Ошибки при автоматизации финансов. Как не получить «чемодан без ручки»
Проекты по автоматизации непросты для успешной реализации, а реальный опыт автоматизации есть у небольшого количества финансовых специалистов. Добавьте к этому еще и высокую стоимость этих проектов, особенно когда они реализуются с привлечением внешних внедренцев. И мы получаем…проблемы:
- проекты не завершаются
- не достигают нужного результата
- сталкиваются с разочарованием и сопротивлением сотрудников и руководителей
- иногда переходят в серьезные «разборки» с внедренцами.
Давайте разберем типичные ошибки, они же и факторы успеха при реализации проектов по внедрению:
- Руководитель проекта. Он должен быть одновременно и хорошим управленцем с высокими организаторскими качествами, коммуникациями и самодисциплиной, и профи в той функции, которая будет автоматизирована. А еще он должен иметь реальные полномочия от главного заказчика, Спонсора проекта
- Информирование сотрудников о целях проекта и изменениях в компании с ним связанных. Информирование важно как на старте проекта, так и по ходу его реализации
- Вовлечение в проект будущих пользователей. Когда выясняются требования «с полей», либо бюджет и сроки проекта вырастают из-за включения новых задач, что приводит к негативной оценке команды проекта, внедренцев со стороны Спонсора и Заказчика проекта, а иногда и к остановке проекта. Либо все реализуется без учета задач рядового персонала, что приводит по завершению проекта к негативным отзывам уже рядовых сотрудников, которые жалуются «верхам» что система не работает, внедренцы ничего не понимают и т.п.
- Сбор обратной связи на всех этапах проекта. Важно составить план работ так, чтобы у каждого этапа был результат, который должна утвердить команда проекта и приемка результата не было просто формальностью.
- Выбранное решение не подходит бизнесу. Этот случай, реально как «чемодан без ручки» - и выбросить жалко и нести тяжело. В моей практике было 3 таких факапа компаний, которые приобрели программный продукт за 1 млн долл. по курсу тех лет, который не решали задач компании. И все они положили на полку это решение, в итоге купив другой продукт. Причины этого бывают разные – и «откаты» ЛПР, и просто эффектные продажи и реально несистемный выбор продукта. Я, например, для своих клиентов составляю подробную таблицу критериев выбора программного продукта, где расписываю требуемый функционал, требования к опыту внедренца и т.п.
- Автоматизация без методики и архитектуры системы. Главное правило успешного проекта: смоделируй на бумаге то, что ты хочешь автоматизировать в системе и утверди это у заказчика и главных пользователей. Для системы управления финансами это прежде всего методы и правила учета, набор и форматы отчетности, структуру аналитик, регламентные процедуры, движение документов. Это то с чего я начинаю проект в 100% случаев, никогда не нарушаю этот принцип
Более подробно про типичные ошибки читайте в карточках!
Если у вас есть задача внедрить финансовую систему - обращайтесь! Мы вместе составим дорожную карту проекта, перечень критериев для выбора подходящего именно вам решения, я помогу вам провести встречи с вендорами программных продуктов, выбрать решение и внедренца, отразить в договоре с ним важные для успеха пункты. Проведу обучение для команды как проектом надо управлять и буду сопровождать ваш проект до этапа его запуска в эксплуатацию.