Как рекрутеру грамотно отказывать несоответствующим кандидатам? Защита прав работодателя и соблюдение закона.
Отказ кандидату — это не только этическая, но и юридическая ответственность. Неправильное оформление отказа кандидату даже на этапе рассмиотрения отклика может привести к судебным искам, штрафам и репутационным потерям. Разберем, как действовать в рамках закона, минимизируя риски для компании.
Я - Железняк Алексей, рекрутер с 2021г., основатель стартапа PRO100RABOTA - сервиса по упрощению найма персонала, веду и модерирую чат для профессиналов поиска и подбора персонала "Рекрутинг с ИТ". Присоединяйтесь к чату, давайте работать ВМЕСТЕ.
Часть 1. Почему важно соблюдать процедуру отказа?
1. Юридические риски
Согласно статье 64 ТК РФ, работодатель обязан письменно обосновать отказ по требованию кандидата. Нарушение влечет штраф до 100 тыс. рублей (ст. 5.62 КоАП РФ).
2. Защита HR-бренда
Даже на этапе рассмотрения резюме необоснованный отказ может стать поводом для кандидатов оставлять негативные отзывы в сети .
3. Эффективность процессов
Четкая фиксация причин отказа помогает анализировать воронку подбора и избегать повторных ошибок.
Часть 2. Основные правила отказа: как защитить компанию?
1. Никакой дискриминации. Указывайте только деловые качества кандидата (опыт, навыки, образование).
2. Конкретика вместо шаблонов. Не пишите «мы не готовы пригласить вас..» — объясните, какие требования вакансии не соблюдены.
3. Своевременность. Отвечайте в течение 1 рабочего дня, а лучше мгновенно, сейчас это уже возможно, например с сервисом PRO100RABOTA
4. Документируйте всё. Фиксируйте причины отказа в CRM / HRM или таблицах если вы их еще ведете. Но очень рекомендуем отказываться от таблиц на коленке, иначе конкуренты вас "скушают" в течение нескольких месяцев. Создавайте профессиональные HRM системы или подключайтесь к уже готовым, таким как PRO100RABOTA.
Часть 3. Сохраняйте и используйте шаблоны писем с юридически безопасными формулировками
Примеры текста отказа на этапе рассмотрения отклика с резюме и сопроводительным письмом.
«Добрый день, [Имя]! Благодарим за отклик на вакансию [название]. После анализа вашего резюме, к нашему большому сожалению, мы выявили несоответствие ваших навыков нашим требованиям. В вакансии указано, что необходим опыт разработки на Python от 3 лет и навыки тимлида разработки. В вашем резюме эти навыки не указаны и мы не готовы пригласить вас на дальнейший этап.
Желаем успехов в поиске!»
Часть 4. Статья 64 ТК РФ: что нужно знать рекрутеру
Права кандидата
По п. 5 ст. 64 ТК РФ, соискатель вправе запросить письменное обоснование отказа на любом этапе — даже если отклик отклонен на джобсайте без собеседования.
Обязанности работодателя
- Ответить в течение 7 рабочих дней с момента получения письменного запроса.
- Указать конкретные причины, связанные с деловыми качествами (например: «Недостаточный опыт работы с 1С»).
Что нельзя писать в отказе
- Причины, связанные с возрастом, полом, семейным положением.
- Расплывчатые формулировки: «Не подходите по корпоративной культуре».
Часть 5. Инструкция: как реагировать на запросы кандидатов
Шаг 1. Проверьте запрос на соответствие ст. 64 ТК РФ
- Убедитесь, что запрос письменный (email, сообщение через джобсайт).
- Если кандидат требует ответа устно — вы не обязаны его давать.
Шаг 2. Подготовьте обоснование
- Используйте данные из карточки кандидата в CRM.
- Ссылайтесь на конкретные пункты вакансии. Пример:«В вакансии указано: "Опыт ведения переговоров с B2B-клиентами от 2 лет". Ваше резюме показывает 1 год работы в этом направлении».
Шаг 3. Отправьте ответ в срок
- Если не успеваете — напишите кандидату: «Ваш запрос рассматривается. Ответ будет направлен до [дата]».
Шаг 4. Зафиксируйте факт ответа
- Сохраните скриншот письма или уведомление джобсайта о прочтении.
Часть 6. Как избежать дискриминационных формулировок при формировании вакансии
Запрещенные критерии (ст. 64 ТК РФ):
- Возраст (кроме случаев, прямо предусмотренных законом).
- Семейное положение, наличие детей.
- Внешность, место проживания.
Как переформулировать рискованные фразы:
- Вместо: «Ищем молодого специалиста» → «Требуется опыт до 3 лет».
- Вместо: «Предпочтение женщинам» → «Условия работы: подъем тяжестей до 10 кг».
Заключение
Соблюдение процедуры отказа — это защита компании от судебных рисков и укрепление HR-бренда. Используйте четкие формулировки, документируйте решения и обучайте команду основам ТК РФ.
А если вы считаете что такая работа с откликами требует много ресурсов, то вы можете использовать сервис PRO100RABOTA и делать это автоматически.
А вы как думаете?
- Сталкивались ли вы с необоснованными исками от кандидатов?
- Какие инструменты используете для фиксации причин отказов?
- Как обучаете рекрутеров в вашей компании?
Поделитесь опытом в комментариях!