Небольшой бизнес и управление проектами

Если вы пройдетесь по офису маленькой, да и большой тоже, компании, то наверняка увидите множество записок, цветных стикеров на пробковых досках или на столах сотрудников. По сути, все эти записки – напоминания о текущих задачах. В случае небольшой компании в такого рода напоминалках может быть весь план текущего проекта. А иногда такой план может существовать и вовсе только в мыслях руководителя компании.

Почему же сейчас, в условиях всепроникающих информационных технологий и при уже не набирающем популярность, а уже устоявшемся тренде проектного подхода в организации деятельности не только в бизнес-среде, но и на государственном уровне, малый и средний бизнес зачастую предпочитает именно такую модель организации своей деятельности – «на коленке»? И это при повальной доступности недорогих, а то и вовсе бесплатных инструментов для управления небольшими проектами!

Все без исключения организации в основе своей деятельности полагают получение определенных результатов. Все процессы организации – это непосредственно ряд действий, функций или изменений, которые и приводят к необходимому результату. Если рассматривать управление процессами небольшой организации, то, по сути, это и является управлением проектами данной организации. Проектами в малом и среднем бизнесе могут выступать такие временные процессы, как организация открытия нового офиса, создание лендинга для новой услуги или запуск рекламной кампании.

Для небольших компаний особенно важно, в условиях острой конкурентной среды, реализовывать исключительно необходимые проекты, которые помогут им достичь желаемых результатов с наименьшими рисками.

Конечно, на первый взгляд, кардинальная смена модели управления в небольших компаниях может быть встречена с сопротивлением не только сотрудниками, как это зачастую бывает в крупных компаниях, но и самими руководителями. Однако, чаще всего это лишь заблуждения, которые можно развеять при углублении в тему проектного управления.

Что же это могут быть за рассуждения?

Да, действительно внедрение проектного управления – это затратное мероприятие как само по себе, так и в дальнейшем при следовании управлению процессами продолжительность исполнения операций может увеличиться. Но здесь важно учитывать тот факт, что грамотно выстроенные процессы в компании, пусть они и занимают теперь больше времени, чем раньше, существенно экономят на сорванных проектах и прекращенных сделках в тех случаях, когда из-за спешки все идет не по установленному плану. Очевидно, что лучше сделать качественно за большее время, чем быстро и плохо.

Любой предприниматель, решивший начать свое дело, рано или поздно столкнется в том или иной виде с организацией маркетинговой кампании, с проведением оценки рисков, с сотрудничеством с более крупными компаниями, в которых будет внедрено управление проектами. При этом знание процессов управления проектами и умение применить соответствующие инструменты (управление рисками, планирование коммуникаций и т.п.) помогут не только в решении возникающих задач, но и станут конкурентными преимуществами при бизнес-сотрудничестве перед теми компаниями, которые не используют в своей деятельности процессы проектного управления. Таким образом, возможная дополнительная административная нагрузка на компанию многократно компенсируется преимуществами, извлекаемыми из процессов проектного управления.

Размышления о том, что внедрение процессов управления проектами требует больших денежных вливаний, которые «съедят» часть средств, отведенных непосредственно на старт и развитие бизнеса, можно встретить довольно часто. Но это всего лишь заблуждение, так как сейчас существует большое количество бесплатных или же совсем недорогих инструментов для управления проектами, которые доступны повсеместно, где есть интернет. При грамотном подходе и тщательном финансовом планировании внедрение этих инструментов не потребует больших вложений. К тому же зачастую можно обойтись уже имеющимся в компании ПО – электронными таблицами, встроенными в почтовый клиент инструментами и другими распространенными приложениями, которые возьмут на себя некоторые функции в управлении проектами.

Надо отметить, что экспертность в своей области не является панацеей при ошибках управления компанией. Большой опыт работы в выбранной нише – это безусловная основа бизнеса. Однако, управление проектами используется для претворения планов в жизнь. Отсутствие финансового планирования и качественного управления – вот главные причины закрытия небольших компаний. В свою очередь, принципы управления проектами, хоть и не гарантируют успешность компании, но могут значительно смягчить влияние допущенных ошибок, или и вовсе помочь их избежать.

Истоки подобных заблуждений лежат в неправильном планировании. Внедрение управления проектами не только не замедлит развитие компании, но наоборот – позволит продвигаться вперед гораздо быстрее, обеспечив компанию необходимыми инструментами и методами, которые приведут к желаемому результату. Отсутствие планирования и всестороннего анализа ситуации может привести к непредсказуемым последствиям.

Зачастую предприниматели недооценивают свои способности по достоинству и считают, что самим им не справится и обязательно нужен приглашенный профессионал для внедрения проектного управления. Несмотря на то, что это довольно логичный ход мыслей и определенными навыками и опытом всё же нужно обладать, но следует отметить, что навыки могут быть приобретены и развиты с течением времени, а у большинства руководителей уже есть знания, необходимые для управления проектами. К тому же никогда не поздно научиться чему-то новому, пройти соответствующие курсы повышения квалификации и с успехом применять их в своем деле.

По большому счету не все перечисленные примеры относятся исключительно к малому бизнесу, но именно такие доводы можно услышать от предпринимателей в пользу отказа от проектного управления. Управление проектами представляет ценность для компании, независимо от ее размеров, и не требует больших финансовых и временных затрат для внедрения. Для малого бизнеса проектный подход – это сведение к минимуму рисков, предостережение от ошибок, с которыми уже сталкивались другие компании, и возможность избежать проблем на пути достижения поставленных целей, а также создание условий для развития бизнеса.

С уважением, команда AC-S.