. Критически важно выстроить правильную систему обучения на стороне заказчика, которая должна охватывать три ключевые группы:

Есть и другие минусы. Пользователи часто противятся внедрению новой системы, так как им нужно заново учиться работать с ней.

Также не все современные системы совместимы с имеющимися данными или программными продуктами. Новые решения могут использовать другие протоколы для обмена данными или использовать другой формат данных. Это затрудняет сохранение их целостности, значит, при переходе на новую систему устаревшая информация может «потеряться».

Важно отметить, что на практике компании редко используют только один подход к автоматизации HR-процессов. Чаще всего организации комбинируют различные стратегии: объединяют некоторые системы, интегрируют отдельные платформы и постепенно заменяют устаревшие решения более современными и функциональными инструментами.

Такой гибкий подход позволяет максимально эффективно адаптировать цифровые решения под меняющиеся потребности бизнеса, минимизируя риски и издержки при цифровой трансформации HR-процессов.

За стремлением к быстрой автоматизации часто скрываются ловушки, которые могут привести к ненужным затратам и ошибочным решениям. Именно поэтому важно не только выбрать правильные инструменты, но и избегать типичных ошибок.

Рассмотрим две из самых распространённых ошибок, которые компании допускают при внедрении цифровых решений:

Часто решения по автоматизации принимаются без оценки того, насколько это релевантно, применимо к конкретному бизнесу. Нет смысла тратить большое количество усилий и времени, если технология не нужна компании в текущий момент времени.

Например: компания «Х» решила сделать мобильное приложение для своих внутренних систем. С одной стороны, многие компании считают такие приложения необходимыми, особенно если большая часть их сотрудников работает удаленно.

Но в компании «Х» все работают в офисе, и мобильное приложение им не нужно.

Получается, что разработка приложения будет просто дорогой игрушкой, которая не приведёт к ускорению или оптимизации процессов.

Компании часто внедряют автоматизацию хаотично, без четкого плана действий. Это приводит к несогласованности между подразделениями и нерациональному использованию ресурсов. План цифровизации должен объединять все инициативы по автоматизации процессов в единую стратегию развития компании.

Когда бизнес растет, появляются новые процессы, требующие цифровизации. Важно своевременно выявлять эти потребности и включать их в общий план развития IT-инфраструктуры. Для разработки эффективной стратегии цифровизации можно привлечь внешних консультантов.

Автоматизация может существенно улучшить работу компании, но только при условии, что она внедряется с учетом реальных потребностей бизнеса.

В конце снова подсветим важные аспекты, на которые стоит обратить внимание перед внедрением автоматизации HR-процессов своей компании.

Помните, что это должен быть продуманный и осознанный процесс, который помогает компании работать быстрее и эффективнее, не создавая новых проблем.