Профилактика выгорания сотрудников: чем может помочь автоматизация
Руководителю всегда важно удерживать мотивированную, сильную команду. И не менее важно вовремя отследить, что сотрудник начал «выгорать».
Когда сотрудники выгорают, они теряют интерес к работе, продуктивность падает, а атмосфера в коллективе становится напряженной. Что же делать? Один из способов борьбы с выгоранием — не повышение зарплаты, не сокращение рабочего дня, а автоматизация процессов. Она может не только избавить людей от монотонной работы, но и создать комфортные условия для роста и профессионального творчества. Давайте разберемся, как это работает.
Почему сотрудники выгорают?
Представьте себе сотрудника, который день за днем выполняет одни и те же рутинные задачи. Первую неделю он с энтузиазмом берется за работу. Но через время наступает раздражение, а через полгода он начинает мечтать о смене работы. Почему это происходит?
- Рутина. Однообразные, повторяющиеся задачи утомляют морально и умственно. Например, обработка одних и тех же документов день за днем заставляет человека чувствовать себя «машиной».
- Перегрузка бюрократией. Административные мелочи отнимают время и силы, которые могли бы быть направлены на более важные дела.
- Чрезмерная нагрузка. Когда задач становится слишком много, сотрудники начинают нервничать и паниковать от того, что ничего не успевают.
- Отсутствие признания. Каждому важно понимать, что его труд ценят. Если обратной связи нет, мотивация падает.
Отсутствие роста. Сотрудник теряет мотивацию, если каждый его день это «день сурка».
Руководителю не стоит думать о том, что сотрудники могут «выгореть» из-за лени. Выгорание — это не просто усталость. Это состояние, когда человек больше не хочет работать, потому что ему кажется, что его труд бессмысленен. Это может коснуться даже самых мотивированных кадров, если условия работы не дают им возможности проявить себя.
Кто в группе риска?
Некоторые профессии особенно подвержены риску выгорания из-за специфики задач. Вот несколько примеров:
- Бухгалтеры. Бесконечные цифры, отчеты, документы. Риск выгорания в этой профессии — один из самых высоких.
- Менеджеры по продажам. Эти люди блестяще умеют продавать и общаться с клиентами. Но что происходит, когда их заставляют заниматься оформлением договоров, актов и другой бюрократией? Вместо заключения сделок они тратят золотое время на шаблонные бумаги. Решение — либо нанимать помощников для оформления документов, либо дать специалисту удобный и понятный инструмент, который умеет заполнять договоры автоматически. Например, это наша «Форма».
- Юристы. Кажется, что юрист — это про решение сложных правовых вопросов, поиск путей решения нестандартных задач. Но в реальности значительная часть их времени уходит на шаблонные договоры, которые можно было бы подготовить за пару минут с помощью автоматизации.
- HR-менеджеры. Организация отпусков, больничных, ответы на запросы сотрудников — всё это часто превращается в поток мелких задач, которые отвлекают от стратегической работы.
Как автоматизация помогает предотвратить выгорание?
Автоматизация — это, в первую очередь, про заботу о людях, которые помогают вам в бизнесе. И как следствие — про заботу о росте самого бизнеса. Автоматизация не заменяет сотрудников, а даёт им возможность сосредоточиться на том, что действительно важно. Вот как это работает:
1. Меньше рутины, больше времени на важное. Передайте повторяющиеся задачи программам. Сотрудники вместо этого могут заняться тем, что действительно требует их внимания и навыков.
2. Больше эффективности — меньше стресса. Автоматизация снимает стресс от дедлайнов и уменьшает количество ошибок, что, кстати, тоже снижает нервозность.
3. Повышение мотивации. Сотрудники чувствуют себя более ценными и вовлеченными, когда у них есть возможность заниматься интересными проектами, а не застревать в рутине.
Почему автоматизация — это про заботу?
Различные инструменты и сервисы для автоматизации не просто облегчают работу. Они показывают сотрудникам, что компания заботится о них. А когда люди чувствуют, что о них заботятся, они готовы отдавать работе максимум своих знаний и навыков.
Пример автоматизации
Как оформляют договоры сотрудники фирм без автоматизации:
1.формируют текст договора или берут шаблон, подготовленный юристами;
2.вносят сведения о подписантах;
3.вносят существенные условия;
4.считают сумму;
5.исчисляют налог;
6.добавляют значимые для сторон условия договора;
7.проверяют нумерацию;
8.сверяют отсылочные нормы;
9.вносят реквизиты;
10.проверяют корректность введенных сведений;
11.приводят в порядок верстку документа и т.д.
Как оформляют договоры сотрудники, для которых работодатель внедрил автоматизацию
(разбираем на примере онлайн-конструктор документов «Форма»):
1.берут подготовленный шаблон;
2.в формате вопрос-ответ вносят сведения в поисковые строки и система сама находит нужные сведения, считает и суммирует числа;
3.получают готовый документ, соответствующий стандартам компании.
Итого: меньше нервов на внесение и проверку мелких деталей, больше времени на творческие задачи и общение с клиентами.
Так что с автоматическими системами создать договор или сформировать целый пакет документов можно за несколько минут. А в «Форме» этот процесс дополнен удобными визуальными решениями и другими преимуществами:
- Простота. Не нужно быть экспертом, чтобы легко разобраться в том, как работает инструмент.
- Экономия времени. Автоматизация оформления договоров и актов помогает освободить до 30% рабочего времени. Неплохо!
- Никаких ошибок. «Форма» заполняет шаблоны, исключая недочёты и опечатки.
- Спокойствие. Зная, что рутинные задачи закрыты, сотрудники могут сосредоточиться на общении с клиентами, переговорах и других важных вещах. Представьте риэлтора, который раньше ненавидел вечерний ритуал составления десятков однотипных договоров. Теперь он просто заполняет пару полей в «Форме», и всё готово.
- Приятный интерфейс. Это как конструктор сайтов Тильда против системы Wordpress. И там, и там можно получить хороший результат. Но с приятным интерфейсом, во-первых, к задаче можно приступить быстрее, а во-вторых, всё интуитивно понятно даже новичку. Так и в «Форме» — не нужно тратить месяцы на освоение программы и нервные клетки на заполнение карточек договоров.
Как внедрить автоматизацию?
Чтобы автоматизация работала на благо компании, нужно правильно её внедрить.
Вот 4 шага:
1.Оцените, что нужно автоматизировать. Необходимо выяснить, где ваши сотрудники теряют больше всего времени и какие процессы можно делегировать программам.
Как это сделать: посчитайте, сколько времени занимает у конкретного сотрудника изготовление документа или комплекта документов. Сперва может казаться, что «там дел на 15 минут». Но по мере исследования внутренних процессов приходит понимание, что вся совокупность действий над одним проектом, последующих проверок и корректировок занимает около часа, а если таких проектов несколько, то всё — половина рабочего дня ушла на рутину.
2.Выберите инструменты. Найдите сервисы, которые действительно облегчают работу вашей команде. Например, «Форма» для автоматизации документов.
3.Обучите сотрудников. Важно, чтобы команда не только понимала, как использовать новые инструменты, но и видела их пользу.
4.Отслеживайте результаты. Регулярно проверяйте, насколько автоматизация помогает улучшить рабочие процессы.