Автоматизация корпоративного портала или как использовать Битрикс24 на максималках

Как одному продакт-менеджеру удается создавать в конструкторе Битрикс24 десятки микросервисов для сотрудников Института развития в жилищной сфере, рассказала Татьяна Исаева, главный специалист подразделения «Пользовательские сервисы» ДОМ.РФ

ДОМ.РФ — уникальный пример госкомпании, в которой работать удаленно проще, чем кажется. Благодаря корпоративному интранету — экосистеме сервисов на базе собственных ИТ-решений — сотрудники Института развития могут в любом месте работать комфортно и эффективно, получать доступ к документам и продуктам компании. Рассказываю просто и понятно, как именно создаются те самые звенья экосистемы — микросервисы в конструкторе Битрикс24.

Наша внутрикорпоративная экосистема соревновалась с такими международными гигантами, как Adobe и DHL, Центральным банком Сингапура, компаниями-представителями банковской сферы, ритейла, энергетики и других высокотехнологичных отраслей экономики.

Работаешь удаленно, но решил выйти в офис? Забронируй рабочее место в коворкинге! Согласовать выход на работу с руководителем через портал можно «в два клика». Кроме того, удалёнщикам доступны удобные локеры для хранения вещей, так что лишнего с собой можно не таскать.

Собираешься в отпуск? Заполни заявление на портале! Никаких бумаг, сканирования и пересылки документов по почте. «Два клика», и можешь отдыхать.

А одной из главных побед в борьбе за автоматизацию рутинного труда я считаю серию микросервисов для кадровой службы. Мне удалось оптимизировать такие процессы, как трудоустройство, перевод, увольнение. Это я называю «косвенной автоматизацией»: для пользователя визуально ничего не изменилось, но работа HR-специалистов стала быстрее и качественнее. Это напрямую влияет и на уровень удовлетворенности пользователя.

Сервисы ДОМ.РФ — не просто красивая оболочка, форма с информацией, которую в последствии кадровой службе придется вносить вручную в какой-нибудь эксель-файл. Наши сервисы — полностью автоматизированы, удобны для пользователей, руководителей, исполнителей и заказчиков — специалистов кадровой службы, бухгалтерии и других.

Коллеги из ИТ-подразделения всегда готовы нас поддержать и предоставить команду полного цикла с аналитиками, дизайнерами и разработчиками. Но речь в этом посте пойдет о том, что создать десяток микросервисов в квартал под силу всего одному продакт-менеджеру. Это я точно знаю, потому что сама и являюсь автором большинства сервисов ДОМ.РФ, которыми теперь каждый день пользуются мои коллеги.

Чтобы собрать сервис, мне достаточно получить ТЗ у заказчиков, приоритизировать проблемы на общих встречах с коллегами и забрать проект в работу. Будущий прототип бизнес-процесса я создаю в конструкторе, провожу демонстрацию заказчикам, докручиваю все до идеала. И вуаля! Сервис готов. При этом не тратятся ни ресурсы ИТ-команды, ни финансовые, если не считать зарплату продакта. Такой подход позволил быстро оптимизировать работу коллег, а ДОМ.РФ – стать передовой компанией в области цифровизации интранета.

Наши проекты решают самые разнообразные задачи всех подразделений компании. Есть сервисы, которыми пользуется вся группа компаний ДОМ.РФ. Есть и те, что предназначены для одного конкретного подразделения. Например, проект по регистрации участников на обучающие мероприятия для команды «Обучение». Его реализация исключила излишние коммуникации, ведение учета почтовых адресов в экселе для коллег из «Обучения», а значит, сократились и трудовые затраты, ускорились все процессы от подачи заявки до проведения мероприятия. Проект позволил собирать статистику и вести отчетность прямо на портале, да и для пользователей процесс регистрации стал проще и понятнее. Так, можно выбрать интересующее мероприятие в календаре и сразу на него зарегистрироваться.

На рисунке представлена часть бизнес-процесса обходного листа в Банке ДОМ.РФ, собранного в конструкторе Битрикс24. Ветвей так много, потому что процедура подразумевает параллельное согласование разными подразделениями.

У группы «Подбора» есть сервисы, повышающие качество подбора и найма персонала, а также улучшающие процессы адаптации новых сотрудников. Мне удалось воссоздать цикл процессов, автоматизирующих работу рекрутера по трудоустройству. Начиная с публикации вакансий в социальных сетях и заканчивая сбором обратной связи у руководителя по выходу нового сотрудника. Я знаю, что работа рекрутера не заканчивается на трудоустройстве, поэтому предусмотрительно сделала пул сервисов, связанных с увольнением. На конструкторе бизнес-процессов я собрала сервис, оценивающий качество закупки, сервис учета кадровых задач и даже матрицу обучения для розничной сети Банка ДОМ.РФ. Во всех бизнес-процессах настроены уведомления и предусмотрено создание отчетности.

За полтора года мной было создано более 50 микросервисов. Самые востребованные: регистрация на мероприятия, заявление на перечисление заработной платы, калькулятор программы ДМС, подача заявлений на компенсацию за занятия спортом. Недавно удалось создать HR-помощника, который заменяет привычную коммуникацию с кадрами в WhatsApp и почте. Для сотрудников он стал «единой точкой входа», а для сотрудников кадровой службы — удобной системой, содержащей всю необходимую информацию о сотруднике, с функцией быстрых ответов и возможностью их редактирования. Кроме того, чат-бот может записать на ПЦР-тестирование, предложить удобные филиалы клиник.

Потребность в автоматизации крайне высока, так как загрузка команды не позволяет оперативно брать новые задачи в работу. В результате их количество постоянно растет, бывает, что они месяцами ждут своей очереди, а заказчики выражают недовольство. Проведение закупок и поиск подрядчиков — процесс небыстрый и непростой для госкомпании. Рутинный труд, требующий автоматизации, приводит к выгоранию сотрудников и снижению эффективности работы всей компании. И либо ты переходишь в режим «А кто, если не я?», либо ждешь приоритизации своей задачи в JIRA и месяцы до ее реализации. В своей работе я всегда отдаю предпочтение потребностям пользователя, поэтому берусь за проект самостоятельно, тестирую и продвигаю его после запуска. Вот что я называю «автоматизация с минимальными усилиями».

Такой подход позволяет не ждать разработчиков месяцами, а закрывать потребность здесь и сейчас. Чтобы сохранить высокий уровень автоматизации в компании, необходимо оперативно реагировать и быть гибким. Для того, чтобы собирать бизнес-процессы, не нужно программировать. Я самостоятельно изучала процесс работы с блоками в конструкторе, собирала информацию, обращалась к опытным коллегам из ИТ-подразделения. Теперь легко могу автоматизировать практически любой процесс на конструкторе Битрикс24.

Первостепенная задача при разработке сервиса — понять боль заказчика и предложить решение на конструкторе, легкое в разработке и понятное в использовании. Для решения более сложных проблем я всегда могу поставить задачу разработчику в JIRA, который внесет правки в код и докрутит существующий сервис под запрос заказчика.

К примеру, это может быть форма на портале, которую заполняет сотрудник. Персональная информация в бизнес-процесс подтягивается автоматически. Затем эта форма уходит на согласование его руководителю. Руководитель ее может принять или отклонить. Так появляются первые два пути развития процесса или две ветки в конструкторе соответственно. После согласования информация уходит ответственному лицу для внесения дополнений. Каждый шаг в бизнес-процессе сопровождается уведомлением на почту. Допустим, я хочу, чтобы в календаре создавалось событие или чтобы данные уходили в 1С. А может, нужно сделать цикл или отложенное событие. Можно добавить параллельное/последовательное согласование/делегирование. Или сделать изменение самого документа, поиск какого-либо значения из другого реестра документов. Хоть возможности конструктора и ограничены, его функционал позволяет автоматизировать практически любую задачу.

На рисунке представлена часть бизнес-процесса по поиску и присвоению свободного/рандомного локера для сотрудников Банка ДОМ.РФ и непосредственно Института развития (для сотрудников этих направлений подразумеваются отдельные зоны в коворкинге).

Здесь есть и циклы, которые будут повторять определенные действия, пока не освободится нужная ячейка, и инструмент поиска локера в реестрах по заданным параметрам (организация, статус ячейки), и условия, которые предполагают разный ход событий и уведомлений в зависимости от ситуации (есть свободный локер на данный момент или нет). Ранее коллеги из АХО были вынуждены вести списки вручную, а процесс бронирования и отмены происходил через почту. Коллегам требовалось автоматизировать процесс бронирования и сделать его полностью автономным, без участия сотрудников.

Я создала страницу в каталоге сервисов ДОМ.РФ, продумала механизм бронирования и ведения автоматического реестра локеров на портале, где в режиме реального времени меняются их статусы. Теперь сотрудникам и коллегам из АХО автоматически приходят уведомления. Все это я сделала с помощью конструктора примерно за неделю.

Плюс конструктора еще в том, что все сервисы представляют собой некий реестр элементов (списки), где удобно фильтровать по любому столбцу, а весь итог всегда можно выгрузить в эксель или создать из этих данных цифровой дашборд.

Вот тут можно увидеть пример дашборда, собранного на основе данных пула сервисов, связанных с COVID-19.

Вот так силами одного продакт-менеджера удалось создать удобный продукт. Без дополнительного бюджета, закупок, подрядчиков, растраты ресурса команд, приоритизации задачи наряду с не менее важными проблемами. Не потребовались и месяцы разработки, верстки, согласования дизайн-решений. Создание сервисов с помощью конструктора — универсальный способ найти решение проблемы со статусом «это нужно было еще вчера». Большая часть сервисов рассчитана на всех сотрудников компании, а это более 6 тыс. человек. В целом около 90% сотрудников пользуется сервисами Института развития и Банка ДОМ.РФ, которые создала именно я.

Можно долго дискутировать, правильный ли это подход — создавать десятки микросервисов самостоятельно, силами одного специалиста. Среди минусов: стандартный дизайн, который сложно кастомизировать, ограничения со стороны конструктора на реализацию всех пожеланий к технической составляющей. Иногда разработать микросервис для решения конкретной задачи вовсе не представляется возможным: либо логика работы заведомо нарушена, либо требования заказчика не позволяют воплотить задуманное в жизнь. Зато микросервисы закрывают потребность заказчика, если уж не на 100%, то как минимум на 90%. Другой минус в том, что на одном человеке — «авторе» микросервиса — лежит огромная ответственность не только за создание, но и за поддержание жизнедеятельности. Однако фактор скорости при должной внимательности и ответственности дает этому подходу не просто право на жизнь, а приоритет над долгой разработкой.