Почему без цифрового табелирования нельзя внедрять WFM? FAQ для тех, кто хочет понимать

Начнем с базы. Автоматизация любых процессов – всегда стратегия. Точечное внедрение сервисов для решения конкретных проблем возможно, однако их эффективность будет крайне низкой. Чтобы все получилось, автоматизация должна охватывать ключевые этапы и увязывать все цифровые сервисы в единую систему. И WFM – идеальный пример работы этого правила.

Как цифровая система управления рабочим временем WFM гораздо больше цифрового табелирования. Цифровое табелирование — базовый компонент всей WFM-системы. Бесполезно требовать от годовалого ребенка прыгать с шестом, если он ещё не умеет ходить. Сначала нужно наладить автоматизированный сбор достоверных данных, научиться сравнивать их с планом, оптимизировать рабочее время менеджеров, освободив их от ручного табелирования, и настроить аналитику. А уже потом переходить к биометрии, долгосрочному планированию, мотивации и бирже смен.

Заказчиком WFM выступает HR, и он же в первую очень заинтересован в введении цифрового табелирования. Если директора в большинстве своем фокусируются на общей эффективности компании — на продажах, закупках, производствах, — то HR, и это логично, работают с людьми и человеческим капиталом. Наш опыт показывает, что именно эйчары становятся апологетами «умного» цифрового табелирования, а затем и драйверами дальнейших изменений, которые приносят удовлетворение и отдельному сотруднику, и руководителю, и акционерам.

Бывает, что к нам приходит клиент, который уже внедрил WFM-решение (самописное или от другого вендора), но оно у него почему-то не работает. Или же получается совсем не то, что хотели (в плохом смысле):– высокие продажи обеспечивают одни и те же лица;

– кадры утекают;– и с «ошибками подбора» не так просто развестись.

Наступает разочарование в WFM как инструменте. А все потому, что важно не просто внедрить инструмент — важно, чтобы появилась база данных, с которой этот инструмент будет работать.

Цифровое табелирование должно стать не просто системой учёта, а инструментом для сбора аналитики, контроля и развития бизнеса. Разберем его конкретные преимущества.

1. Прозрачность и понимание рабочих процессов

Мы начинаем собирать информацию, как люди ходят на работу. Есть ли нарушения графиков, есть ли перекосы. Кто отрабатывает больше времени и “тянет” всю торговую точку, а кто работает меньше запланированного. Нагрузку удаётся сделать более равномерной.Если брать за пример ритейл, то проблемы в продажах могут быть связаны не с низким покупательским трафиком или другими внешними факторами, а с тем, что в этот момент на точке банально не хватает людей.

Кейс 1

В Goodt обратилась федеральная аптечная сеть. Запрос – настройка гибких графиков и регулировка нормирования рабочего времени. Цель – убрать простои и повысить производительность в «горячие» часы. Но оказалось, что для решения задачи нет важного пласта данных – понимания, сколько времени каждый сотрудник отрабатывает в конкретной аптеке. Тогда мы честно предложили начать проект с цифрового табелирования, а уже потом собрали данные, проанализировали их и заложили в систему мотивации. Сеть перешла на почасовую оплату труда, роли сотрудников стали четче, выявились эффективные часы, и оплата за них стала выше, чем за часы простоя. Затраты на заработную плату сократились, а графики сотрудников стали гибкими.

На производстве или в сервисных компаниях сложности другие.

Кейс 2

К нам обратилась компания, которая занимается пищевым производством. Большой завод, высокая сезонность. Строгая система рабочих смен, всех привозят на автобусах в положенное время и увозят на них же тогда, когда запланировано. Но на этапе обследования аналитики выловили интересный момент: оказалось, что большинство сотрудников брали отпуска осенью – в самый пиковый сезон. Компании приходилось привлекать внешний персонал, чтобы закрывать дефицит. Это помогло отрегулировать загрузку сотрудников и скорректировать график отпусков в соответствии с сезонной нагрузкой. Как итог, экономия на аутстаффе и оптимизация ФОТ.

2. Удешевление рабочих процессов

Сокращение затрат на ФОТ — лишь один из процессов, на которых можно экономить. В обоих кейсах, которые мы описали выше, изменения касались графиков сотрудников в течение рабочего дня и в течение года. Но можно влиять и на другие показатели.

Например, запустив цифровое табелирование и настроив аналитику, можно повысить SLA (Service Level Agreement) в сервисной компании. Сопоставив пиковый трафик, роли и график сотрудников, можно добиться сокращения времени на обслуживание каждого посетителя и при этом повысить качество клиентского опыта.

Кейс 3

Проанализировав работу одной очень крупной сервисной компании, работающей по всей России, мы заметили, что в одно и то же время в одной точке может быть пиковая загруженность и очереди, а в другой – расположенной неподалеку – полный штиль. Соответственно, часть сотрудников из второй точки на эти часы можно перенаправить в первую, и это поможет быстрее обслуживать клиентов. В этом случае «стоимость» одного посетителя для сервиса существенно снижалась.

3. Результат появляется очень быстро

Как только вы запустите цифровое табелирование, у сотрудников не останется выбора – им придется стать более ответственными, соблюдая график. Плюс благодаря инструментам биометрии обманывать систему больше не получится. Поэтому трудовая дисциплина неизбежно и постепенно будет расти. Особенно, если вы совместите цифровое табелирование и программу мотивации. Тогда результат соблюдения дисциплины будет напрямую отражаться на росте заработка.

4. Снижение нагрузки на HR и менеджеров

Вы настраиваете цифровое табелирование один раз. Данные больше не придется вводить вручную. Система будет их автоматически собирать, сопоставлять с графиками и передавать в кадровую систему для расчета зарплаты. Ошибки и отклонения от трудовых графиков система будет отлавливать тоже самостоятельно.

Самый простой способ фактического учета времени – биометрия: по лицу, отпечаткам пальцев, рисунку вен. Goodt WFM дает возможность внедрить инструменты для практически любого типа биометрии и без установки дополнительного оборудования. Авторизация может проходить через корпоративные или личные планшеты, смартфоны или через потоковое распознавание с помощью камер, которые вы устанавливаете — например, на проходной.

Но важно понимать, что не все сотрудники хотят передавать биометрические данные. Для компаний сейчас всё тоже стало чуть сложнее: если вы собираете биометрию, то по закону от 29.12.2022 № 572 ФЗ вы обязаны передавать все эти данные в единую государственную базу. И за получение и обмен данными вам нужно заплатить дополнительно.Альтернатива – QR-коды, предлагающие такую же достоверность данных. Как это работает? Мы создаем связку «ID сотрудника — геотег — генерируемый QR-код». Придя на работу, сотрудник просто считывает QR-код с помощью любого мобильного устройства с интернетом и камерой и чекинится на рабочем месте. Подделать эту связку практически невозможно.

Дальше вы можете строить единую систему управления рабочим временем сотрудников ровно под те бизнес-задачи, которые важны именно для вашей компании. Можете добавлять прогнозирование нагрузки и планирование персонала под эту нагрузку, систему мотивации. Можно внедрить биржу смен и личный кабинет контрагента, чтобы эффективно работать с аутстаффом. И наконец, запустить долгосрочное планирование персонала, чтобы удерживать устойчивость в пики сезонной нагрузки.

Goodt WFM спроектирована таким образом, чтобы система была гибкой и кастомизируемой. Все модули самостоятельны и при этом легко соединяются между собой или интегрируются с другими цифровыми сервисами. И цифровое табелирование бесшовно и легко «смонтировать» с другими модулями нашей WFM системы. Эти связки создают кумулятивный эффект.

Если вы не знаете, с чего начать автоматизацию процессов управления, или наоборот, хорошо понимаете, что вам нужно, закажите бесплатную консультацию наших специалистов. Мы обсудим задачи и выстроим план внедрения конкретно под ваш бизнес.

https://goodt.me/wfm/