Контроль выполнения задач сотрудниками
Как быть требовательным, но не грубым, чтобы получить результат? В этой статье ниже вы получите понимание того, как нужно правильно осуществлять контроль выполнения задач сотрудниками . Также ниже представляем для вас два готовых для внедрения шаблона — «График плановых совещаний в компании» и «Регламент проведения эффективных планерок». Наглядно это вы увидите ниже.
- В предыдущих статьях нашего блога мы рассмотрели, какие существуют системы мотивации — премии, поощрения и др., а еще санкции — эффективный метод мотивирования. Это также помогает контролировать процесс работы.
Ниже мы поговорим о самой неприятной работе в управлении — рутинной деятельности, которая осуществляется ежедневно и еженедельно, чтобы вся команда слаженно двигалась к достижению цели. Эту постоянную работу руководителя нельзя игнорировать или недооценивать — это важно. Читайте далее.
Рутинная деятельность руководителя: слаженная работа всего коллектива
Рутинная деятельность руководителя ПРИНЦИПИАЛЬНО важна для эффективной работы всего коллектива. Правильность ее организации ПОЛНОСТЬЮ зависит ТОЛЬКО от руководителя. Вот простой признак хороших навыков и мастерства руководителя:
- Если операционная работа по контролю выполнения задач осуществляется планомерно, без сбоев, с четкой периодичностью, то руководитель — ОПЫТНЫЙ.
Цель такой постоянной работы — это:
- Точно знать, что происходит в команде
- Отслеживать динамику движения к цели
- Оперативно реагировать на критические отклонения
У предпринимателей часто возникает недоумение: неужели я должен заниматься всей этой рутиной? Ответ такой:
- Если вы на позиции исполнительного директора, то «ДА, должны».
- Хороший руководитель ОБЯЗАН делать эту рутину. В этом его роль и функция.
Поэтому, если вас напрягает рутинная операционная работа, подумайте о том, как нанять себе заместителя и делегировать ему задачи, о которых мы сейчас вам расскажем.
Какие задачи руководитель может делегировать?
Для выстраивания правильного операционного процесса по контролю выполнения задач сотрудниками, вам необходимо определить:
- Периодичность встреч
- Структуру совещаний
Что должны подготовить сотрудники перед встречей
Давайте на примерах разберем каждый пункт.
Раздел «ОПРЕДЕЛЯЕМ ПЕРИОДИЧНОСТЬ»:
- С ТОП-менеджерами — 1 раз в неделю, в крайнем случае, 1 раз в 2 недели. Если периодичность реже, то вы теряете связь с подразделением и велика вероятность получить неожиданные «побочные эффекты» в будущем.
- С линейными сотрудниками — лучший вариант — это летучка каждый день, в крайнем случае, встречи 2-3 раза в неделю.
- С подрядчиками и сотрудниками на совмещении, периодичность — это 1 раз в неделю. Если реже — вы точно потеряете контроль.
Теперь давайте разберем пример графика совещаний, в котором определены даты встреч и эти совещания точно проводятся без пропусков. Вот наглядно файлы графиков совещаний:
В этом графике несколько колонок:
- Название совещания
- День недели
- Время
- Состав — кто из сотрудников должен присутствовать
- Ссылка на гугл-мит — здесь будет указана платформа для встречи или номер переговорной комнаты
- Задачи и решения
Первый блок посвящен общей информации. В нем прописан план совещаний и обсуждения об итогах месяца. Далее прописаны основные совещания, к примеру, планерки по таким направлениям:
- Продажи
- Планирование задач по всем подразделениям
- Исполнение обязательств
- Маркетинг
- Развитие продуктов и запуска нового продукта
Такой график совещаний необходим любой компании, обязательно его сделайте.
Раздел «ОПРЕДЕЛЯЕМ СТРУКТУРУ СОВЕЩАНИЯ»
Эффективное еженедельное совещание состоит всего из 3 этапов:
- Обмен произошедшими изменениями, анонсы.
- Обсуждение фактических цифр по сравнению с планом и генерация гипотез, как проще всего достичь плана.
- Фиксация задач до следующей плановой встречи.
Если вы проводите летучки ежедневно, то их структура следующая:
- Разбор результатов прошедшего дня
- Работа с возникшими сложностями
- Определение приоритетов на день
Ежедневные летучки необходимы для должностей, которые связаны со стрессом или жестким планом. К ним относятся должности:
- По продажам
- Ответственные за производство
- Имеющие связь с жестким планом, который должен быть обязательно достигнут
СТОИТ ЗНАТЬ: Встреча с руководителем — это мотивация для сотрудников, вселение «обоснованной уверенности», что они смогут достичь поставленных целей и результатов. Также, когда необходимо, то такие совещания — это выделение необходимых ресурсов и решение всех возникших проблем сразу на месте.
Раздел «ОПРЕДЕЛЯЕМ, ЧТО ДОЛЖНЫ ПОДГОТОВИТЬ СОТРУДНИКИ ПЕРЕД ВСТРЕЧЕЙ».
Подробнее:
- Это цифры по ключевым показателям сотрудника + % достижения плана.
- Сотрудник должен продумать идеи, что можно было бы сделать, чтобы план был достигнут.
- Запросы на дополнительные ресурсы, которые помогут быстрее достичь результата.
При проведении планерок не включайте негатив и не осуждайте своих работников. Вы, наверняка, знаете, как сложно работать в атмосфере негативных эмоций. Поэтому создание ПОДДЕРЖИВАЮЩЕЙ атмосферы — это ответственность РУКОВОДИТЕЛЯ. Именно в такой атмосфере результаты достигаются лучше всего, а контроль работы сотрудников не похож на сильное давление. В чем еще заключается роль руководителя? Читайте далее.
Роль руководителя: кто это для сотрудников?
Теперь стоит поговорить про вашу роль, как руководителя. Кем вы являетесь для сотрудников? Вот ответ:
- Вы — НАСТАВНИК, МОТИВАТОР, который хочет, чтобы сотрудник пришел к результату, от которого зависит его зарплата.
- Поэтому вы делитесь своим опытом, обучаете, подсказываете возможные решения, задаете вопросы, чтобы сотрудник включал мозг и сам придумывал новые способы и методы для работы.
Например, это могут быть такие вопросы:
- Что можно было бы попробовать еще сделать?
- Как это сделать легче и быстрее всего?
- Какие ресурсы могут ускорить процесс?
- С какими сложностями сотрудник сталкивается и как их проще разрешить?
Руководитель — это и коуч, задающий вопросы, и психолог, понимающий страхи и другие эмоции человека. Вы не давите, а искренне помогаете, чтобы у человека все получилось.
ВАЖНО: В такой работе Наставника нельзя делать работу ЗА человека, нужно только помочь, чтобы У НЕГО все получилось. Тогда он будет вам по-настоящему благодарен.
Подведем итоги
Подведем итог, как организовать процесс по контролю выполнения задач сотрудниками:
- Главное — это четкая и рутинная периодичность. В этом сила и проявление порядка.
- Цель такой работы: ВСЕМИ доступными и экологичными средствами достичь поставленного плана.
- Роль руководителя в этом случае — НАСТАВНИК и МОТИВАТОР, а не надзиратель или что-то подобное.
Также запомните, что не нужно делать работу за человека. Пусть он сам трудится, а вы будете помогать и наставлять, чтобы компания достигла поставленной цели.
У нас есть большая просьба к вам. Если эта статья стала для вас ПОЛЕЗНЫМ и информативным пособием в работе, то она также может пригодиться кому-то из ваших знакомых. Поделитесь с ними этой информацией. Они будут вам ИСКРЕННЕ признательны.
Этот и другие полезные шаблоны вы сможете скачать в нашей бесплатной базе знаний https://lk.tothegoal.ru