14 практик эффективных рабочих встреч и оптимизации календарей, которые мы внедрили в 2024 году

В этой статье расскажем, как мы в Garage Eight повышаем эффективность zoom-встреч, одновременно сокращая время на них. А еще поделимся рабочими практиками оптимизации календаря, которые реально помогают нашим сотрудникам.

Как это обычно бывает в IT-компаниях, наши сотрудники много рабочего времени проводят на онлайн-встречах. Иногда даже доходит до того, что отдельные сотрудники тратят до 20 часов в неделю только на zoom!

В прошлом году мы направили свой фокус на то, чтобы помочь сотрудникам более равномерно распределить загрузку в рабочие дни. Совместно с нашим специалистом по процессам квартального планирования Алёной мы собрали 14 полезных практик для тайм-менеджмента. Сейчас расскажем о них, а в конце поделимся результатами их внедрения в нашу работу.

Speedy meetings («Быстрые встречи») — это фича календаря Google, которая позволяет автоматически сокращать встречи на определенное количество минут и тем самым выделять время на короткие перерывы (5-10 минут) между ними.

Однако помните, Speedy meetings не работают, если встречи были поставлены до включения этой функции. В таком случае длительность встреч, которые были выставлены на 30/ 60/ 90 минут, нужно править вручную. Поделитесь этим инструментом с коллегами, чтобы они тоже ставили встречи с перерывами!

Тут все просто: если заранее не занять блок под обед, это место обязательно заполнят дела и встречи. А если не запланировать перерывы, то в рабочей суете про них можно просто-напросто забыть.

Вариант 1 — ставьте личные встречи как out of office (можно настроить приватность в настройках события, и никто, кроме вас, этот слот не увидит).

Вариант 2 — синхронизируйте рабочий календарь с личным. С тем, как это сделать, поможет инструкция.

Ставьте задачи в статусе «фокусное время» (focus time).

Не забывайте оставлять перерывы между задачами (тут помогут техники тайм-менеджмента).

Учитывайте, что реальное время встречи часто отличается от прогнозируемого. Стандартная практика — умножать прогнозируемое время на 1,5.

Когда у вас как у ведущего проекта больше свободного времени на по-настоящему важные задачи и отдых, коллегам тоже проще научиться распределять свое время. Делегирование способствует вашему параллельному росту.

Не нужно звать всю команду или множество сотрудников, если в этом нет реальной необходимости. Важно приглашать на встречу только тех, кто может принести реальный импакт.

Помните, что увеличение количества участников влияет на эффективность встречи. Чем их больше, тем дольше будет встреча и тем сложнее будет договориться.

Так, каждый участник сможет оценить необходимость его присутствия на встрече, а также подготовиться к ней.

А еще вам не придется тратить лишнее время на переписки или разговоры в начале встречи для подробного объяснения цели мероприятия. У нас в Garage Eight принято правило: «на встречи без адженды я не прихожу». Работает ли оно? Не всегда. Хотим ли мы, чтобы большинство его придерживалось? Да, поэтому и сейчас продолжаем работать над внедрением практик из этой статьи.

Также подчеркнем, что это правило не касается встреч-ритуалов: планингов, дейликов и спринт-ревью. На этих и других мероприятиях, где всем участникам команды понятна структура и ожидания от результата встречи, адженду можно опустить.

Ответственный управляет ходом мероприятия: следит за таймингом и модерирует беседу по необходимости. Он же следит за тем, чтобы к концу встречи был получен результат.

Заранее зафиксированный ожидаемый результат встречи помогает сфокусироваться на главном. Если не подумать о нем заранее, то велика вероятность, что после одной встречи понадобится еще одна.

С ним стоит обратиться к организатору, если цель встречи вам непонятна. Не стесняйтесь задавать уточняющие вопросы, особенно если они влияют на загруженность вашего рабочего дня.

Отклоняйте встречи, если не собираетесь приходить, и принимайте, если точно будете присутствовать. Так,вы не только своевременно дадите знать о своих планах другим участникам собрания, но и перестанете стрессовать по поводу «несуществующих» планов.

Здесь важно помнить, что рассчитывать время на подготовку нужно не только для себя, но и для других сотрудников. Со своей стороны рассылайте все материалы заранее, чтобы на встрече не тратить на их изучение время.

Если в календаре на встречу было заложено 2 часа, а она закончилась через 40 минут, то лучше постфактум отразить это изменение в календаре. Так можно заметить паттерн и приучиться изначально ставить менее продолжительные встречи.

Лучше не ставить все встречи подряд, иначе к концу дня соображать будет совсем трудно. Старайтесь планировать свою загрузку так, чтобы чередовать встречи с фокусной работой.

Так вы будете тратить меньше времени на постоянное переключение. Например, четверг — день 1-2-1 встреч, понедельник — день по улучшениям процессов и так далее.

Для нас история с оптимизацией календарей тесно связана с одной из наших корпоративных ценностей — фокусом.

В течение 2024 года мы активно работали над интеграцией ценностей и миссии компании в рекрутмент, онбординг и перформанс менеджмент. Внедрили практики эффективных встреч, 1-2-1 встреч и обратной связи в ежедневную работу лидеров мнений (лиды, HR, скрам-мастера).

Создали и распространили через внутренние каналы компании артефакты культуры: манифест, гайды «как эффективно проводить встречи», «как ставить задачи», «как ставить цели», «как давать обратную связь». Пишите в комментариях, если хотите увидеть их в следующих статьях!

Помимо всего этого, мы привлекли и обучили амбассадоров корпоративной культуры. Провели тридцать пятичасовых воркшопов по корпоративной культуре и обучили 85% сотрудников. Проводили месяца ценностей: хакатон «focus on the client», bug bounty, фокус-челлендж, Fuckup night, Best Practice Awards. В награду дарили мерч с ценностями.

Повысилась эффективность проведения встреч среди целевой группы из 156 человек, в которую входили лиды, HR и скрам-мастера.

По итогу:

А как вы подходите к организации и проведению онлайн-встреч? Делитесь собственными лайфхаками и практиками в комментариях.