Как не спугнуть новичка или 10 советов для хорошего онбординга

Все мы знаем, насколько важен правильный старт на новом месте работы. Адаптация — это ключевой этап, который может сильно повлиять на дальнейшую карьеру сотрудника. HR-специалист BSL Вера Золотухина подготовила статью с практическими советами для тех, кто хочет организовать эффективный онбординг и помочь новичкам почувствовать себя частью команды с первых дней.

Новичок - птица пугливая. Большой процент увольнений приходится на период адаптации. В руках HR не просто организовать онбординг хорошо, но и влюбить новичка в свою компанию.

Если держать все шаги в процессе онбординга в голове - рано или поздно какой-то из них забудется, процесс смажется, а новичок расстроится. Составьте инструкцию или чек-лист, по которому будете двигаться в организации.

Наша команда HR уже не первый год пользуется удобным чек-листом, который хранится в базе знаний отдела. Он включает в себя не только задачи HR менеджера после выхода сотрудника в компанию, но и на этапе пре-обординга и до завершения исыптательного срока.

Заранее договоритесь о необходимых встречах (с тимлидом, с РМом проекта, с командой - если необходимо). Расставьте встречи в нужной последовательности так, чтобы новичок был равномерно занят в первый рабочий день. Не забудьте выделить время для изучения процессов и настройки рабочих инструментов.

За день или несколько дней до выхода сотрудника пришлите ему план его первого дня с необходимыми советами и информацией. Так вы снизите его тревожность, ведь он будет понимать, чего ожидать.

Не уходите без ответа, всегда давайте понимание,

когда вернетесь, что будет дальше. Представляйте необходимую информацию, давайте обратную связь. Это важно как в процессе пре-онбординга, так и после выхода нового сотрудника в компанию.

Во время всего периода адаптации мы встречаемся с новичком на 1-1, чтобы предоставлять ему обратную связь и информацию вовремя, ровно как и получать все это от него. Так выглядит план встреч на испытательном сроке.

Позаботьтесь о том, чтобы доступы к рабочим инструментам и инструкциям открыли заранее, и в первый рабочий день новичок уже мог всем воспользоваться. Если необходимо - проконтролируйте предоставление доступов ответственными специалистами.

В онбординге принимают участие разные сотрудники компании и у всех есть своя роль. Специалист по кадрам организовывает оформление, тимлид знакомит с процессами в отделе, системный администратор предоставляет доступы и так далее. В зависимости от принятых правил в вашей компании роли могут быть другими, но это не отменяет необходимости для HR менеджера в координации всех участников. В идеальном случае - у вас есть инструкция с планом действий для каждой роли и они все знают, что им нужно делать, когда выходит новичок.

Для удобства мы используем нотификации в календаре google. Мы создали отдельный календарь “Выход нового сотрудника”, доступ к которому есть у тех сотрудников, которые обычно участвуют в онбординге (HR, системные администраторы, специалисты по кадрам, тимлиды и другие). В инструкцию по пре-онбордингу для HR входит создание нотификации о выходе нового сотрудника. Мы создаем мероприятие и называем его примерно так: “Выход: Иванов И. (QA engineer)”. В описании к нему пишем всю необходимую информацию (имя и фамилия на латинице - для создания учеток, локация, формат работы и другие детали). Ставим отметку “Весь день”, и мероприятие закрепляется у всех участников онбординга в календарях.

Не забывайте, что новичку может быть сложно и страшно еще и потому что он не знаком с командой. Расскажите о ключевых лицах своей компании, поделитесь особенностями общения с ними, вышлите список полезных контактов в корпоративном мессенджере - все это поможет быстрее влиться в среду.

Одна из функций HR менеджера - вдохновлять. Очень важно показать новичку сильные стороны компании и все то, что за что сотрудники ее любят.

Не забывайте, что нет предела совершенству, и улучшайте свой процесс онбординга. Если вам удалось установить доверительные отношения с новичками, они обязательно поделятся своими впечатлениями о процессе адаптации и смогут дать рекомендации, если они есть.Для этого делимся с вами вопросами для оценки качества адаптации после окончания испытательного срока. Они помогут собрать важную обратную связь и выявить области для улучшения.

Очень важно фиксировать все договоренности, будь то обещание вернуться со ссылкой на нужную новичку страницу, или условие о повышении зарплаты после испытательного срока. Ваша внимательность и ответственность - основа доверия нового сотрудника не только к вам, но и к компании.

Период адаптации - это время, когда компания и сотрудник изучают друг друга, чтобы будущее сотрудничество было продолжительным и продуктивным. Но бывает так, что мы не сходимся в каких-то ценностях и взглядах. И чтобы понять - между нами мэтч или не мэтч, HR и команде важно сделать знакомство с культурой компании максимально открытым и понятным.