Компенсации удалённым сотрудникам в 2024 году

Для сотрудников, работающих удалённо, компании часто предоставляют возможность использовать личное оборудование, например компьютер, либо арендуют его у работника. Помимо этого, удалённая работа может потребовать приобретения специализированного ПО, оплаты услуг связи и других сервисов, что также увеличивает расходы на электроэнергию. За использование личного оборудования и связанные с этим затраты сотруднику полагается компенсация.

Общий порядок компенсаций обычно фиксируется в коллективном договоре, а условия удалённой работы конкретного сотрудника – в специальном приказе руководства. Согласно статье 312.6 ТК РФ, компания обязана предоставить работнику технические средства для выполнения рабочих обязанностей. Однако закон позволяет использовать и собственное оборудование сотрудника, если это отражено в трудовом договоре или допсоглашении.

Компенсации за использование личного оборудования возможны, если это зафиксировано в договоре. В документе указывается перечень оборудования, например, компьютерная и офисная техника, расходные материалы, ПО, а также возможность возмещения расходов на ремонт техники.

В случаях, когда компания предоставляет оборудование и ПО, возможна компенсация расходов на интернет, связь, электричество. Все подобные затраты также должны быть зафиксированы в договоре.

При приобретении ПО сотруднику необходимо сохранять чеки, квитанции и выписки, подтверждающие покупку. При аренде оборудования компенсация осуществляется по соответствующему договору. Все расходы должны быть подтверждены документально, чтобы избежать вопросов со стороны проверяющих органов.

Порядок и сроки компенсации расходов удалённого сотрудника устанавливаются коллективным договором. В ТК РФ не установлен алгоритм для расчёта компенсаций за амортизацию, электричество и связь — эти суммы определяются индивидуально и фиксируются в договоре. Компенсация за ремонт оборудования выплачивается исходя из фактических затрат.

Фиксированные выплаты. С 1 января 2024 года установлен лимит компенсации за использование личного имущества сотрудника — 35 руб./день без необходимости подтверждения расходов. Данная выплата не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Компенсация по подтверждённым расходам. Существующий ранее вариант компенсации за фактические затраты также остаётся. В этом случае работник должен собирать чеки и квитанции. Однако подтверждение расходов на электричество, интернет и амортизацию техники может быть затруднительным. Обычно компания и сотрудник согласовывают средний ежемесячный расход.

Компенсация фиксированных сумм в пределах 35 руб./день и покрытие документально подтверждённых расходов не облагаются налогами. Подтвердить владение оборудованием можно товарными чеками, счетами или договорами аренды. Для компенсации расходов на интернет, электричество и связь необходимо предоставить квитанции. В реальности компании и сотрудники договариваются о доле расходов, которую оплачивает работодатель, и это также фиксируется в договоре.

Налогообложение компенсаций за использование личного оборудования имеет свои нюансы. Чтобы избежать ошибок, обратитесь к специалистам компании Unistaff. Мы отслеживаем все изменения в законодательстве и имеем подтверждённый опыт в сфере бухгалтерского учёта.