Мы создали чек-лист с инструкцией для качественного онбординга новичков. От первого дня до конца испытательного срока
5 лет назад онбординг в компаниях оставлял желать лучшего. Ни о каких фидбек-сессиях и плавном погружении в задачи речи не шло: человек устраивался, отдавал трудовую и сразу шел за свой рабочий стол.
Спасало лишь наличие офиса — новый сотрудник мог встретиться с коллегами у кулера и уточнить, куда здесь ходят обедать, где сидит бухгалтер и как тут принято общаться. Это помогало и понять процессы компании, и завести друзей на новом месте.
Как только мы перешли на удаленку, значимость онбординга выросла многократно. Новичок уже не может зайти в соседний кабинет и узнать у коллег то, что его интересует. Сотрудник просто сидит напротив компьютера у себя дома и совершенно не чувствует себя ни частью коллектива, ни частью компании. Если для него не провести правильный онбординг, заявление по собственному не заставит себя долго ждать.
Мы — Boto Onboarding — создали десятки онбординговых проектов и чат-ботов. Мы понимаем, как влюбить сотрудника в компанию, а бизнесу принести пользу и сохранить ресурсы. В этой статье расскажем, как правильно выстроить адаптацию и сделать так, чтобы новые люди оставались в компании надолго.
А чтобы вы могли уже сейчас улучшить адаптацию в своей компании, мы сделали большой чек-лист рабочего сценария для онбординга. В нем есть все тайминги, лайфхаки, список необходимой для новичка информации и полезные инструменты. Он ждет в конце статьи. Пользуйтесь!: )
А пока вернемся к теории…
Почему от онбординга выигрывает и сотрудник, и бизнес
Для компании наем нового сотрудника — это потенциальный рост и увеличение прибыли. Но ожидать результатов сразу на старте работы не стоит: исследования показывают, что сотруднику необходимо от 8 до 26 недель для выхода на эффективность и автономность.
Из-за этого компания теряет от 1% до 2,5% от общей выручки за время, необходимое для онбординга новых сотрудников (исследование Ultimate Guide). Если сотрудник уйдет после испытательного срока, деньги и время, которые на него потрачены, исчезнут без какой-либо пользы.
Проработанный процесс адаптации увеличивает удержание новичков на 82%, а значит сокращаются и затраты на наем, и текучка (исследование Glassdoor).
Хорошо продуманный процесс онбординга поможет и с поиском кандидатов. По данным Stackoverflow, 35% IT-специалистов обращают внимание на программу адаптации, когда выбирают работу.
Каким должен быть действительно хороший онбординг
В идеальном мире сотрудник наизусть выучил всю историю компании, за день познакомился со всеми коллегами и задачи на испытательный срок выполнил за неделю.
На деле же онбординг, который точно будет эффективным, должен длиться около 90 дней — это средний срок лучших кейсов (Aberdeen).
Чтобы адаптация прошла успешно, стоит учесть четыре ее аспекта:
- Процессная адаптация — сотруднику нужно выдать все явки и пароли: рассказать, как добраться до офиса, кому нести документы, как зовут бухгалтера и к кому обращаться по вопросу отпусков или больничных.
- Профессиональная адаптация — рассказать, как пользоваться внутренними инструментами и мессенджерами компании, выдать словарик терминов.
- Социальная адаптация — подсказать, как в компании принято общаться, помочь наладить контакт с коллегами из других отделов.
- Эмоциональная адаптация — морально поддерживать сотрудника на всем пути, собирать обратную связь и помогать, если возникают трудности.
Проверьте, насколько эффективен онбординг в вашей компании, по нашему чек-листу
Наша цель — чтобы новый сотрудник классно стартовал и остался в компании. Поэтому мы разработали подход Start&Stay, разделили его несколько этапов, а в центр сценария поместили эмоции и стремления новичка.
- Forming (1-5 дни в компании) — новый сотрудник смущается и старается произвести правильное впечатление. На этом этапе особенно важно не просто дать ему нужные документы, но и позаботиться об эмоциональном комфорте. Первые 5 дней стоит регулярно собирать обратную связь — отлично подойдут пульс-опросы.
- Storming (с 6 дня до конца второго месяца) — новичок подводит первые результаты: удалось ли ему влиться в коллектив, справляется ли он с онбордингом. В этот момент нужно запланировать 1-2-1 сессии с руководителем и HR, позаботиться о социальной адаптации и подготовить новичка к выполнению рабочих задач.
- Norming (третий месяц работы) — сотрудник освоился, познакомился с коллегами, понимает, чего от него ждут и какие задачи нужно выполнять. На этом этапе важно отслеживать его состояние, очертить зоны ответственности, чтобы человек понимал, как он справляется сейчас и что его ждет дальше.
- Performing (окончание испытательного срока) — сотрудник принимает решение: оставаться в компании или нет. Если онбординг прошел хорошо, человек начинает размышлять, чем он еще может быть полезен и как хочет расти дальше. На этом этапе можно провести оценку 360 и performance review. После окончания испытательного срока продолжайте собирать обратную связь примерно раз в две недели и не забывайте про 1-2-1 сессии с руководителем и HR-менеджером.
Для каждого этапа Start&Stay мы разработали подробный план действий HR-менеджеров. Чтобы было проще ориентироваться и проверять себя, мы сделали чек-лист. И вот что там можно найти:
- Четкие тайминги. Мы расписали все этапы по дням и рассказали, какие нужны материалы, когда их выдавать, когда поставить фидбек-встречу с руководителем, а когда предложить новичку познакомиться с коллегами. Особенное внимание уделили первой неделе, когда важно не перегружать новичка и выдавать информацию порционно.
- Советы и лайфхаки. В чек-листе поделились способами, которые помогут собрать обратную связь от сотрудников и рассказали, как часто это нужно делать. Это поможет вовремя отреагировать на тревожные звоночки и удержать сотрудника, если что-то пойдет не так.
- Инструменты для развития и дополнительного обучения внутри компании. В процессе онбординга можно не просто знакомить новичка с внутренней кухней, но и параллельно давать новые знания. Например, полезные soft-skills по коммуникации, проведению встреч, фидбеков и так далее. Мы уже встроили в чек-лист темы полезных курсов — они как раз соответствуют темам онбординга на каждом из этапов. Для вас это возможность прокачать свою команду, а для новичка — забота и знания от компании.
Чек-лист можно найти по ссылке
Если же времени заниматься онбордингом нет — напишите нам. Мы заберем на себя весь процесс адаптации в вашей компании, соберем всю информацию для новичков в одном месте, познакомим сотрудников друг с другом, а HR-менеджеров избавим от рутины. И все это — в чат-боте!
Просто напишите нам в телеграм.