Инструкция 0 или этикет исполнителем

Здесь я делаю краткий конспект книги Инструкция №0. Она посвящена универсальным правилам рабочего процесса, которые подойдут и IT-ишнику, и офисному планктону и даже великому менеджеру.

В книжечке (скорее брошюре) всего 100 страниц, из которых по-настоящему важных около 70. А если убрать личные истории, то и того меньше. В ней автор объясняет базовые принципы грамотной постановки и выполнения задач — своего рода «кодекс деловой культуры».

Основная цель таких правил проста: навести порядок в рабочих процессах. Задачи не должны забываться, быть в подвешенном состоянии, должны быть сданы в надлежащем качестве и так далее. У нас есть инструменты трекинга и постановки задач, но как избавиться от хаоса "на местах"?

Похвастаюсь: в своей работе я неосознанно следовал многим из этих принципов, воспринимая их скорее как разумный «этикет», чем как строгие требования. Что-то вроде гигиены труда: простые правила, которые помогают избежать бардака. Иногда из-за этого я даже считал себя излишне педантичным. Благодаря книжечке я смог структурировать эти привычки и убедиться, что они не просто полезная придурь, но имеет общую ценность для компании. Приятно)

В книге приведены характеристики инструкции и даны советы по внедрению в корпоративную культуру. Однако, я простой исполнитель, поэтому дальше описаны только сами правила - что важно было мне.

Любую задачу, особенно устную, нужно фиксировать — память ненадёжна, а переспрашивать потом не всегда удобно. Если поручение пришло письмом или в чате, не оставляйте его там: перенесите в календарь, заметки или трекер задач, где оно не затеряется среди других сообщений.

Идеальный вариант — вести единую систему учёта: календарь, канбан-доску, ганта или любой другой удобный инструмент. Главное, чтобы все задачи, включая личные, были в одном месте. Это помогает видеть полную картину и не перегружать голову мелочами.

Доверять памяти в условиях информационного шума — всё равно что надеяться, что важный файл «сохранится сам» (а мы в это не верим и нажимаем ctrl+s после каждого слова... правда ведь?). Поэтому дублируйте всё значимое: в заметки, планировщик или корпоративную систему. Так вы сэкономите время и нервы — и своим, и коллегам.

Идеальная задача соответствует критериям SMART. Но если вам поставили её не так — не стесняйтесь задавать уточняющие вопросы. Лучше потратить 5 минут сейчас, чем дни на исправления потом.

Как уточнять эффективно:

Не все эти вопросы обязательно скидывать списком на постановщика задачи. Достаточно прокрутить у себя их в голове и осознать их понимание.

Вопросы могут появляться и в процессе работы — это нормально. Мы часто не осознаём, чего не понимаем, пока не углубимся в задачу. В таком случае обратитесь к Правилу 3 (о своевременном сигнализировании проблем).

Запомните: прояснение на старте — это не придирки, а профессиональный подход. Оно экономит время всем: и вам, и постановщику задачи. Так что душните, это в конечном итоге экономит время.

Главная ошибка исполнителя — замалчивать трудности в надежде, что "само рассосётся". К моменту, когда проблема станет очевидной для всех, драгоценное время на её решение может быть уже упущено.

Как действовать правильно:

Не волнуйтесь, своевременное предупреждение о сложностях — признак профессионализма, а не слабости. Это позволяет команде оперативно перераспределить ресурсы и минимизировать последствия.

Просто сбросить постановщику голый факт о возникшей проблеме — неэффективно. Как исполнитель, вы лучше понимаете контекст задачи, поэтому именно вы находитесь в оптимальной позиции для поиска решений.

Я предлагаю следующий алгоритм:

Важно, что, предлагая решения, вы не берёте на себя ответственность за выбор — окончательное решение остаётся за постановщиком. Но вы существенно повышаете качество и скорость рабочего процесса.

Когда на вас одновременно сваливается несколько задач, не пытайтесь самостоятельно расставлять приоритеты - это работа постановщиков.

В общем случае можно предложить следующий алгоритм:

Важно:

Этот подход защитит вас от:

Не стесняйтесь прояснять ожидания - это сэкономит время и нервы всем участникам процесса.

Когда вам нужно прервать работу (отпуск, больничный, срочные обстоятельства), необходимо обеспечить плавный переход задачи.

Предлагаю следующий алгоритм:

Почему это важно?

Как вы передаёте задачи — так и будут передавать вам. Создавайте культуру взаимной ответственности.

При передаче задачи недостаточно просто сказать об этом — нужно зафиксировать всё письменно. Включи текущие наработки, полный контекст (как в Правилах 1 и 2) и конкретные шаги для продолжения работы.

Такой подход защищает от "я не знал" — вся информация есть в переписке, можно ткнуть носом. Также происходит сохранение истории — новый исполнитель увидит ход мысли

Личный опыт: меня несколько раз выручали скриншоты переписки в мессенджере или пересылка почты. "Вот же, я передавал!" — и конфликт исчерпан. Хотя, конечно, лучше сразу оформлять передачу задач нормально — так надёжнее.

Необходимо не просто скинуть кучу на голову коллеге, но сформулировать и отредактировать информацию в удобоваримом виде. Тогда коллега действительно "примет" задачу, а не пропустит мимо ушей.

Ведь задачу нужно не просто передать — она должна быть принята к исполнению.

У нас заведено: прежде чем отправить задачу дальше, исполнитель сам её проверяет. Программист тестирует не только "хэппи пасс", но и основные варианты ошибок.

Такой подход работает для любых задач:

Финальная проверка — не дополнительная нагрузка, а неотъемлемая часть качественного выполнения задач. Лишние 10 минут на проверку избавляют от необходимости исправлять недочеты позже и сохраняют профессиональную репутацию. Сколько глупых ошибок я так заметил в последний момент!

Каждая рабочая задача имеет установленный срок выполнения. Если вы закончили работу раньше дедлайна — не ждите напоминаний, сообщите о результате сразу.

На практике это важно по двум причинам:

Как это работает на практике:

Из личного опыта: затягивание с отчетом часто создает ложное впечатление, что работа еще продолжается. Лучше сразу зафиксировать завершение — это дисциплинирует и исполнителя, и постановщика. Уменьшает когнитивную нагрузку — задача не крутится в фоне

Главное преимущество такого подхода — прозрачность рабочего процесса. Когда все участники понимают реальный статус задач, это повышает эффективность всей команды.

Избегайте "галопа Гиша" — риторического приёма, когда речь превращается в информационную атаку. Чрезмерные под��обности и отступления только затрудняют понимание сути.

Как соблюдать баланс:

Важно: лучше немного недодать информации, чем перегрузить собеседника. Если потребуется уточнение — коллега запросит его согласно Правилам 2 и 3.

Ценность коммуникации — не в объёме сказанного, а в её полезности для рабочего процесса.

Мой дедушка говорил "После нас следов не остаётся", и я внял его словам. Если нужно одолжить чужой инструмент, потом обязательно верни его на место или коллеге, у которого одолжил.

Завершая задачу, представьте, что после вас в процесс войдёт новый человек — ему должно быть понятно, что и где находится. Это высший пилотаж исполнительской культуры.

Эти 11 принципов — не строгие догмы, а рабочие инструменты. Не нужно внедрять всё сразу: начните постепенно с пары пунктов, которые вам ближе всего. Уже через пару недель заметите, что меньше времени тратите на рутину и нервы.

Главное — вы уже сделали первый шаг. Теперь осталось пробовать, подстраивать правила под себя и наблюдать за результатами.

Поверьте, даже небольшие изменения в подходе к задачам сделают рабочий процесс ощутимо комфортнее. А там, глядишь, и коллеги перенимать начнут или менеджер заинтересуется и станет внедрять в культуру 😉