От хаоса в мессенджерах к цифровому офису: как объединить 2000 сотрудников из 9 регионов на одном корпоративном портале и забыть про «пишите на почту Иванову»

Сценарий до боли знакомый: у сотрудника срочный вопрос, а коллега, который может помочь, находится где-то за 1000 км. Пишем ему на почту — ждем. Не ответил? Звоним. Трубку не берёт. Пишем в мессенджер. Наконец, коллега отвечает: «Напиши на почту Иванову». И всё начинается заново. В статье показываем на реальном кейсе, как раз и навсегда избавиться от таких ситуаций.

ОССП (Объединённые системы сбора платы) — крупнейший оператор платных автодорог в России. Компания обслуживает более 1101 км трасс. Главный офис в Москве, часть сотрудников находятся в 9 регионах — от офисов в Центрах управления дорожным движением (ЦУДД) до пунктов взимания платы (ПВП) вдоль трасс. В штате — 2000 человек.

При такой структуре невозможно просто зайти с вопросом к коллеге в соседний кабинет. У кого-то вопрос по смене, у кого-то — по бухгалтерии, у кого-то — по техподдержке. Только вот бухгалтер в другом регионе, функциональный руководитель на другом участке, а кто отвечает за кадровые документы конкретного сотрудника — вообще загадка.

Как общались раньше? Через электронную почту и мессенджеры. Казалось бы, удобно, но на деле — сплошной хаос:

❌ Сообщения теряются в переписке.

❌ Нет единой базы сотрудников.

❌ Данные и файлы — в личных чатах.

❌ Обсуждение рабочих вопросов с госзаказчиками через сторонние сервисы — прямое нарушение требований безопасности.

А самое главное — никто не чувствует себя частью единой команды. Сотрудники замкнуты в своих маленьких «инфопузырях»: знают только коллег по смене и максимум ближайший участок дороги. Для многих ОССП — это 30 человек в их здании, а не две тысячи по всей стране.

В какой-то момент стало очевидно: так больше нельзя. Нужно общее пространство, где все будут на связи, где коммуникация — не проблема, а часть рабочей среды. Так в компании начался проект по внедрению корпоративного портала Битрикс24. Проект реализовал digital-интегратор QSOFT.

Когда в ОССП начали думать о корпоративном портале, видение было такое: «Хотим свою соцсеть. Такую, чтобы все были на связи и чувствовали, что работают в одной команде». Нужна не просто платформа для новостей или задач, а что-то более человечное — с личными профилями, внутренними чатами и живым, понятным интерфейсом.

📌 Главная страница с новостями — не просто новостная лента, а полноценный навигационный хаб. Здесь можно увидеть обновления по всей компании или включить фильтр и читать только новости по своей трассе, ПВП или региону. Это особенно важно, когда сотрудники территориально распределены.

📌 Профили сотрудников — теперь не нужно гадать, кто твой бухгалтер, HR или руководитель. В карточке сотрудника сразу указаны все ответственные за него. Плюс контактная информация, должность, подразделение и даже личные интересы.

📌 Виджеты для мотивации — простые, но работающие фишки: «До зарплаты осталось...» и «До отпуска осталось...». Плюс блоки с днями рождения, которые помогают не забывать поздравить коллег. Небольшие детали, которые делают портал более дружелюбным.

Сначала — с осторожностью. Средний возраст сотрудников ОССП — 44 года, многие не имели дела с подобными системами. Но что удивительно — уже на этапе тестового запуска некоторые сотрудники сами начали искать доступ к порталу, делиться ссылкой в чатах и даже настраивать профили до официального запуска.

Это был важный сигнал: портал получился удобным и нужным. Даже те, кто скептически относился к цифровизации, втянулись и стали активными пользователями.

Так в ОССП появилась своя «соцсеть» — не для развлечения, а для реальной работы и живого общения между коллегами из разных уголков страны.

Внутренний мессенджер на базе Битрикс24 стал для компании стандартом общения по всем рабочим вопросам:

📌 Чаты — личные и групповые, с быстрым поиском сообщений, файлов и возможностью подключать к переписке нужных коллег.

📌 Видеозвонки — прямо через портал. Больше не нужно перекидывать друг другу ссылки на созвоны. Один клик по событию в календаре — и вы на планёрке. Система сама напомнит о встрече уведомлением заранее.

📌 Автоматические уведомления — приходят по задачам, приказам, отпуску, расчётным листкам и другим событиям. Теперь ни одно важное сообщение не потеряется.

📌 Безопасность — всё происходит внутри защищённого корпоративного контура, без рисков утечки.

Операционный директор компании первым начал проводить все совещания только через портал. Он оценил, насколько проще стало работать: «Не надо никого собирать, не нужно ссылок и настроек — всё быстро, понятно и под рукой».

А ещё ОССП тестирует возможность пригласить к общению через портал внешних партнёров — в первую очередь госзаказчиков. Это особенно важно, потому что такие коммуникации должны проходить только в защищённой среде. В компании рассматривают инструмент Битрикс24 Коллабы, чтобы безопасно подключать внешних участников к чатам и видеозвонкам без доступа ко внутренним данным компании.

Раньше в ОССП, чтобы найти контакты нужного человека, приходилось открывать огромный Excel-файл. В нём вручную обновляли информацию: кто в каком отделе работает, какие у него контакты, кому он подчиняется. Проблема была в том, что база становилась неактуальной: кто-то перешёл в другой отдел, чей-то номер поменялся, а ещё этих Ивановых в компании штук пять.

Если очень повезёт, нужный человек всё-таки найдётся. Если не повезёт — можно случайно написать не тому. Или вообще не написать, потому что ты так и не понял, где искать.

Теперь всё иначе.

В Битрикс24 визуальная структура компании встроена прямо в портал. Сотрудники сразу видят:

✅ Кто работает в каком подразделении и кому подчиняется.

✅Кто за что отвечает — можно зайти в профиль сотрудника и узнать о его должности и руководителе.

✅ Поиск в разделе оргструктуры работает по имени, должности, отделу — находишь нужного человека за секунды.

Когда в ОССП только заговорили о корпоративном портале Битрикс24, никто не ожидал, насколько сильно он повлияет на культуру всей компании. То, что начиналось как попытка упростить коммуникацию, превратилось в новый стиль работы, в котором технологии стали не помехой, а опорой.

Сотрудники перестали быть точками на карте длиной в 1101 км. Они стали частью единой команды.

А впереди — новые планы. Подключение всех регионов к порталу, интеграции с другими сервисами, внедрение мобильного приложения, автоматизация заявок на бронирование переговорных в офисах, цифровые карты офисов и пунктов взимания платы — чтобы портал стал ещё и путеводителем по подразделениям компании в офлайне.

Так корпоративный портал Битрикс24 стал для ОССП не просто системой. Он стал пространством, в котором компания живёт каждый день.