Нескучное ретро: как превратить формальную встречу в продуктивное событие

Менеджер цифровых продуктов T2 Digital рассказала о том, как подготовиться и провести ретроспективу с командой. За прочтение статьи дарим готовые шаблоны для ретро!

Это не просто формальность. Это возможность стать ближе к команде, решить накопившиеся проблемы, придумать новые процессы и даже повеселиться вместе. Больше о работе команды в tg-канале.

Вы можете сказать: очередная статья про ретро. А я замечу в ответ, что чаще всего ретро используют для того, чтобы сбросить негатив. Хотя в первую очередь это удобный и гибкий инструмент сбора и обработки обратной связи. И один единственный, пусть и привычный, формат проведения ретроспективы не подходит для всех случаев.

Содержание по этапам ретро:

Как создать атмосферу доверия для честного диалога

Для успешного ретро нужны:

Про открытость в команде и поддержание такой атмосферы вы можете прочитать замечательную статью моей коллеги Илоны. Сегодня мы поговорим про внедрение регулярных ретро, если их не было в процессах ранее, и про те, что проводятся по конкретному запросу, нерегулярно.

Как понять, какой формат ретро выбрать?

Топ-3 запроса:

● Желание обсудить проблемы в команде, связанные с процессами

● Команда хочет обсудить, как прошел последний проект/спринт

● Надо понять и проанализировать настроения в команде.

Иногда команда сама не знает чего хочет, но запрос есть. В таком случае проводим интервью с командой или с лидом, чтобы понять причины возникновения запроса. От этой проблемы можно оттолкнуться и выбрать формат ретро.

Для начала. Фасилитатор – это не тот персонаж, который пришел, собрал со всех проблемы, спросил как они будут их решать и ушел. Такое упражнение может выполнить сама команда. Фасилитатор создает условия для продуктивного диалога:

Итак, приступим к подготовке

Если вы проводите очное ретро, важно подготовить помещение (кабинет), флипчарты, стикеры и расписать те инструменты, которые будут использоваться для ретро (назовем их играми). При дистанционном ретро подготовка такая же, но здесь используем инструменты такие как FigmaJam или Miro.

Наверное, каждый, кто проводил ретро, сталкивался с нехваткой времени. Поэтому советую заранее самостоятельно прогнать сценарий и заложить ограниченное время на каждую игру. Не забываем про форс-мажоры, процент по времени сверху тоже важно добавить! Опаздывать на ретро нельзя, предупредите команду об этом. Времени в календаре у всех всегда мало, а выделить минимум 1,5 часа времени на ретро – дорого стоит. В случае опоздания, член команды приступает к тому заданию, к которому успел подключиться.

В начале встречи обсуждаем с командой формат проведения ретро, правила и время. В каждой игре объясняем, что нужно делать и сколько времени для решения задачи есть, дублируйте информацию на флипчарт или онлайн-доску. Это настроит команду на продуктивный лад, всегда проще и легче, когда ты знаешь, чего ожидать.

Инструменты готовы, команда пришла вовремя, ваше время блистать.

До 15 минут

Самого начала вы задаете тон. В зависимости от формата ретро, можно добавить мини-игры чтобы настроить команду на продуктивную встречу. Мое мнение, нельзя сразу начинать обсуждать проблемы их решения.

Чаще всего ретро проводят в рабочее время вечером. И представьте, вы весь день работали, переключаетесь со звонка на звонок, и тут вас с порога просят написать что-то осознанное про прошлый спринт на стикере. Я всегда стараюсь начинать встречу с какой-то "раскачки".

Сбор ожиданий от ретро

Участники заполняют стикеры со своими целями на ретроспективе. Рассказывают о том, чего они ожидают от встречи и отдают их Фасилитатору, а тот клеит их на флипчарт. К этим стикерам можно вернуться в конце встречи и оценить насколько ретро было продуктивно.

Исследователи, Покупатели, Отдыхающие или Заключённые

Необходимо подготовить флипчарт с зонами И,П,О,З и объяснить их значение:

Участники голосуют в какой они зоне. Проанализируйте полученные данные вместе с командой, возможно если больше отдыхающих и заключенных, данную встречу лучше потратить на обсуждении этой темы.

Оценка проекта/спринта картинкой, словом или тремя словами

Каждый участник описывает проект или спринт одним из предложенных форматов. На размышления даем минуту. Это упражнение поможет участникам вспомнить что было и настроиться на ретроспективу.

Если для формата выбирается картинка, попросите каждого рассказать почему он выбрал именно это изображение.

Гистограмма удовлетворенности

Нарисуйте на флипчарте горизонтальную шкалу с делениями от одного («недоволен / недовольна») до пяти («доволен / довольна»).

Участники по очереди приклеивают стикеры к шкале и объясняют, почему выбрали то или иное деление.

Интересные мысли можно обсудить сразу или на следующих стадиях ретроспективы — по желанию членов команды.

Если уровни удовлетворенности совпадают, стикеры наклеиваются друг на друга, образуя гистограмму.

Шаблоны для игр

Форматов для создания атмосферы много, я выделила те, которые часто встречала в командах. Но самое любимое задание (если ретро удаленное и к этому располагает) поделиться любимыми мемами! Обычно провожу его в первые 5 минут, пока все подключаются и получают доступ к доске.

Если цель ретро, это стать ближе к друг другу в команде, то тут подходят игры для знакомства. Людям, которые часто в детстве тусили в летнем лагере, придумать подобную игру не составит труда. Но если вы там не были, мы вас выручим.

Игры на сплочение команды (можно использовать для раскачки в начале ретроспективы):

Две правды и одна ложь

Каждый участник пишет или озвучивает 3 факта о себе, один из которых – ложь. Команда должна проголосовать, какой из них выдуманный.

Угадай человека

Участник пишет на стикере один факт о себе анонимно. Команда должна определить к кому пренадлежит этот факт.

Дерево рукопожатий

Шаг 1: фасилитатор приклеивает на флипчарт стикеры с именами участников.

Шаг 2: участники подходят к доске (или рисуют онлайн) линии от себя к другим членам команды, с кем чаще всего общаются, обычно это 2-3 линии.

Кажется, и без того ясно, кто с кем больше взаимодействует. Дождитесь, пока карта будет нарисована. Результат может удивить.

Супергерои

Участники по очереди, опираясь на свою роль в команде, описывают свои суперспособности, слабые места и описывают врага. Враг – это процесс или задачка, с которой борется участник долгое время и для этой борьбы, возможно, нужен помощник.

Такие игры можно использовать на тимбилдингах, они хорошо подходят и для онлайн и для офлайн формата.

Шаблоны для игр

До 30 минут

Как говорится, "Говори непопулярное мнение и беги". Чаще всего я выбираю простые игровые форматы для сбора информации. Чем проще формат, тем больше самой обратной связи и тем проще и эффективнее ее можно обработать.

Игры для сбора информации:

Звезда. Когда команда больше 10 человек или ваши 5 коллег генерят 100500 идей

Таблица с 5 вопросами:

Зона влияния

Участники заполняют стикеры с поинтами для обсуждений. На флипчарте рисуем круги: “зона контроля”, “зона влияния” и “вне зоны влияния”. Команда самостоятельно располагает стикеры на флипчарте. Далее обсуждаем план:

Если поинтов много, после сбора можно провести молчаливое голосование. Главное предупредите команду, чтобы никто не обижался если их поинт не возьмут на обсуждение. Вы сможете вернуться к этим вопросам на отдельной встрече или, если это узкий вопрос, то лид команды, например, обсудит его лично с командой в формате отдельного звонка.

Яхта

Другой способ разнести по зонам ответственности идеи и боли команды. На флипчарте рисуем яхту с парусом и якорем. Участники заполняют стикеры: что двигает команду вперед и что мешает. Одна мысль – один стикер. Попросите самостоятельно расположить стикеры, а после зачитайте каждый поинт вместе с командой и обсудите каким образом усилить движение яхты.

Можно добавить айсберг – это иллюстрирует трудности, которые команда видит на своем пути. Отличие от якоря в том, что эти трудности находятся вне зоны влияния коллег.

Шаблоны для игр

До 30 минут

Итак, вы собрали пул тем для обсуждения. Вероятно, их много. Поэтому выделите ~5 минут на голосование: каждый участник может приклеить стикер или поставить метку за тему, которую ему важно обсудить сегодня. Чем больше времени есть для ретро, тем больше стикеров вы можете выделить для голосования, чтобы обсудить больший пул тем. Так, вы выберете горячие темы, которые следует проработать на будущее прямо сейчас.

Перейдем к играм и механикам, по канве ниже вы с командой можете генерить конкретные задачи к тем поинтам, что сформировали и отобрали на прошлом этапе:

SMART

Мой самый любимый формат, в нем всегда все четко и по делу.

SMART расшифровывается как: Specific (конкретная), Measurable (измеримая), Attainable (достижимая), Relevant (актуальная), Timely (ограничена во времени). Для простоты понимания чего вы ожидаете от команды, приведите пример задачи, которая раскладывается на SMART.

Сразу можно зафиксировать кто будет выполнять задачу и какие у нее сроки. Не для всех задач подходит такой формат. Задача должна быть подробно детализирована. За выполнением этой задачи должен следить лид команды или фасилитатор.

Мозговой штурм

Если задачи объемные и требуют долгого обсуждения, то можно использовать формат мозгового штурма по вопросу "Какие задачи нужно выполнить для реализации идеи по улучшению". Фиксируем списком как “План действий. К каждому этапу присваиваем ответственного и ставим временные рамки.

Открытый список дел

Упрощенный формат SMART. Подготавливаем флипчарт с 3 колонками "Что? Где? Когда? и раскладываем по этим колонкам план по решению проблем или задач.

Взять ответственность

После сбора поинтов для изменений, клеим их на флипчарт. После, каждый участник должен выбрать от одной до трех задач, за которые он возьмет ответственность.

Обычно на этом этапе я не использую какие-то развлекательные игры. Команда фокусируется на разборе задач, а я как фасилитатор, концентрируюсь на помощи команде, чтобы сформировать план и подход.

10 минут

После всего нужно подсластить конец встречи, поэтому здесь возвращаемся к развлекательной программе.

Если первая игра была со сбором ожиданий, вы можете вернуться к ней и оценить, были ли реализованы ожидания команды. На этом этапе я прошу поделиться участников обратной связью по ретро или выразить благодарность друг другу.

Игры для завершения ретро:

У меня замечательная команда

Очень милый формат. Заранее готовим карточки, с текстом: «У меня замечательная команда, потому что (пропуск), и поэтому я чувствую себя (пропуск)». Каждый участник заполняет стикер и результаты зачитываются в конце встречи.

Плюс&Дельта

Можно подготовить флипчарт с двумя колонками "Плюс" и "Дельта". Каждый участник записывает, что ему понравилось и чтобы ему хотелось изменить в ретроспективе в следующий раз. Еще можно использовать стикеры разных цветов. Красный – что стоит изменить. Зеленый – что понравилось.

Благодарность

Фасилитатор сам выражает благодарность человеку, действию или событию. Затем приглашает других участников присоединиться.

Отзывы

Попросите команду кратко в виде отзыва или оценки дать обратную связь о ретроспективе.

Форма анонимной обратной связи

Если времени для сбора обратной связи на встрече не хватило, советую заранее подготовить анонимный опрос и отправить его участникам команды, так вы поймете, что можно улучшить в будущем, а что стоит чаще использовать в своих ретроспективах.

Все форматы вы могли видеть в интернете, но ретроспектива для фасилитатора – это отличное поле для творчества. Если будете использовать наши шаблоны – я буду очень рада! На связи!