Как достигать результатов в HR и рекрутменте в 2023 году

В августе 2023 года мы провели конференцию в Новосибирске о том, как быстрее закрывать вакансии, находить взаимопонимание с нанимающими менеджерами, достигать результатов вместе с командой и сохранять любовь к профессии.

Мы публикуем фотоотчет с ивента, тезисы и видео выступлений.

У нас было 3 юнита — в Москве, Костроме и Ижевске. Каждый юнит обладал своими процессами найма, метриками и SLA:

Все 3 юнита работали в Хантфлоу, но процессы, настройки, метрики, воронки и проблемы различались. В Ижевске даже был свой отдельный Хантфлоу

Мы стремились повысить эффективность подбора путем слияния баз. Плюсы такого решения:

Рекрутерам проще работать с распределенными вакансиями.
Не нужно прыгать из одной базы в другую — значит, не придется заводить по 2 лицензии Хантфлоу на каждого рекрутера.
Снижается конкуренция внутри команды подбора — рекрутеры не перехватывают кандидатов друг у друга.
Снижаются риски потери и дублирования информации.
Можно сравнивать показатели и вести прозрачную аналитику.

Мы провели слияние баз через интеграцию: на основе нового процесса объединили 2 базы в одну, настроив ее под требования бизнеса. Внедрили единые артефакты, метрики, SLA.

Для решения этой задачи мы использовали подход, который применяется в заказной разработке:

Проект занял год и все еще продолжается. Сейчас мы находимся на этапе внедрения, а к запуску единой базы подойдем только в конце 2023 года

На разных этапах есть свои риски. Так, на стадии предпроектной подготовки можно ошибиться с бюджетированием, на этапе аналитики — полагаться на недостоверные данные. А при разработке единого бизнес-процесса есть шанс столкнуться с сопротивлением команды.

Понятный и удобный интерфейс. Например, можно вручную настроить организационную структуру.
Открытое API.
Наглядный процесс сопровождения кандидатов по воронке.
Возможность слияния баз.
Мультивакансия.
Открытость для заказчика — в режиме реального времени он может видеть всю работу по своей вакансии.

Руководителями становятся ведущие специалисты — функциональные эксперты. Но часто у новых менеджеров отсутствуют навыки, которые нужны для этой роли.

Компетенции лидера формируются поиском ответов на вопросы: «Какие вызовы готовит мне настоящее и будущее?» и «Чего от меня ждет компания?»

Управление бизнес-процессами — это база для руководителя. Недавно я долго искала финансового директора, вакансия закрылась только через 9 месяцев. Большинство кандидатов не умели управлять процессами, испытывали сложности со стратегическим планированием и не понимали цели финансовой функции.

Чтобы управлять процессами, недостаточно профессиональной экспертизы. Важно видеть структуру процесса, его потребителей, исполнителей, этапы, а также возможности для роста эффективности.

Построение эффективной команды. Важна правильная среда, а также идеологическая работа с руководителями. Менеджеры должны понимать, что люди — это их зона ответственности.

Сейчас руководители работают с разными поколениями сотрудников: X, Y, Z. У каждого поколения свои ценности и взгляды, системы оценки работы и ее места в жизни. Чтобы решить проблему «3 поколения в одной лодке», можно миксовать инструменты:

повышать производительность через менеджмент;
демонстрировать личный пример для молодых сотрудников через лидерство;
через коучинг «вести за ручку» сотрудников, которым это нужно.

Капитал компетенций — это то, в чем конкурируют компании. Если у вас есть руководители, которые могут восстанавливать процессы, создавать новые направления и продукты, быстро «переобуваться», то вы в выигрыше.

В доковидные времена руководители были достигаторами, предпринимателями. Затем они стали пожарниками: нужно было быстро решать, что делать в экстремальных ситуациях, выстраивать цифровые коммуникации, развивать дистанционный формат работы. В таких условиях требовались уже другие компетенции. Например, оказалось, что многие топы не умеют пользоваться зумом.

Сейчас же руководитель превращается в изобретателя, который тестирует гипотезы и готов менять подход к принятию решений.

Непрерывная траектория развития с конечной долгосрочной целью и четким пониманием того, какие управленческие компетенции прокачивать.
Асинхронное (для поколения Z) или смешанное (для поколения Y) обучение. Полезно собрать набор инструментов для разных поколений сотрудников.
Среда для обмена знаниями. Скорее всего, внутри вашей команды уже есть все необходимые компетенции — нужно лишь сделать так, чтобы люди делились ими друг с другом.
Менторство.

Баланс — динамичное понятие, которое связано с умением что-то менять и искать способы улучшить жизнь. Баланс нельзя выстроить раз и навсегда, над ним нужно постоянно работать.

Баланс — вопрос индивидуальный, нет никакого единого стандарта для всех. Есть люди, которые уделяют работе 90% времени и получают от этого удовольствие.

Колесо баланса. Чтобы этот инструмент работал, нужно понять, какие показатели по каждой сфере вы бы хотели получить. После этого оценить все сектора, выбрать сферу, с которой стоит начать, прописать цели и задачи.

Колесо ролей. Как пользоваться этим инструментом:

Выпишите все роли, которые вы играете на работе и в личной жизни: родитель, ребенок, друг, супруг, руководитель, подчиненный, волонтер и так далее.
Определитесь, кем вы хотите быть в каждой роли.
Опишите цели по каждой роли.
Распишите действия для достижения этих целей. Каждый день желательно прописывать задачи хотя бы по 2 ролям.

Поиск эмоций и смыслов. Попытайтесь найти смысл даже в неприятных делах. Допустим, вы приходите домой, а там гора посуды, которую надо перемыть. Но делать это не хочется. Если вы зададите себе вопрос «зачем», то поймете, что речь идет о вашем спокойствии, чистоте и уюте. Тогда вам будет легче приступить к этому делу.

Дневник достижений. Часто мы сами не замечаем, чем занимаемся, какие задачи решаем. Дневник помогает все фиксировать: просто пишете все, чего достигли за день в каждой своей роли. Это дает уверенность и энергию для новых подвигов.

Мы только научились жить в VUCA-реальности, как во время пандемии появился BANI-мир — хрупкий, тревожный, нелинейный, непостижимый.

Сейчас мы живем в мире, который называют SHIVA и TACI:

Что помогает жить в таком мире:

Стратегия маленьких шагов.
Поиск ресурсов, отказ от того, что забирает ваше внимание.
Постоянное развитие и извлечение нового опыта.
Сотрудничество с другими.
Принятие происходящего и терпение.
Информационный детокс, минимизация источников коммуникации.
MVP-подход в работе и жизни.

Прозрачность рекрутмента — путь к сердцу нанимающего менеджера. Что обеспечивает прозрачность:

планирование найма;
четкое SLA рекрутера и заказчика;
автоматизация найма и ведение базы кандидатов.

В конце каждого квартала мы согласовываем план найма с участием нанимающих менеджеров и кросс-функциональных команд — C&B, HRBP и другие отделы. Это позволяет нам планировать численность персонала и ресурсы команды подбора, достигать комитмента с бизнесом. Затем мы создаем документ, где указываем, сколько вакансий надо закрыть за квартал и год.

Важно соблюдать связку процессов: наем → онбординг → обучение → мотивация → развитие → удержание сотрудников. Например, эффективный подбор не поможет, если новички будут уходить из-за проблем с адаптацией.

Как устроен процесс для всех сторон рекрутмента:

Мы используем Хантфлоу. В этой системе заказчик имеет полный доступ к воронке, может отслеживать все процессы работы с вакансией и статус кандидатов, видеть каждое добавленное резюме.

Мы создаем чек-листы и готовые формы в Хантфлоу. Зашиваем вопросы в форму и фиксируем ответы кандидатов в ходе собеседования — это помогает в проведении интервью по компетенциям и оценке.

Что нам это дает:

Процеcc найма максимально прозрачен — как для рекрутера, так и для заказчика.
Зоны ответственности четко разделены.
Все кандидаты сохраняются в системе — к ним можно вернуться в любой момент.

🔥 Подписывайтесь на Telegram-канал Хантфлоу.
Гайды для рекрутеров, интервью с экспертами и новостные дайджесты из HR-сферы.

Мы встречаемся с нанимающим менеджером, чтобы обсудить вакансию, требования, сроки и процесс подбора, заполняем с ним бриф.

В итоге мы получаем:

понимание роли,
прозрачность процесса подбора,
договоренности и распределение ответственности,
быстрое закрытие вакансий.

Возникли проблемы с вакансией — возвращайтесь в самое начало, к брифу. При необходимости можно пересмотреть бриф.
Уточняйте у заказчика, что мешает принять решение или смущает в кандидате. Задавайте больше открытых вопросов, чтобы слышать потребность заказчика и давать ценность в совместной работе.
Проводите регулярные синки с заказчиками. Сами инициируйте встречи, говорите с ними о болях и узких местах, анализируйте.
Оцифровывайте свою работу: бизнес любит цифры. Возвращайтесь с аналитическими данными, показывайте воронку по вакансии, рассказывайте про тенденции рынка.
Погружайтесь в специфику юнита, для которого ищете сотрудников, чтобы лучше понимать профиль роли и ожидания заказчика.
Обучайте нанимающего менеджера проводить интервью по компетенциям.
Участвуйте с собеседованиях совместно с заказчиком, делитесь с ним обратной связью по кандидатам и прошедшему интервью.
Назначайте встречи с нанимающими менеджерами, чтобы обсуждать финалистов.

После закрытия вакансии каждый рекрутер отправляет своему заказчику опросник, чтобы получить оценку и фидбэк о проделанной работе.

Что мы анализируем:

сильные стороны — на каких этапах работа рекрутера была наиболее важна;
зоны роста;
удовлетворенность заказчика по десятибалльной системе.

Вы можете зайти в Центр аналитики Хантфлоу и показать заказчику, как идет работа над его вакансией:

Воронка по вакансии, которую я недавно закрыла

Кроме того, в Хантфлоу есть глубокая сквозная аналитика, позволяющая рассматривать данные с разных сторон. Вы можете оценивать время закрытия вакансий по отделу и каждому рекрутеру, находить проблемные места и точечно на них влиять.

Кто обладает информацией, тот может предвосхищать рынок и строить продуктивные отношения с нанимающими менеджерами.

Всего за год конкуренция за кандидатов в массовом найме увеличилась в 10 раз. Чтобы сохранять эффективность в таких условиях, нужно:

Понимать целевую аудиторию — кто ваш кандидат.
Оценить рынок и вашу конкурентоспособность.
Оптимизировать воронку найма, чтобы не упускать соискателей.

В июне 2023 года мы проверили опрос и выяснили, что:

97% кандидатов ищут работу онлайн,
67% опрошенных рассматривают вакансии со смартфона;
81% респондентов пользуются job-платформами;
27% утверждают, что им не важна география работы.

Что важно для соискателя:

Мы создали бесплатный инструмент Индекс Авито Работы. Индекс — это оценка состояния рынка труда в конкретной сфере, профессии и регионе. Для анализа мы используем шкалу от 1 до 10, где 1 — рынок кандидата, а 10 — рынок работодателя.

Этот инструмент помогает: