«Алиса, это пудинг! Пудинг, это Алиса!»: зачем знакомить сотрудников с корпоративным порталом

Далеко не все российские предприятия могут похвастаться тем, что при трудоустройстве сотрудникам была оказана должная поддержка для успешной адаптации в компании. Тем более, если речь идёт о знакомстве с IT-системами. Кажется, что это процесс, с которым все сотрудники способны справится самостоятельно. Так ли это? Нет. Вместе с соучредителем digital-интегратора “Улей” Александром Григоряном разбираемся почему важно знакомить систему и сотрудников между собой и как это сделать силами самой системы.

В офлайн-формате первое впечатление о работодателе создают расположение офиса, парковка, вид из окон, оборудование рабочих столов, кондиционер, уровень шума, приветствие коллег и ещё миллион важных мелочей.

Современная организация труда меняется, возрастает роль корпоративных порталов не только в онлайн и гибридном формате занятости, но и при полностью стационарной работе. Интранет становится значимой составляющей HR-бренда компании. И если раньше мы проводили экскурсии по офису, представляли новых сотрудников коллегам, показывали рабочее место, то теперь знакомим с интерфейсом системы корпоративного портала. Именно он помогает новичкам быстрее освоиться и влиться в общие процессы. Автоматизация онбординговых задач повышает коэффициент удержания и помогает сотрудникам быстрее адаптироваться начать раскрывать таланты на полную мощность.

Корпоративный портал — виртуальное рабочее пространство, где сотрудники обмениваются информацией, документами и совместно работают над задачами. Он обладает различными функциональными возможностями, которые настраиваются под конкретные цели бизнеса.

Работа с корпоративным порталом не требует установки дополнительного программного обеспечения на компьютер. Для сотрудника процесс начинается просто: он приходит, садится за свой стол, подключается к порталу, и получает первые задачи. Как правило, это чек-лист онбординга, где дни адаптации расписаны по шагам.

Современный портал — это мессенджеры, таск-трекеры, CRM, корпоративный университет и даже система управления офисом. Например, модуль бронирования рабочих мест или HelpDesk. Постепенно портал эволюционирует из новостной корпоративной ленты в цифровое рабочее место — комплексную и сложную систему без которой работа становится невозможной.

Навык работы с порталом повышает эффективность компании и помогает адаптации сотрудников сразу по нескольким направлениям.

Снижение стресса

Так устроен человеческий мозг, что любая незнакомая система вызывает отторжение. Сознание отказывается тратить время и усилия на создание новых нейронных связей, если нет уверенности, что это пригодится и будет полезно в будущем.

Первые рабочие дни полны стресса — незнакомая обстановка, новые люди, обилие информации и коммуникаций. Кажется, что разбираться в системе — совершенно неприоритетная задача. Тем не менее интранет может стать инструментом помощи, тем самым “автомобилем”, который помогает двигаться быстрее и не уставать. Что особенно важно в первые дни.

Уменьшение нагрузки на HR-отдел и руководство

В условиях напряженного темпа работы невозможно выделить человека, который будет отвечать на сотни бытовых вопросов новичка, знакомить его с регламентами, показывать, где найти информацию в интерфейсе и учить отправлять нужные запросы. Поэтому, даже формальные инструкции к корпоративному порталу снижают загрузку на действующих сотрудников.

Воспитание навыка пользования системой

Если новый сотрудник начинает пользоваться интранетом с первых дней и привыкает к функционалу, то его вовлеченность в процесс дальнейшей работы произойдет быстрее, будет более устойчивой и эффективной. Если же изначально разрешить ему пользоваться привычными сторонними мессенджерами, то вероятность того, что работник со временем перейдёт на портал, сильно снижается.

При внедрении нового портала или развития существующего можно предусмотреть несколько лайфхаков для того, чтобы упростить процесс знакомства сотрудников и системы.

Индивидуальная главная страница

Если продумать стартовую страницу портала и вынести на неё самые важные модули, то можно значительно сократить время на поиск информации и ориентирование в незнакомом digital-пространстве.

Главная страница может включать в себя:

Интерактивные подсказки

Провести экскурсию по системе могут интерактивные подсказки. В отличие от регламентов, оформленных в документы, всплывающие подсказки помогают точечно сориентироваться в функционале странице и оперативнее обновляются. Подсказки появляются именно там и тогда, когда они нужны пользователю. В некоторых компаниях в интерактивных подсказках “живет” талисман команды — маскот, что создаёт более дружелюбную атмосферу.

Чат-бот

Цифровой собеседник помогает не только в поиске ответов на популярные вопросы, современные корпоративные чат-боты — это помощники с широким функционалом:

Мало внедрить систему в организацию или показать её новичкам. Руководителю, HR-менеджеру и тимлиду важно осознавать, что оставлять сотрудника один на один с незнакомой системой — это такая же ошибка онбординга, как и отсутствие welcome-встреч с командой или заведения корпоративной почты. Такие упущения имеют серьезные последствия для компании и негативно сказываются на HR-бренде. С другой стороны, чем быстрее сотрудник привыкнет к новой системе, тем эффективнее будет строиться работа всей команды, поэтому предусмотренные заранее сценарии знакомства приносят пользу с первых дней работы сотрудников.