Как всё успеть: 7 эффективных методов тайм-менеджмента
Когда на вас наваливается целая гора дел, хочется, чтобы в сутках было 48 часов. Но есть более реальный способ разобраться с задачами — тайм-менеджмент.
Чаще всего проблема лежит в неумении грамотно распределять задачи и управлять своим временем. Тайм-менеджмент — целая наука, которая поможем вам справиться с этой проблемой.
Методы тайм-менеджмента разработаны таким образом, чтобы оптимизировать и удобно организовать ваше время. Существует много разных техник, о которых мы расскажем в этой статье. А вы сможете выбрать для себя наиболее подходящую.
Базовые принципы тайм-менеджмента
Все методы тайм-менеджмента строятся на трёх базовых принципах:
1. Расстановка приоритетов. Сначала определяем, насколько задача срочная, нет ли других, более важных дел.
2. Планирование. Нужно составить мини-план: когда вы начнёте выполнять задачу и сколько примерно времени должно на неё уйти.
3. Структурирование. Определите для себя критерии, по которым вы будете оценивать степень готовности задачи и полученные результаты.
Теперь, когда мы разобрались в основе, можно приступить к обзору самих техник.
7 методов тайм-менеджмента
1. "Съешь лягушку!"
Так называется метод Брайана Трейси — канадо-американского оратора и бизнес-тренера. Конечно, живых лягушек есть не придётся. Их место займут самые тяжелые задачи, ведь их выполнение такое же неприятное, как поедание этих бедных земноводных (французы здесь поспорят).
Суть в том, чтобы выполнить все самые трудные дела в первой половине дня, когда у вас ещё много сил. Вы не будете весь день портить себе настроение мыслью о неприятной задаче, а эйфория от того, что самое сложное позади, придаст сил для решения более мелких и простых дел.
2. Деление большой задачи
Такой способ ещё называют "поедание слона по кусочкам" (что поделать: в тайм-менеджменте все хотят кого-то съесть). Суть в том, чтобы взять одну крупную задачу и разделить её на множество мелких. "Порционно" можно справиться с любой задачей, она уже перестаёт казаться неподъемной.
Например, ваша цель — стать топовым специалистом в своей области. Для этого вам нужно повысить свои скиллы, собрать портфолио и успешные кейсы, поучаствовать в различных проф. конкурсах и форумах. Чтобы выполнить эти задачи, придётся пройти дополнительное обучение, улучшить своё резюме, найти заказчиков и т.д.— таким образом, цель делится на удобные "кусочки". У кого-то они будут крупнее, у кого-то поменьше — ориентируйтесь на свои ощущения.
3. Матрица Эйзенхауэра
Это простая, но рабочая схема, которая делит задачи на срочные и важные. Матрица представляет собой четыре квадрата: они получаются при пересечении осей "важно - не важно" (ось Х) и "срочно - не срочно" (ось Y).
Пользоваться матрицей очень легко: просто распределите свои задачи по её квадрантам.
Первый квадрант — "важное и срочное". Это задачи, которые нужно выполнить максимально быстро, их нельзя откладывать.
- Второй квадрант — "важное, но не срочное". Сюда относятся важные задачи, на выполнение которых есть много времени. Например, если вам нужно сделать большой серьезный проект, он будет располагаться как раз во втором квадранте.
Третий квадрант — "срочное, но не важное". Обычно это повседневные задачи (в том числе домашние), которые нужно выполнить, но они не очень важные. Чаще всего именно такие дела можно кому-то делегировать.
- Четвертый квадрант — "несрочное и неважное". Такие задачи можно совсем убрать из плана, особенно если у вас много дел в первом и втором квадранте. Но иногда их можно выполнить — если они приносят удовольствие. Например, сходить на фильм, который вы долго ждали или посетить новый бар.
4. Тайм-менеджмент по хронотипу
Об этом методе рассказал кандидат медицинских наук и клинический психолог — Майкл Бреус. Он разделил людей на 4 хронотипа, исходя из которых, каждому следует индивидуально планировать свой рабочий ритм.
- «Медведи». Просыпаются в 7-11 утра, пик продуктивности с 11 до 18 часов, а отход ко сну не позднее 23 часов.
«Львы». Самостоятельно просыпаются очень рано - с 5:30 до 10 утра, продуктивны с 10-17, а ложатся спать до 22:30.
- «Волки». Это привычные нам "Совы"— им тяжело просыпаться, но нужно постараться встать хотя бы до 12:00, эффективно работают до 20 часов и идут спать в 00:00-1:00.
«Дельфины». У этих людей довольно беспокойный режим сна. Даже если они встают с 6-10 утра, то легко могут уснуть обратно. Чтобы спокойно уснуть до 00:00, им нужно не отвлекаться на гаджеты, убрать их за 2 часа до сна. Наиболее продуктивны с 10 до 18 часов.
5. Техника Pomodoro или "Метод помидора"
Это метод фиксации времени, который разработал Франческо Чирилло. Его суть в том, что часть времени вы работаете, а часть — отдыхаете. Это должны быть чётко ограниченные промежутки.
В случае с Pomodoro, время одного "помидора" — 30 минут, из них 25 вы работаете, а 5 — отдыхаете. Нужно совершить 4 таких цикла работы и отдыха, чтобы сделать крупный 30-минутный перерыв.
Кстати, метод назвали "Pomodoro" в честь кухонного таймера-помидора (его полный цикл составлял полчаса).
6. Одна задача в один промежуток времени
В 2009 году исследователи Стенфордского Университета провели эксперимент, в котором выяснили, что если человек одновременно выполняет несколько интеллектуальных дел, например, придумывает сценарий и составляет контент-план, то он хуже концентрируется, думает и запоминает.
Намного эффективнее выделить одну задачу в один промежуток времени, и сконцентрироваться только на ней. Исключение - совмещение физической и умственной активности. Например, если бегать на дорожке в спортзале и придумывать темы для конференции - одно другому не помешает.
7. Канбан
Для канбана вам понадобится таблица с тремя столбцами: "нужно сделать", "В работе" и "Сделано". Вы можете сделать и большее количество столбцов, если для ваших задач нужно больше этапов.
Изначально все дела находятся в "нужно сделать", затем переносятся во “в работе” и на финальном этапе — в "сделано". Благодаря такому методу вам будет проще отслеживать свои задачи, визуализировать их и рассчитывать свои силы.
Приложения для управления временем
Мы составили небольшой список приложений, которые помогут вам протестировать методы, о которых мы рассказали, в удобном формате.
Trello — бесплатная канбан-доска для работы в команде и личных нужд.
Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер.
- Todoist — планировщик для разных методов планирования (можно настроить под матрицу Эйзенхауэра).
Notion — база данных для хранения и систематизации всего.
- Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете смартфон, на его экране растет красивое дерево. Если разблокировать телефон раньше времени, то дерево погибнет.
Попробуйте все методы и поймите, какой действует наиболее эффективно именно для вас. Также можете рассказать о других методах, которые мы не упомянули в статье (возьмём их на заметку).
Подписывайтесь на наш телеграм-канал "Digital squad". Там мы ежедневно публикуем все важные обновления, новости и статьи, связанные с SMM, рекламой, digital и не только.
Все книги по тайм менеджменту в одной статье, не дурно
Рады, что Вам понравилось :) Спасибо!
Классная статья, спасибо! Репостнул в наше сообщество👍🏻
Только хотел добавить, что Trello и Notion потихоньку отваливаются с нашего рынка, лучше обратить внимание на российские сервисы.
Например WEEEK не страшны никакие штормы. Плюс, у нас таск-менеджер и база знаний в одном месте😉 https://weeek.net/ru
Спасибо! Даа, тоже потихоньку ищем отечественную замену. Ваш таск-менеджер тоже попробуем)
А ещё пишите нам, поможем с рекламой. У нас агентские аккаунты с кешбэком от рекламного бюджета и отличная support-команда ;)
https://todorant.com забыли
Функционал и интерфейс выглядят неплохо) А что вам особенно в нём нравится? Если сравнивать с бесплатными аналогами