Бриф руководителя: какие вопросы задать на старте, чтобы качественно выполнить задачу.
А давайте сразу с примера...
СИТУАЦИЯ 1.
В большой зале за рабочим столом величественно располагается барин. К его дому подъезжает купец с тележкой сена.
- «Ванька!» — зовёт барин своего помощника.
- Прибегает Ванька: «Да, барин. Звали?»
- «Сходи к купцу, узнай, продаёт ли он сено».
Ванька возвращается: «Да, барин продаёт».
- «А почём?» — уточняет барин.
- «Не узнавал, батюшка. Сейчас спрошу».
Ваня убегает и возвращается: «5 рублей за воз, батюшка».
- «А сколько у него есть сена?»
- «Ой, сейчас…» — убегает Ваня, только купец уже уехал, а барин остался без сена.
СИТУАЦИЯ 2
В большой зале за рабочим столом величественно располагается барин. К его дому подъезжает купец с целой тележкой сена.
- «Ванька!» — зовёт барин своего помощника.
Прибегает Ванька: «Да, барин. Звали?»
- «Сходи к купцу, узнай, продаёт ли он сено».
- «Барин, а для чего нам сено? Коров кормить, а ли амбар подлатать?»
- «Для коров, Ванька, для коров».
«Значит, нужно качественное сено», — подумал Ванька.
- «Барин, а сколько сена мы готовы купить и по какой цене?»
- «Ну, возов пять надо, рублей за пять не больше».
- «Хорошо, барин, пойду узнаю».
Не было Вани полчаса. Возвращается и докладывает:
- «Батюшка, ходил к купцу. Сено продаёт за пять рублей, но оно у него уже наполовину гнилое. Для коров совсем не годится. Я сбегал к Трофиму, нашему соседу. У него хорошее сено. Он сказал, что есть пять возов за четыре рубля. Хоть сейчас готов повозку грузить».
- «Молодец, Ванька. Хороший ты парень. Передай Трофиму, что берём у него сено. И тебе жалованье подниму».
Что помогло Ване качественно выполнить задачу? БРИФ!
Говорят, есть западное и восточное стили коммуникации. По западным принципам ответственность за правильное донесение информации лежит на говорящем. А по восточным, на слушающем.
Мне же кажется, что коммуникация - это обоюдный процесс и каждый участник должен приложить максимум усилий, чтобы он был полезный.
Процесс постановки/принимания задачи - такая же коммуникация. И если про делегирование задачи тысячи статей, про брифинг клиента не меньше, то вот о том, как принять задачу от руководителя - единицы.
В этой статье представлено несколько мыслей о том, почему брифовать руководителя не менее важно, чем правильно делегировать. Рассмотрим, что следует узнать на старте, чтобы грамотно выполнить задачу, а также несколько частных случаев и то, как в них действовать.
Так что же спросить у руководителя?
Все вопросы можно разбить на 3 категории.
1 категория. Вопросы технические.
Эти вопросы необходимы для понимания всей технической подоплёки задачи. Скорее всего, они тебе известны. Сюда относятся: сроки, в каком виде необходимо предоставить информацию, есть ли промежуточные точки согласования, какие именно, а также с кем согласовывать. Не пренебрегай этими вопросами. Благодаря им ты сэкономишь много времени и не будешь переделывать работу несколько раз.
2 категория. Вопросы, помогающие понять контекст.
Давай представим ситуацию. Тебе поступила задача: подготовить презентацию по проекту, который ты ведёшь. Тебе уже сказали сроки, указали, что в презентации должно быть не больше пяти слайдов, на которых должны отражаться содержание проекта, его результаты и смета.
Можно ли идти и выполнять задачу? В целом да. Но я предлагаю всё-таки задать своему руководителю ещё несколько вопросов для понимания контекста. Ведь от него зависит ой как многое.
1) «Для чего и для кого мы готовим презентацию?»
• она делается для коллег, чтобы поделиться опытом;
• для директора, ведь идёт секвестирование (по-простому, урезание) бюджета, и необходимо показать эффективность проекта и защитить его реализацию на следующий год;
• для финансового директора, ведь вы хотите попросить увеличение финансирования, а они ни капли не понимают в вашей сфере.
Во всех этих трёх сценариях у презентации будет разная структура, разное содержание и разные акценты. Как ты думаешь, подошла бы презентация для финансового директора, если бы ты готовил её по первоначальному ТЗ? Не отвечай, вопрос риторический.
2) «Какой идеальный результат этой задачи?»
Это очень важный вопрос, особенно в начале работы. Ты и твой руководитель можете по-разному интерпретировать слова (что совершенно нормально). Поэтому стоит уточнить, что именно хочет увидеть руководитель по итогу.
Так какой итоговый результат может быть в нашем примере?
Готовая презентация, скажешь ты? Но после того, как мы задали смысловые вопросы, мы можем кардинально изменить взгляд на нашу работу. Например, если мы идём к финансовому директору, возможно, твоему начальнику понадобятся тезисы для выступления, чтобы не забыть важные акценты. Также может потребоваться подготовить дополнительную статистику по проекту на случай вопросов. Подумать о возможных возражениях со стороны директора и заранее продумать ответы на них.
3) «Почему возникла задача? Что произошло, что появилась необходимость её решать?»
Этот вопрос подходит не ко всем задачам, но он поможет понять изменения в вашей организации и лучше осознать образ мыслей не только своего непосредственного руководителя, но и руководителей уровня выше. Если возникла новая задача или старые задачи стали выполняться по-новому, полезно уточнить, что именно изменилось, что привело к необходимости её решения или почему она теперь решается иначе.
Как видишь, несколько дополнительных вопросов на старте могут сильно сэкономить тебе время. Ты просто изначально будешь больше понимать, а значит качественней сделаешь свою работу.
Но вот ещё немного о брифинге с руководителем.
1) Брифинг — это не способ показать начальнику, что он не умеет ставить задачи. Это возможность разобраться в вопросе, чтобы выполнить задачу качественно. Поверь, люди быстро считывают эмоции. Если ты задаешь вопросы, чтобы просто продемонстрировать, что твой начальник идиот (что, скорее всего, не так), то кроме раздражения в ответ ты вряд ли получишь что-то положительное. Подходи к брифингу с правильным посылом и настроем. Прояви искреннее желание разобраться в вопросе.
2) Если ты давно работаешь со своим руководителем и понимаешь абстрактные термины (например, «оперативно», «качественно»), а также чувствуешь контекст организации, то можно не брифовать так подробно. Уточняй только то, что тебе действительно непонятно. Если всё вроде ясно, но есть сомнения, используй волшебную конструкцию: «Правильно ли я понимаю, что мы делаем вот это для вот этого и через столько-то времени необходимо предоставить вот такое?». Цени своё время и время своего руководителя.
Но, если ты только на страте работы со своим руководителем, советую брифоваться подробно. Скорей всего, тебе только кажется, что всё понятно.
3) Спрашивай у руководителя только ту информацию, которой он владеет. Если ты понимаешь, что нужные данные можно получить у других лиц, побереги время своё и начальника.
Ну и на последок… Не бойся задавать вопросы. Любому руководителю хочется, чтобы ты выполнил задачу качественно, в срок и желательно с первого раза. Если ты понимаешь, что для выполнения задачи не хватает данных и ты прилагаешь усилия для их поиска, это не слабость — это профессионализм (вспомни историю про Ваню).
Если тебе кажется, что это всё таки признак недостаточной компетенции, предлагаю тебе провести эксперимент: начинай задавать вопросы своему руководителю и посмотри, как изменятся твои взаимоотношения с ним. В комментариях буду рада твоим наблюдениям
Не стесняйся задавать вопросы своему руководителю. За спрос не бьют:)