Что мешает бизнесу переходить в «цифру», и при чем тут репутация

Такой выбор перед бизнесом давно не стоит. А вот число продуктов для цифровизации добавляет проблем. Ведь разобраться, где сказка, а где быль, благодаря бешеной активности IT маркетологов, все сложнее. Да и само внедрение «цифры» в компании — по-прежнему вызов. Даже компетентные в цифровой сфере руководители не могут разобраться, что лучше для их бизнес-модели, тем более, что каждое подразделение тянет одеяло на себя. О том, как переходить на цифровую сторону добра, чтобы не было мучительно больно, в этом материале.

Ни один бизнес в здравом уме не откажется от тотального снижения издержек, оптимизации организационной структуры, усовершенствования процесса продаж, улучшения коммуникаций на удаленке. Тем не менее, многие бизнесы по-прежнему тормозят внедрение BPMS, которая обещает им все эти бонусы, а также изменение бизнес-модели на фундаментальном уровне.

Почему же выбрать решение сложно даже крупным компаниям?

Ключевая фишка BPM — процессы, переведенные в цифровую форму, маршрутизируемые и контролируемые с помощью информационных технологий.Важно, что BPM подход создан в первую очередь для организации работы компании или любого коллектива, то есть для неавтоматизированных систем, с помощью BPM можно собирать воедино участки работы с применением автоматизированных систем, а можно просто ориентироваться на процессы в коллективе, как они происходят и как нужно их изменить. При этом BPMS можно использовать и как платформу для цифровой трансформации (связку между всеми IT продуктами), и как инструмент для цифровизации отдельных сквозных бизнес-процессов (например, продажи, закупки, СМК, выдача кредитов, факторинг, Private Banking, и многое другое).

Популярные сегодня BPM системы позиционируются, как универсальные. Говорят, что они одинаково хороши и для банка, и для стройки, и для ресторана, и для ТЦ, и для больницы. Поставщиков BPMs много. Да еще и разработчики ERP- и CRM-систем наращивают функционал workflow в своих решениях, а системы управления документами подключают покупные или собственные workflow-модули. Во всех этих системах куча особенностей, в которых черт ногу сломит. Есть различия в более или менее сложном внедрении, возможностях модификации, опциях для общения сотрудников, возможности работать в связке с другими системами (например, «1С: Предприятие»), необходимости установки на собственные сервера или работе из «облака». Естественно, у каждой системы есть и минусы, например, посредственный дизайн, невысокая скорость работы с большим объемом данных, невозможность работы с системой в случае отсутствия Интернета и т.д.

На все эти вопросы мы почти ежедневно отвечаем, работая над BPM проектами для торговых центров, сетевых ресторанов, гостиниц и хостелов, автоцентров, FMCG компаний, IT разработчиков в сырьевой сфере. Сегодня можно официально объявить о рождении новой профессии, которая будет развиваться, как в штате, так и за его пределами. Это куратор цифровой трансформации, который видит не только весь «конвейер процессов», но и человека, стоящего за каждым микроскопическим бизнес-процессам, и цифровую функцию за этим человеком. Эти эксперты владеют методологиями:

Как ни странно, в период кризиса интерес к цифровизации повысился. Отчасти от того, что появилось время, а отчасти потому, что оптимизация стала основой выживания в новой реальности.Но не только желаниевзять под контроль процессы, убрать лишние активности и усилить нужные,оптимизировать затраты, сохраняя высокий уровень сервиса,влияют на рост популярности BPMS. Вот основные драйверы интереса у тех компаний, с которыми мы сейчас общаемся по вопросам внедрения:

Сегодня интерес к теме начинают проявлять не только промышленные гиганты, но торговые центры, рестораны, образовательные структуры, МСП и даже органы государственной власти.К счастью, новый пласт клиентов «цифры» ценят гибкий подход к внедрению, не пытаясь описать все предприятие и все, как есть, автоматизировать. Наши проекты стартуют с моделирования бизнеса и затрагивают самые больные, актуальные процессы.Клиенты стали более зрелыми и опытными, бизнес не только осознают свою процессную природу, но и перестает «прогибаться под мир�� информационных систем, подгоняя под ИС свои бизнес-процессы.

Исторически тренд на BPMS задали банки, энергетика, системы менеджмента качества, государственное управление и здравоохранение. Сегодня BPMS чаще выбирают отрасли, где бизнес имеет процессную организацию деятельности и логику бизнес-процессов, а также высокую частоту изменений в существующих процессах. Подобные решения актуальны для самых разнообразных компаний со штатом от 50 человек.Часто BPMS — единственный шанс на автоматизацию «быстрее и дешевле», так как называемые «монолитные» IT-решения или даже собственные разработки дороги и не удовлетворяют требованиям бизнеса из-за постоянно возникающих изменений.

Мы работаем на стыке бизнесов (заказчиков) и разработчиков (исполнителей), и, возможно, поэтому ежедневно наблюдаем дикое сопротивление цифровизацией внутренними командами. Больше года я работала с промышленными системами Track&Trace, которые благодаря проекту обязательной государственной маркировки внедряются прямо сейчас в фарме, молочке, воде и легкой промышленности. И аналогичную историю сопротивления мы прошли в каждой из отраслей. BPM и Track & Trace — системы в к��рне разные по назначению. Несмотря на то, что Track & Trace ближе к PLM-системам (или являются разновидностью), а BPM осуществляют мониторинг, поиск несоответствий и возможностей улучшения процессов, происходящих в компании, сопротивляются бизнесы обеим системам одинаково». Как только речь заходит об Индустрии 4.0., бизнес закатывает глаза. Эта тема как будто бы не про «реальную работу.Уровень готовности бизнеса к сквозной автоматизации бизнес-процессов в России низкий. По большей части все сосредоточены на оптимизации отдельных бизнес-функций, автоматизация кадров, бухгалтерии, IT, сервисных функций, на первичной регламентации процессов и упорядочивании процессной архитектуры.Тем не менее, все больше бизнесов интересуются искусственным интеллектом и роботизацией, внедрение которых невозможно без перехода к процессному менеджменту. А на повестке дня наиболее передовых организаций стоит интеграция процессов с роботами RPA, интернетом вещей, инновационными интерфейсами (чат-боты, голосовые помощники, носимые устройства).

Цифровизацию сложно уложить в стандартную организационную структуру бизнеса. По факту, чтобы внедрить BPMS нужно создать большую проектную команду и задействовать несколько подразделений. Идеально, если Big Boss (или вице-президент) всех этих подразделений будет являться владельцем этого процесса. Однако на практике проводником внедрения BPMS выступает IT блок. А у Руководителя IT крайне редко есть статус вице-президента, или директора по цифровой трансформации (обычно это встречается лишь в банках или в компаниях гигантах). Отсутствие у «главного по внедрению» репутации человека, отвечающего за жизненно важные бизнес-процессы и пользующегося мощной поддержкой владельцев, ставит внедрение под угрозу. В тоже время у вендеров и интеграторов, которые разрабатывают и внедряют процессные системы зачастую отсутствует отраслевая экспертиза. Практиков цифровизации крайне мало, а тех, кто умеют разговаривать на человеческом, отраслевом, процессном и технических языках еще меньше. Мы не только готовим представителей новой профессии, но и работаем над проектами репутации цифровой трансформации и ее инициаторов. Наши клиенты пока не готовы к расширению команд, они берут внешних экспертов. Но для внешних экспертов крайне важно уметь работать с внутренними командами, направлять их, фокусировать, выжимать их экспертизы без остатка, и тем самым беречь бюджет.

Почему для процессных задач бизнес пытается применять решения на базе непроцессных технологий? Дело в том, что предприятия совершенно не осведомлены о возможностях систем класса BPMS и о том, что они созданы конкретно для реализации процессов. А если сравнивать эти решения со старыми информационными системами по количеству функций, что преимущество будет на стороне старых систем. Типичный стереотип — это допускать возможность цифровой трансформаций на базе «старых» технологий. Между тем управление процессом через типовой набор статусов не является решением. Множество провальн��х автоматизаций бизнеса процессного типа на базе ERP или СЭД уже стали достоянием сообщества.Второй стереотип: СЭД — это BPMS. В реальности системы электронного документооборота не относятся к классу BPMS. А BPMS — одна из наиболее актуальных технологий, которая драйвит «цифру».BPMS — универсальная платформа для разработки приложений, позволяющих легко интегрировать другие технологии, и необходимость автоматизировать процессы и решения, диктуемая бизнес-потребностями в диапазоне от сокращения затрат до управления рисками. Искусственный интеллект и BPM пересекаются в области бизнес-правил и автоматизации принятия решений, предиктивной аналитики, машинного обучения и роботизации типовых задач. Также эта связка работает для обработка событий из интернета вещей, и в процессе взаимодействия с внешними устройствами и т.д.

Все много слышат о возможных позитивных результатах цифровизации, но по ходу пьесы, начинает казаться, что результатов все нет и нет. Вопрос оценки эффективности во многом зависит от ожиданий от проекта «на входе».Любой эксперт скажет, что сама по себе автоматизация результата не приносит. Тем не менее в России по прежнему принято описывать и оцифровывать бизнес-процессы, как они есть, а не менять их предварительно. Соответственно, и изменений почему-то ждут от системы, а не от действий команды.Второй пласт ожиданий — естественно, финансовый. Найти недорогую BPM систему не проблема, но цифровизация все равно стоит дорого. Кроме средств на IT-инфраструктуру, расходы на обучение персонала, нужно платить и за смену бизнес-моделей и принципов взаимодействия внутри команды, с партнерами и клиентами. Если внутри компании нет людей с нужными компетенциями, приходится привлекать экспертов в области бизнес-логики для описания, корректировки и стабилизации бизнес-процессов.Мы, например, очень плотно работаем с внутренними командами. Буквально внедряемся в них и организовываем работу. Через несколько недель все считают, что так и было. Эта система работы в корне отличается от других компаний, которые нагоняют в проект целый штат консультантов. Во-первых, у нас 100% преемственность экспертизы, во-вторых сопротивление в разы меньше, саботаж исключен, и бюджет не раздут.Многих неприятно удивляет и то, что «оптимизация» – это не всегда про сокращение. Иногда проект требует усиления вложений в стратегически важные точки. Эффект выражается еще и в прозрачности и предсказуемости бизнеса, в росте эффективности и производительности труда.Если система внедрена правильно, то она становится «скелетом», на котором нарастает «мясо и мышцы» повседневных функций и процессов бизнеса. Система должна быть напрямую интегрирована с существующими IT-системами компании. И, конечно, она должна быть абсолютно интуитивно понятна обычным людям, которые станут ее пользователями. Люди — самый сильный и упорный ступор информатизации, и если система ими не одобрена, то внедрение будет вестись медленно и печально. Именно поэтому в наших проектах цифровизации фокус именно на людях.

P.S. О судьбах бизнеса в цифре беседовали Ася Разумихина и Светлана Эрежеева, эксперты проекта RepTech. Первый раз материал был опубликован здесь