Самозанятые вместо штата: как легально работать с фрилансерами и не попасть в штрафы

Сотрудничество с самозанятыми — приятная возможность, которая отныне требует от компаний и предпринимателей особого внимания. С 2025 года налоговые органы ужесточили контроль за соблюдением правил взаимодействия с этой категорией работников. Нарушения, такие как подмена трудовых отношений или превышение лимитов по срокам и выплатам, могут обернуться серьёзными штрафами и дополнительными налоговыми обязательствами.

В этой статье мы разберём, кто такие самозанятые и какие нововведения 2025 года необходимо учитывать. Вы узнаете о ключевых требованиях ФНС, типичных ошибках компаний и практических шагах, которые помогут минимизировать риски при сотрудничестве с фрилансерами.

Физические лица, которые работают на себя, предоставляя услуги, продавая товары собственного производства и выполняя работы без оформления юридического лица, называются самозанятые. В обиходе их также именуют фрилансерами.

Такая форма занятости появилась в 2019 году в качестве борьбы с теневым сектором экономики.

Особенности работы:

Самозанятые самостоятельно платят налоги каждый месяц в размере 4% при работе с физическими лицами и 6% — с юридическими. Налог автоматически рассчитывается через официальное приложение ФНС “Мой налог”.

Фрилансеры освобождены от НДС, налога на доход и страховых взносов. Пенсионный стаж с их заработка также не копится.

Стать самозанятыми может каждый. Для этого необходимо зарегистрироваться на сайте ФНС. Чтобы не потерять свой статус, доход работника не должен превышать 2,4 миллионов рублей.

На некоторые виды деятельности самозанятость не распространяется. Например, её не могут оформить перевозчики такси или те, кто занимается продажей алкоголя.

Каждый, кто предлагает индивидуальные услуги или продаёт товары собственного производства, должен зарегистрироваться в качестве самозанятого. К ним относятся:

✅ Фриланс (копирайтинг, дизайн и программирование);

✅ Услуги (репетиторство, уборка, ремонт, доставка);

✅ Творчество (рукоделие, продажа картин, музыкальные выступления, рукоделие);

✅ Аренда (квартиры, автомобили).

Во многом сотрудничество с самозанятыми выгодно. Например, если компании необходимо нанять программиста, чтобы создать корпоративный сайт. Нанимать его в штат будет нецелесообразно, как минимум, из-за бумажной волокиты.

Кроме того, в работе с самозанятыми есть несколько приятных “льгот”: не надо платить НДФЛ и страховые взносы.

С этого года федеральная налоговая служба будет выборочно проводить проверки ИП и организаций, которые нарушают порядок работы с фрилансерами.

К этому относятся такие ситуаци:

Дело в том, что порой “работодатели” сотрудничают с самозанятыми на постоянной основе: оформляют рабочие места, требуют стабильного присутствия “на месте” 5 дней в неделю по 8 часов. Происходит подмена трудовых отношений.

С одной стороны, заказчику и фрилансеру удобно сотрудничать из-за финансовых и бюрократических особенностей отношений, но с другой — никто

из участников не защищен. Да и налоговой не нравится, когда систему пытаются обойти.

В конце 2024 года стали возникать возражения, что компании злоупотребляют возможностью сотрудничества с самозанятыми. В связи с этим ФНС объявила о внезапных проверках ИП и ООО.

Если обнаружится, что юридическое лицо всё же нарушило правила, то все данные передадут в трудовую инспекцию. Затем последует ещё одна проверка, которая должна будет подтвердить факт подмены трудовых отношений.

За выявленные нарушения “работодатель” должен будет оплатить штраф:

Индивидуальный предприниматель. От 5 до 10 тысяч рублей.

Компания. От 50 до 100 тысяч рублей.

Должностные лица. От 10 до 20 тысяч рублей.

К предъявленной сумме прибавится уплата налога на доходы физических лиц в размере от 13% до 30% за каждый месяц сотрудничества с самозанятым.

Допустим, компания работала с 12 фрилансерами в течение восьми месяцев. Каждый из них получал около 55 тысяч рублей. Налог составит примерно 8 218 рублей. Таким образом, организация будет вынуждена отчислить в ФНС порядка 789 тысяч рублей.

К сумме прибавятся выплаты по страховым взносам.

Если в компании найдут нарушения, то налоговая пришлёт уведомительное письмо, в котором «работодателю» предложат исправить ситуацию самостоятельно в определённый срок.

Что следует сделать:

Допустим, владелец организации или ИП проглядел уведомление от налоговой. В таком случае ФНС и трудовая инспекция посчитают его злостным нарушителем. Затем последуют штрафы, о которых мы писали выше, и начисление пени.

Чтобы работать с самозанятыми без рисков, важно соблюдать правила, установленные налоговым законодательством, и избегать признаков «подмены трудовых отношений». Вот пошаговая инструкция:

Убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как самозанятый (через приложение «Мой налог» или запрос справки из ФНС).

Затем следует проверить, что его суммарный доход в год не превышает 2,4 миллионов рублей. Самозанятый не обязан раскрывать информацию о своём заработке, поэтому отношения здесь выстраиваются на доверии.

Кроме того, следует убедиться, что вид деятельности самозанятого не запрещён. С 2025 года ограничения расширились. Например, теперь нельзя работать с физлицами, которые сами производят перчатки, нижнее бельё, косметику, бытовую химию и лекарства.

Оформляйте договор

Используйте гражданско-правовой договор (ГПД), а не трудовой. В договоре пропишите:

В договоре не прописывайте график работы, подчинение внутренним правилам и соответствие корпоративной культуре. Также не следует давать социальных гарантий, например, дополнительные выплаты на период болезни. Все эти условия характерны для трудовых отношений.

Оплачивайте через приложение «Мой налог»

Все расчёты проводите официально через приложение ФНС, чтобы самозанятый мог уплатить налог. Затем требуйте чек.

Документ нужен для того, чтобы подтвердить расходы компании и включить их в налоговый учёт. Так система будет более прозрачной и безопасной: исполнитель не сможет обвинить вас в неуплате, а налоговая — в нарушениях.

Избегайте признаков трудовых отношений

Уже не раз подчёркивали важность разграничений трудовых отношений. Следует понимать, что налоговая может переквалифицировать ГПД в трудовой договор. Это может произойти в следующих случаях:

Регулярные выплаты. Например, ежемесячная фиксированная сумма, как зарплата.

Контроль процесса. Указания, как выполнять работу, требование соблюдать график.

Интеграция в штат. Выдача корпоративной почты, пропусков, участие в собраниях.

Пример правильного подхода:

«Исполнитель обязуется разработать логотип до 15.10.2024. Оплата — 20 тысяч рублей после подписания акта. Исполнитель вправе выбрать инструменты и время работы».

Пример риска:

«Исполнитель обязан находиться в офисе с 9:00 до 18:00 и отчитываться о каждом этапе работы».

Соблюдайте ограничения

Не нанимайте самозанятых на постоянную работу (например, ежедневная уборка офиса более 2–3 месяцев). Налоговая может расценить это как скрытый трудовой договор.

Не стоит заменять штатных сотрудников самозанятыми. Например, если в компании есть штатный дизайнер, но вы параллельно нанимаете СЗ на аналогичные задачи, это вызовет вопросы.

Учитывайте налоговые нюансы

Не удерживайте НДФЛ — это обязанность исполнителя.

Кроме того, не включайте в расходы компании оплату услуг самозанятого, если у вас упрощённая система налогообложения (для УСН «Доходы минус расходы» — можно).

Осложнение процессов работы с самозанятыми — не повод отказаться от сотрудничества. Однако с 2025 года налоговые органы усиливают контроль за соблюдением правил. К новым требованиям относятся:

Сроки. Нельзя работать с одним и тем же исполнителем 3 и более месяцев. Не стоит также нанимать самозанятого, который последние два года работал в штате компании.

Количество. Ограничения касаются числа исполнителей — не более 35 специалистов.

Оплата. Самозанятый регулярно получает больше 35 тысяч рублей, что составляет весь его доход.

На данный момент ведётся обсуждение проекта по созданию единого федерального реестра работодателей, подменяющих трудовые отношения с работниками. Например, юридические лица, которые оформляют гражданско-правовой договор вместо трудового.

Подробнее о тонкостях работы с удалённым персоналом, роли HR-специалиста в удержании сотрудников и борьбе с кадровым дефицитом читайте в Дзен и на TenChat. Разберёмся!

#фриланс#HR#работа#самозанятые