Управления своим временем. Метод Эйзенхауэра

Президента США, генерала Дуайта Эйзенхауэра предложил четыре категории приоритетности дел.

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на работу, а срочность — насколько оперативно планируется выполнить эту задачу. И хотя дела имеют тенденцию менять степень своей срочности и важности, но на какой-то определенный момент можно определить эти показатели для себя.

Рассматривая представленную матрицу, необходимо отметить, что к срочным и важным делам (1) относятся дела, несвоевременное выполнение которых приведет к значительному ущербу для всей дальнейшей работы. За них следует приниматься немедленно и выполнять самому. Успешные люди занимаются делами такой категории на той стадии, когда они уже важные, но еще не срочные, — тогда можно пользоваться помощью других людей, планировать время и т.д.

Менее срочные и важные задачи (2), как правило, могут подождать. Трудности здесь возникают тогда, когда задачи рано или поздно превращаются в срочные и должны быть лично разрешены в кратчайшие сроки. Поэтому должна существовать возможность пересмотра степени важности этого типа и полное или частичное поручение другим сотрудникам. За руководителем остается только контроль сроков решения задач данной группы. Именно эти дела обычно дают самую большую отдачу, если планировать свою карьеру и успех.

Срочные и менее важные дела (3) попадают под категорию опасности «спешки», и в результате существует риск целиком отдаться решению конкретной задачи, потому что она срочная. Если задача является не столь важной, то она должна быть в любом случае деле-гирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств. Наряду с тем, что вы себя разгружаете, вы можете способствовать повышению мотивации в работе и квалификации своих подчиненных, доверяя им ответственные дела.

Менее срочные и менее важные задачи (4) очень часто «оседают» на письменном столе, и если вы вдруг начинаете заниматься этими делами, забывая о задачах первой категории, то не следует жаловаться на перегрузку работой, даже ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы. От задач несущественных и несрочных следует воздерживаться, чаще прибегая к корзине для бумаг.

Ловушка, в которую попадает большинство людей, состоит в том, что они занимаются в основном делами третьей и четвертой категории, в то время как не справляются с делами первого и вто-рого типа. Часто это происходит потому, что дела типа (3) и (4) сделать проще и их результаты оказываются сразу наглядными, что психологически укрепляет человека в подтверждении собственной эффективности.

Таким образом, матрица помогает определить, каким задачам нужно уделить больше внимания и поставить их приоритеты в соответствии с их важностью и срочностью. Это позволяет использовать время и ресурсы эффективнее и добиваться более целесообразных результатов.