Трудности перехода
Что можно понять о компании с распределенной командой на этапе онбординга? Чем плохой онбординг отличается от хорошего? Как компания может и должна помочь вам с адаптацией?
Поздравляю, вы устроились на новую работу. Вы в предвкушении, но при этом, скорее всего, немного нервничаете, ведь пока вам здесь все непривычно.
Теперь представьте, что у вас нет возможности прийти в офис и познакомиться с командой, потому что ее участники разбросаны по разным частям света. В этом случае уровень стресса неминуемо возрастает. А впереди у вас еще и непростой период адаптации, через который проходит каждый новенький. Кажется, без грамотной и бережной поддержки со стороны работодателя вам точно не обойтись.
Меня зовут Ника Шевцова, я Operations Manager в IntellectoKids. Мы разрабатываем образовательные приложения и онлайн-уроки для детей до 7 лет. У нас полностью распределенная команда: мы работаем из разных точек земного шара.
Сегодня поговорим, как ваш работодатель на удаленке может помочь вам безболезненно пережить процесс адаптации, как вы можете отличить хороший онбординг от плохого, а также расскажем, как онбординг устроен у нас.
Цели онбординга
Компании проводят онбординг, чтобы вдохновить вас, подготовить к работе, познакомить с командой, с вашими задачами и основными ценностями компании, адаптировать к новым условиям.
Онбординг важен, особенно в условиях удаленки, причем для обеих сторон. Некачественный онбординг чреват потерей интереса и работоспособности нового члена команды, вплоть до его скорого увольнения. Есть исследования, которые подтверждают тенденцию: многие ценные специалисты, уволившиеся в течение 45 дней после появления в компании, указывают в качестве причины отсутствие адаптации к команде. Для компании это чревато финансовыми потерями: в среднем работодатель теряет на ушедшем во время испытательного срока сотруднике 3-4 его оклада (сюда, например, входят время рекрутера, стоимость разных инструментов и джоб-бордов).
Обязательно спросите на этапе собеседования, есть ли в компании онбординг и как он устроен. Во время онбординга вы не только решаете, остаться на новом месте или нет, но и узнаете, насколько здесь развита корпоративная культура и грамотно ли выстроены процессы.
Признаки хорошего онбординга в удаленной команде
Как вы можете отличить хороший онбординг на удаленке от плохого? В силу специфики удаленного онбординга, самое главное для online-адаптации – поддерживать эмоциональный контакт с менеджером, членами команды и другими сотрудниками, а также давать и получать обратную связь. У новичка после онбординга не должно остаться впечатления о команде, как о no names. Должно быть полное понимание, что происходит внутри команды, каковы приоритеты команды и компании и каковы цели.
Новенький должен четко понимать, какие бенефиты или возможности предоставляет компания, как строятся внутренние процессы, какие у вас будут задачи и зоны роста. Если картинка сложилась — значит онбординг прошел хорошо, если нет — компании необходимо сделать “работу над ошибками“. Выяснить, что что-то пошло не так, можно только с помощью обратной связи, она — залог к успеху в будущем.
Особенности онбординга на удаленке
У удаленного онбординга есть ряд отличительных черт:
- hr-менеджер должен сразу установить контакт и, насколько это возможно, «стереть» пространственные границы. Мы с первого разговора с новеньким даем ему понять, что, несмотря на расстояния между нами, готовы разобраться со всеми возникающими вопросами;
- для адаптации нового члена команды в режиме online важен элемент персонализации. Мы, например, первый звонок (Onboarding Intro) обязательно проводим с включенной камерой, хотя в обычное время в нашей Компании не принято использовать видеосвязь;
- поскольку в условиях удаленки нет возможности видеться с новеньким каждое утро в офисе за чашкой кофе, важно на регулярной основе запрашивать у него обратную связь. Это могут быть звонки или сообщения — подходит любой формат. Таким образом можно вовремя зафиксировать какие-либо блокеры или сомнения, возникающие у нового члена команды — и принять меры;
- есть и технические моменты: необходимо учитывать разницу в часовых поясах, закладывать достаточно времени для предоставления новенькому рабочего оборудования (мы в IntellectoKids не можем допустить, чтобы человек не получил в первый рабочий день свой ноутбук);
- отдельно в удаленных командах решается вопрос с документооборотом: в IntellectoKids, например, все документы подписываются в электронном виде. Так мы оптимизируем процессы и бонусом — сохраняем природу.
Как все устроено в IntellectoKids
Процесс адаптации у нас в компании состоит из 6 этапов:
- пребординг;
- день перед выходом на работу;
- первый рабочий день;
- первая неделя;
- первый месяц;
- окончание испытательного срока.
Пребординг
Все начинается с подписания оффера. Потом новенький заполняет специальную форму с различными категориями вопросов, например, в какой валюте он хочет получать зарплату и какое оборудование ему понадобится для работы. Также в этой форме есть анкета для ежемесячной новостной рассылки о новых членах команды. Кроме того, мы присылаем новенькому приглашение на первый звонок — Onboarding Intro.
После подписания договора мы, если в этом есть необходимость, отправляем оборудование. А также обязательно отправляем наш брендированный Starter pack. Это своеобразное приветствие, чтобы показать новенькому, что мы его ждали и рады ему.
День перед выходом на работу
На этом этапе мы отправляем новому члену команды письмо, в котором содержится расписание первого рабочего дня, информация о тимлиде и о доступах к рабочим инструментам (slack, почта, etc.).
День выхода
Первый рабочий день у новенького довольно насыщенный.
Сначала мы предоставляем все доступы. Потом представляем нового коллегу в общем чате.
После этого я созваниваюсь с новеньким по видеосвязи и рассказываю ему о компании, ее основателях, команде, продуктах, процессах, бенефитах (в частности, мы оплачиваем любое профильное обучение и обучение английскому языку, при необходимости предоставляем место в коворкинге). По окончанию звонка новый член команды получает презентацию, к которой всегда может обратиться, если плохо запомнил какие-либо детали.
Также новенький знакомится со своим тимлидом. На этом созвоне ставятся задачи и цели на ближайшие месяцы.
Что еще важно? Я отправляю новому члену команды first day impressions survey (мини-опрос о впечатлениях первого рабочего дня). О чем я спрашиваю:
насколько быстро и качественно мы отвечали на вопросы во время пребординга;
была ли исчерпывающей предоставленная информация о первом рабочем дне; если нет, то какой информации не хватило;
- насколько понятны после разговора с тимлидом поставленные задачи;
- есть ли что-то, что нам стоит доработать в онбординге на этом этапе.
Первая неделя
Тимлид ежедневно хотя бы на 15 минут созванивается с новеньким, обсуждая рабочие вопросы и «трекая» его психологическое состояние. В конце первой рабочей недели я спрашиваю у новенького, как проходит процесс его адаптации: как складываются отношения с командой, понятны ли ему рабочие задачи, есть ли что-то, чем он недоволен, комфортно ли ему в целом.
Первый месяц
В первые две недели происходит привыкание к новому месту. Если человек работает автономно от остальных ребят, мы добавляем его в смежные его отделу созвоны, чтобы он не терял связь с командой.
Ежемесячно мы делаем рассылку о новеньких (Newcomers Newsletter) в общем чате. Это как раз та анкета, которая заполняется еще на этапе пребординга. В анкете рассказывается о любимых книгах, мечтах и целях, об увлечениях интервьюируемого, перечисляются забавные факты из его жизни.
Окончание испытательного срока
Испытательный срок у нас, как правило, длится 3 месяца. По истечению этого периода мы обязательно организовываем звонок, на котором происходит двусторонний фидбэк: мы рассказываем члену команды, что хорошо в его работе, что можно улучшить, ставим новые цели. А он, в свою очередь, дает обратную связь нам о процессах в компании, о том, что его устраивает и не устраивает в работе. В общем чате мы поздравляем сотрудника с окончанием испытательного срока.
Еще мы проводим Onboarding Satisfaction survey — опрос по поводу удовлетворенности онбордингом в течение первых 3-х месяцев работы. Это помогает нам постоянно улучшать процесс адаптации, делая его более комфортным.
Также после испытательного срока мы предлагаем оформить ДМС и начать заниматься английским языком.
А что дальше?
Чтобы члены команды не чувствовали себя изолированными друг от друга, недостаточно просто ввести их в курс дела в первую неделю и потом периодически собирать обратную связь. Поэтому мы проводим различные мероприятия. Например, два раза в год организуем корпоративы, празднуем с подарками Дни рождения и рабочие годовщины. Периодически мы собираемся offline, устраивая local team events, а также проводим online мероприятия: игры, квизы. Два раза в месяц у нас выходят интервью с кем-нибудь из членов команды. Еще в IntellectoKids есть традиция random coffee: еженедельно ребята встречаются случайными парами, чтобы поболтать на разные темы.
Важно понимать, что онбординг на удаленке — это игра вдолгую, процесс адаптации на дистанте не заканчивается, по сути, никогда.