Как проджект менеджеру эффективно пользоваться календарем
Календарь — незаменимый инструмент для проджект менеджера. Мне захотелось рассказать про принципы, лайфхаки и инструменты, которыми я пользуюсь при работе с ним. Может показаться странным, что я пишу про такую простую тему, но исходя из моей практики часто этим инструментом пользуются не эффективно
Эта статья скорее для начинающих менеджеров, чем для опытных, но будет здорово, если в комментариях вы поделитесь еще какими-то дополнительными своими фишками, которыми вы пользуетесь, но про которые я не рассказала)
Итак, обо всем по порядку:
Базовые правила при работе с календарем
1.Что туда вносить?
В календарь я вношу вообще все события своей жизни. Это касается не только работы. Это и походы на какие-то семейные мероприятия, встречи с друзьями, занятия с собакой, что-то важное, чтобы не забыть и прочее.
Поэтому удобно завести несколько календарей (работа/семья/саморазвитие и тд) и настроить им разные цвета, чтобы было удобнее отделять, что есть что.
2. Нейминг в календаре
Очень рекомендую использовать единый стиль в названиях событий в календаре. Это убирает визуальный шум, таким образом вам будете проще и быстрее считывать информацию.
Например, можно оформлять таким образом:
- Проект / Что именно (апдейт/обсуждение) — если уже определили точное время
- ? / Проект / Что именно — если еще не утвердили точное время
Пример: Проект Х / Внутренний апдейт по архитектуре
- Если нужно пойти в отпуск или взять day-off, то добавляй это мероприятием на весь день
Пример, напиши ЛЕРА_day-off/ ЛЕРА_отпуск
3. Добавляй участников
Добавляй в участников тех, кто тебе нужен на созвоне. Это нужно для того, чтобы:
- нужный человек не пропустил встречу
- было понимание, кто будет участвовать во встрече
- по необходимости было удобнее переносить встречи, потому что будет видно, кто отклонил приглашение
4. Добавляй повестку или необходимые документы
Это важно, особенно при работе с клиентами, так как:
- убирает неопределенность (сразу понятно, что будет обсуждаться на встрече)
- простой доступ из одного места к повестке/документу (например, клиент не будет копаться в почте и искать твое письмо, он привыкнет, что все необходимое можно увидеть в своем календаре. Это же относится и к команде)
- так же это выработает у вас привычку готовиться ко встрече заранее, если вы вдруг по каким-то причинам этого еще не делаете
5. Планируй встречи заранее
Часто бывает так, что дни у менеджеров расписаны на несколько недель вперед, а у кого-то и больше. Поэтому важно не звать на встречу клиента за 5 минут до нее. Я обычно поступаю таким образом:
- перед стартом проекта какие-то контрольные поинты отмечаю в таймлайне, чтобы клиент ориентировался, что в примерно в таком-то диапазоне необходима встреча
- в начале проекта договариваюсь с клиентом, что апдейты по проекту будут, например, каждый четверг. Соответственно, если я понимаю, что мне нужна встреча или можно ограничиться письменным апдейтом, это обсуждается с клиентом. Обычно я договариваюсь о встрече за неделю или хотя бы в начале недели. Затем создаю событие в календаре, добавляю туда ссылку на zoom или локацию встречи. Если клиент не подтвердил встречу в календаре, то напоминаю о ней на следующий день. Можно еще напомнить клиенту о встрече за час (если она проходит онлайн) и прислать ссылку на конф-колл или подтвердить ее с утра, если встреча проходит оффлайн
- так же, чтобы сократить количество переписки, предлагайте сразу удобные для вас слоты для встречи — тогда попадание в “яблочко” произойдет быстрее и встреча состоится в удобное для вас время
- если отменяете встречу или переносите ее, то пишите об этом заранее и и с указанием причины, чтобы участники понимали, почему это произошло
Дополнительные правила при работе с командой
- рекомендую настроить определенные встречи по проектам и другие мероприятия, происходящие на регулярной основе, в один и тот же день недели и в одно и тоже время, чтобы и у тебя и у команды вырабатывалась привычка - системность наше все
- если тебя позвали на какую-то встречу, а для тебя это неудобное время, то лучше не просто отклонить встречу, а написать по какой причине ты это делаешь. Это так же сократит количество лишней переписки
- лучше не ставить созвоны день в день, это может сломать планы твоих коллег, кому-то может не хватить времени на подготовку и прочее. Если это что-то срочное, то уточни у участников, подходит ли им это или нет
- не ставь встречи больше часа, в идеале их проводить за 30 минут. Так как после 30 минут уже теряется концентрация и встреча будет не очень продуктивной
- сейчас многие работают из разных точек мира, поэтому не все могут работать по одному часовому поясу, как это было раньше. Поставьте себе в календаре “рабочие часы”, чтобы понимать когда кто на связи, так гораздо проще планировать встречи. Ну или если не хотите загромождать календарь, то договоритесь о них внутри команды устно
И еще немного непрошенных рекомендаций
- в начале каждого дня проверяй свой календарь - встречи могут добавляться/переноситься/отменяться
- не все встречи, на которые тебя зовут, тебе скорее всего нужны. Если тебя позвали на встречу, на которой ты считаешь, что ты лишний - то уточни у организатора, для чего он тебя туда позвал, возможно это ошибка, или этот вопрос можно решить без встречи
- делай себе “тихие” дни, дни, когда у тебя нет встреч. У меня это обычно четверг. Очень удобно в такие дни заниматься какими-то стратегическими задачами, так как в течение дня будет меньше переключений
- не плоди встречи. Если у тебя каждый день по миллиону встреч, это не продуктивно. Это значит, что есть, что оптимизировать в твоих процессах в работе и что часть встреч просто скорее всего не нужны
- я люблю проводить встречи в первой половине дня, потому что под вечер мозг уже кипит и лично мне много общаться сложно, плюс это удобно, когда есть условное разделение дня - попробуй, вдруг тебе понравится
А почему "выходной" нельзя назвать "выходным"? Почему он вдруг "Дэй-офф"? "Отпуск" же получается назвать "отпуском". А с выходным что не так?
Вы можете называть как вам хочется, это просто пример того, как я называю. Если вам нравится больше выходной, то так и называйте)