Делегирование – эффективный инструмент командных отношений

Все знают, что делегировать работу и задачи правильно и удобно. Однако не все делают это. Зачем нужно делиться полномочиями как это помогает сохранить команду и повысить эффективность работы – в сегодняшней статье коммуникационного агентства MONSTARS.

Делегирование: коротко о главном

С чего начать? Прежде всего, стоит разделить понятия и определиться, какие задачи вы ставите для себя и своей команды.

Полноценное делегирование – возможность передать задачу, с которой человек уже справлялся или есть релевантный опыт и мотивация. В этом случае достаточно дать техническое задание и обозначить дедлайн. Пути решения, источники информации, детали – это самостоятельная работа исполнителя.

Поручение. В этой ситуации специалисту, помимо детального ТЗ и сроков выполнения работ, необходимо предоставить более развернутый план действий и обозначить точки промежуточного контроля и возможности для обратной связи.

И в том и в другом случае важно правильно оценить компетенции каждого члена команды. А главное – стремиться к тому, чтобы в коллективе было больше тех, кому можно доверить делегирование, а не просто исполнение отдельных поручений.

Принципы, по которым можно выстраивать процесс делегирования:

Постепенность. Перед тем, как передавать более важные дела, лучше убедиться, что предыдущие поручения/задачи были выполнены в срок и качественно. Начинайте с простых задач, пока не будете уверены, что между вами и исполнителем есть взаимопонимание.

Вертикаль. Формируйте вертикали в отношениях сотрудников смежных направлений. Это поможет наладить структуру заместителей, каждый из которых будет полностью отвечать за свою сферу деятельности.

Полномочия. Когда вы даете задание, наделяйте специалиста полномочиями в решении определенных вопросов. Перед этим уточните, что именно он собирается сделать, какие шаги будет предпринимать. В случае необходимости дайте рекомендацию, совет.

Полноценность. Передавайте задачу целиком. Когда руководитель постоянно контролирует команду на различных уровнях, у сотрудников развивается комплекс выученной беспомощности. У руководителя же формируется мнение, что в команде ему не на кого положиться.

Ответственность. Разделите ответственность с вашим коллегой, сформируйте четкое понимание, за что именно он будет отвечать, а по каким решениям необходимо согласование с вами.

Профессионализм. Старайтесь брать в команду людей, которые профессиональнее вас по разным направлениям. Так вы повысите продуктивность и качество работы, а также степень ответственности каждого члена команды.

Делегирование как инструмент выстраивания отношений с командой

Делегирование – одна из важнейших компетенций руководителя. Потребность, которая закономерно формируется при масштабировании бизнеса, реструктуризации, развитии компании. Однако не всегда руководители готовы делиться задачами и распределять функционал и ответственность внутри команды. Почему так происходит? Почему так сложно передавать дела коллегам? Как правило, срабатывает несколько основных причин, по которым руководители не делегируют задачи:

Наверняка многие встречались с подобными формулировками в своей практике. Но как в таком случае выстраивается рабочий день директора, если он вынужден контролировать большой объем задач и принимать решения на различных уровнях? Происходит примерно следующая ситуация: вечера и выходные заняты работой, звонками, согласованиями, а отпуск становится значительно короче. Рутинные и стратегические задачи сходятся на одном человеке, качество их выполнения и эффективность страдают, компания теряет потенциальные возможности роста и прибыли. Кроме того, чрезмерно большой объем работы и невозможность отключения от рутинных дел, может привести не просто к усталости, а к выгоранию. Когда руководитель делегирует полномочия, он помогает членам команды расти, повышать уровень профессиональных компетенций. Постепенно люди обучаются, берут на себя все более сложные и амбициозные задачи. Руководитель в это время занимается развитием бизнеса.

Не делаем выводы, просто даем практические рекомендации

Что взять на заметку каждому члену команды, который может и хотел бы делегировать часть полномочий? Предлагаем несколько практических советов, чтобы передавать дела было удобно и просто:

Поиск новых исполнителей. Определите различные площадки для поиска фрилансеров. Это поможет в самых разных ситуациях, когда вам требуется тот или иной специалист, а ваши исполнители уходят в отпуск, заболели, завысили гонорары или просто очень заняты.

Реестр исполнителей. Создайте ранжированный перечень исполнителей с указанием данных, контактов, профессиональных компетенций и специализации. Отметьте их в соответствии с опытом работы с вашей компанией – положительный или отрицательный. Это поможет при выборе специалиста.

Шаблоны и регламенты. Если у вас есть рутинные и повторяющиеся процессы, вам помогут разработанные протоколы, где будут подробно расписаны задания. Это поможет существенно экономить время при взаимодействии с новыми исполнителями.

CRM-системы и таск-менеджеры. Знакомые многим инструменты, которые помогают держать все задачи в одном ресурсе и контролировать их выполнение. Главное – найти комфортную систему для вашей команды.

Обратная связь. После делегирования полномочий важно не забывать об обратной связи. Это помогает команде работать эффективнее и качественнее. Руководителю – доверять более сложные процессы коллегам. Но главное – это внимание и общение, которое помогает поддерживать отношения внутри команды, создавать и укреплять горизонтальные и вертикальные связи, а значит, развивать общее дело.