Кейс по оптимизации расходов

Когда клиенты приходят к идеи систематизации, чаще всего главная цель - вырасти в деньгах.

Заработать больше.

Редко идет запрос на оптимизацию расходов, хотя там скрыто много “утечек”.

Одной из иллюстраций стал свежий кейс:

Дмитрий - владелец компании, которая устанавливает системы водоснабжения для частных домов в Подмосковье.

📋Дано:

Дмитрий не выезжает на объекты, это делают бригадиры.

Они же подписывают договора и акты с заказчиками.

Бухгалтер на аутсорсе.

Для того, чтобы бухгалтер получила необходимые ей документы от бригадиров, Дмитрий снимает помещение в Москве для архива.

🗃📦Процесс:

В московский архив бригадиры привозят документы.

Бухгалтер приезжает в архив, чтобы забрать, а затем чтобы вернуть документы.

Дмитрий приезжает забрать акты за “закрытый год”, чтобы хранить их у себя на случай проверок.

⏰🚘Проблема:

Документация постоянно теряется и невозможно отследить, у кого она.

А также накладываются временные и транспортные расходы на передвижение.

💻📲Решение:

Бизнес ассистентом внедрен регламент для работы с документами.

Благодаря ему подписанные акты и договора бригадиры отправляют в виде фото ассистенту.

Бизнес ассистент ведет электронную картотеку по объектам.

Бухгалтер имеет доступ к этой картотеке.

Один раз в месяц бригадиры курьером отправляют Дмитрию пакет документов.

💸🗓Благодаря регламенту и оптимизации архив в Москве больше не нужен.

А это экономия: 37 000₽ в месяц. Или 444 000₽ в год!

Плюс экономится большое количество времени.

✅Этот простой пример наглядно показывает, как ассистент может снизить временные и финансовые затраты, делая бизнес эффективнее и проще.