Работа с фрилансерами в 2025 году: что должен знать заказчик, чтобы спать спокойно?

Если в прошлом стандартом для владельцев бизнеса был найм штатных сотрудников, то в 2025 году сотрудничество с фрилансерами становится более удобной схемой.

Исполнители из российских регионов и из стран СНГ сочетают высокий уровень профессионализма с адекватными расценками на свои услуги. Совершенствуются и законодательные нормы, которые позволяют фрилансерам вести прозрачную отчетность, официально сотрудничать с заказчиками и платить налоги. Вместе с EasyStaff, платформой для управления исполнителями по всему миру, разберемся, как работать с фрилансерами в 2025 году.

Российский рынок фриланса растет и меняется. Вопреки распространенным стереотипам прошлых лет, фрилансер — это не просто временный исполнитель, а профессионал, выбравший для себя удобный формат работы и стремящийся к развитию и легализации своей деятельности.

Согласно исследованию РБК, более половины (51%) фрилансеров инвестируют время и ресурсы в дополнительное образование, тогда как среди наемных сотрудников этот показатель значительно ниже (28%). Это объясняется тем, что привлекательность фрилансера для заказчика напрямую зависит от широты его компетенций. Если написание текстов доступно практически каждому фрилансеру-копирайтеру, то навыками SEO-оптимизации владеет уже меньшая часть (около 80%), а навыками перевода на английский язык – лишь половина (50%). Высокий уровень профессионализма позволяет фрилансеру выделиться на конкурентном рынке и повысить стоимость своих услуг. Рассмотрим несколько ключевых фактов о рынке фриланса.

Бизнес также осознает преимущества сотрудничества с фрилансерами. Около 90% руководителей компаний считают, что привлечение внештатных специалистов дает им конкурентное преимущество. Фриланс позволяет оперативно формировать команды под краткосрочные проекты, быстро тестировать новые гипотезы и при необходимости безболезненно прекращать сотрудничество по договоренности обеих сторон. В результате растет и эффективность бизнеса.

Формат фриланса не ограничивается IT-сферой. Работать таким образом могут специалисты разных профессий: от переводчиков до фотографов, от графических дизайнеров до инженеров-проектировщиков. Практически любая задача, не требующая постоянного присутствия в офисе, может быть успешно делегирована фрилансеру.

Еще один заметный тренд – стремление фрилансеров к легализации своей деятельности. К концу 2024 года более половины (52%) российских фрилансеров зарегистрировались как самозанятые (36%) или индивидуальные предприниматели (16%). Внештатные исполнители все чаще готовы открыто зарабатывать, предоставляя свои услуги напрямую заказчику, и добросовестно платить налоги.

Фриланс перестает считаться случайной подработкой и постепенно становится полноценным и признанным форматом занятости. В нем появились свои правила и юридическое регулирование, обеспечивающее защиту прав и интересов фрилансера и заказчика. Заключение договора гражданско-правового характера (ГПХ) имеет ряд преимуществ.

Для прозрачности сделки и обеспечения юридической защиты заказчик и исполнитель заключают договор. Он четко определяет права и обязанности сторон и переводит рабочие отношения в правовое поле.

Договор ГПХ — обычно это договор подряда, договор возмездного оказания услуг или авторский договор — позволяет организациям сотрудничать с физическими лицами, подчеркивая при этом независимый статус исполнителя (в отличие от наемного сотрудника, чьи отношения с работодателем регулируются трудовым договором).

Отсутствие правильно оформленного договора ГПХ несет риски. Налоговые органы и трудовая инспекция могут расценить фактически сложившиеся отношения как трудовые, и заказчика могут оштрафовать. Важно помнить, что использование договора ГПХ для оформления отношений с лицами, фактически выполняющими работу штатных сотрудников, является незаконным.

Фрилансер может работать как физическое лицо без статуса, как самозанятый или как индивидуальный предприниматель (ИП). Выбранный формат влияет на налоговые обязательства заказчика. Рассмотрим, как взаимодействовать с каждым из типов фрилансеров.

В случае работы с фрилансером без статуса налоговым агентом становится заказчик. Это означает, что он обязан удержать из гонорара исполнителя налог на доходы физических лиц (НДФЛ) по ставке 13% и перечислить его в бюджет. Кроме того, заказчик самостоятельно уплачивает страховые взносы по единому тарифу (30%), включающему обязательное пенсионное страхование (ОПС), обязательное медицинское страхование (ОМС) и страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ), до тех пор, пока общая сумма выплат фрилансеру с начала года не превысит 2 225 000 рублей. Исполнитель не предоставляет заказчику никаких закрывающих документов.

Если фрилансер работает как самозанятый, то он сам отвечает за уплату налогов. Заказчику не нужно удерживать НДФЛ и уплачивать страховые взносы. Самозанятый фрилансер после получения оплаты обязан выдать заказчику чек, сформированный в приложении «Мой налог» или банковском приложении.

Если фрилансер зарегистрирован как ИП, он также самостоятельно уплачивает налоги в соответствии с выбранной системой налогообложения. Он может предоставить заказчику полный пакет документов, включающий счет, акт приема-передачи и чек.

Удобнее всего для заказчиков оказывается сотрудничество с самозанятыми или ИП, так как это упрощает процесс оформления и снижает налоговую нагрузку.

Платить вознаграждение фрилансеру можно разными способами в зависимости от его местонахождения.

Оплата работы исполнителя, который находится в той же стране, где и заказчик, не вызывает проблем. Можно перевести деньги по СБП, на карту по реквизитам, а если фрилансер находится с вами в одном городе — то и наличными. При любом способе оплаты от самозанятых и ИП нужны закрывающие документы.

При сотрудничестве с фрилансерами из-за рубежа переводить деньги сложнее, особенно в условиях банковских санкций. Но и тут нет ничего невозможного. Есть несколько способов оплаты, доступных в 2025 году.

В современном российском бизнес-ландшафте сотрудничество с фрилансерами из стран СНГ — не просто преимущество, а необходимость и залог конкурентоспособности. Фриланс — это возможность привлекать квалифицированных специалистов на проекты разной степени длительности без оформления в штат.

Режим НПД (самозанятость) и ИП (индивидуальное предпринимательство) позволяют исполнителям самостоятельно платить налоги, и в результате заказчикам проще с ними работать. Самый удобный способ денежных расчетов, особенно если стороны находятся в разных странах — специальные платформы, которые не только переводят средства, но и автоматически оформляют все нужные документы для обеих сторон. Бизнесу и исполнителю проще взаимодействовать друг с другом, и взаимное доверие сторон тоже только растет.