Ваш первый помощник: советы по поиску и отбору кандидатов

Привет! На связи Анна Захарченко, CEO Асмарт. Недавно я задалась вопросом: «А не пора ли мне завести помощника?» Ведь ведение бизнеса — это не только большие идеи и стратегические решения, но и множество рутинных задач, которые требуют внимания и времени. Как руководитель компании, я осознала, что многие из этих задач можно и нужно делегировать помощнику, чтобы сосредоточиться на развитии бизнеса.

В определенный момент я поняла, что могу делегировать те задачи, которые, хотя и важны, но не требуют моего непосредственного участия. Вот несколько примеров:

Я поставила четкую границу — помощник занимается только задачами, связанными с бизнесом. Личных поручений, типа покупки памперсов для ребенка, он не выполняет. Максимум, что может быть из личного — это просьба распечатать мне документы.

Помощник — это не просто пара дополнительных рук, это целый набор навыков, которые способны преобразить рабочий день. Я больше не отвлекаюсь на покупку печенья для офиса или подготовку презентаций к выступлениям — сейчас все это за меня делает мой соратник. И да, именно соратник, потому что хороший помощник — это человек, который разделяет с вами вашу миссию и помогает в ее реализации.

Имея такого помощника, вы можете сосредоточиться на стратегии и развитии бизнеса. Время, которое освободилось, можно потратить на анализ новых рынков, развитие бренда или даже на отдых с семьей. Поверьте, счастливый и отдохнувший руководитель — это счастье для всей команды!

Я начала задумываться о найме помощника только тогда, когда задач стало так много, что я просто не успевала отдыхать. Думаю, любой предприниматель понимает, о чем я 🙂

Я выделила несколько признаков того, что пора искать помощника:

Если хотя бы один из этих пунктов про вас, то, возможно, пора искать помощника.

Помощник — это ключ к повышению продуктивности. Делегируя задачи, вы освобождаете себе время для размышлений, стратегического планирования и работы над глобальными целями компании. Вы удивитесь, сколько можно сделать, когда ваше внимание не рассеяно на мелочах.

Кроме того, помощь в решении рутинных задач снизит уровень стресса и улучшит баланс между работой и личной жизнью. Ведь никто не отменял важности времени для себя и семьи. Помощник поможет выстроить концепцию work-life balance, что, в свою очередь, позитивно скажется на вашей продуктивности и настроении.

Перед тем как приступить к поиску, нужно понять, какие именно задачи вы готовы передать помощнику. Проведите небольшой аудит своего рабочего дня, недели или месяца. Выпишите все задачи, которые вам не нравятся, которые вы откладываете, или которые можно делегировать. Это поможет сформировать список обязанностей для вашего будущего помощника.

Например, у вас может быть задача по публикации портфолио на сайте, оформлению постов в соцсетях, проведению опросов команды или подготовке документов. Подумайте о ключевых навыках, которыми должен обладать ваш помощник: грамотная речь, умение работать в многозадачном режиме, адекватность, ценность времени и, конечно, деловая этика.

Рекомендации и связи могут быть полезны, но они не всегда дают нужный результат. Лично мне удобнее размещать вакансии на сайте компании и в личных соцсетях. LinkedIn и HeadHunter — это отличные места для поиска кандидатов, обладающих необходимыми навыками. Также могу порекомендовать специализированные сайты для фрилансеров, такие как Upwork или Freelancer. Они дают доступ к большому количеству квалифицированных специалистов, готовых работать по проектам или на постоянной основе.

Важно также провести глубокое интервью с кандидатами. При собеседованиях я задавала вопросы, которые помогли мне понять, насколько кандидат подходит для работы в моей компании. Например, я спрашивала, как он поступит, если я попрошу его купить памперсы для ребенка. Это помогло оценить его готовность помочь в любых ситуациях, несмотря на то, что задачи касаются только бизнеса.

Постарайтесь понять, насколько кандидат разделяет вашу миссию и как быстро сможет адаптироваться к вашим требованиям.

Помощник может взять на себя множество административных задач: от управления календарем до организации встреч и мероприятий. Например, раньше я сама занималась организацией корпоративов, а теперь это делает помощник.

Кроме того, помощник может выполнять операционные задачи, такие как управление проектами, координация работы команды, ведение документации и отчетности. Например, он может структурировать информацию из голосовых сообщений клиентов и превращать ее в задачи для программистов.

Регулярная обратная связь с сотрудником — ключ к успеху. Мы проводим еженедельные встречи, на которых обсуждаем задачи и приоритеты. Это помогает держать все под контролем и своевременно вносить изменения.

Важно четко определять ожидания и цели. Я всегда фиксирую то, чего хочу достичь с помощью помощника, описываю это в регламенте и передаю ему. Это позволяет достигать результатов и эффективно управлять задачами.

В итоге, помощник — это не просто человек, который выполняет рутинные задачи. Это тот, кто помогает вам сосредоточиться на стратегическом развитии компании, добиваться целей и находить баланс между работой и личной жизнью.

Если вы выделили как минимум 3 пункта из этого списка, возможно, пора подумать о поиске помощника. Это поможет разгрузить вас и повысить эффективность работы.