Как открыть дизайн-завод, работать 16 часов в сутки и не выгорать
Горящие задачи приходят в конце рабочего дня. Знакомо? И у нас в SUR Agency так было постоянно. Обращались к фрилансерам, работали по ночам и даже шли на риск — не отвечали до утра. Но придумали решение лучше — дизайн-завод и две смены. Закрытые задачи, довольные менеджеры и бодрые коллеги — расскажу, как нам это удалось.
Точка А. Дизайн-отдел в огне
Наш дизайн-отдел ежедневно справляется с большим потоком задач. Ребята верстают презентации, анимируют ролики, креативят для рекламных кампаний, разрабатывают фирменные стили, делают плакаты, оформляют соцсети.
Раньше в отделе было четыре сотрудника: арт-директор и три дизайнера. И обычный день выглядел примерно так. Арт-директор брал задачи, задавал уточняющие вопросы заказчикам, распределял проекты между дизайнерами, давал правки, согласовывал результаты с менеджерами, ходил на созвоны с клиентами. К вечеру приходили новые задачи, арт-директор экстренно пытался найти фрилансера. И так день за днем. Усталость и напряжение накапливались, а работы меньше не становилось.
Мы видели в ситуации две главные проблемы.
- Большой поток вечерних задач. Задачи на дизайн приходят круглосуточно. А большинство из них после 18 часов с пометкой «Срочно». У нас есть пул фрилансеров, которым мы отправляем такие задачи, но они выручают не всегда. Могут легко отказаться от проекта, который так и остается висеть на нас. Как итог: мы часто перерабатывали и перегружали наших дизайнеров. Хотелось сделать так, чтобы со всем объемом задач мы справлялись своими силами без ущерба своему ментальному здоровью.
- Высокая загруженность дизайнеров, особенно арт-директора. Арт-директор горел в потоке задач: контролировал процессы, креативно направлял дизайнеров, распределял задачи, общался с менеджерами и работал руками сам. Тот самый многорукий многоног, супермен, диджитал-джедай. Нужно было придумать, как разгрузить арт-директора и облегчить работу дизайнеров.
Мы долго думали, как наладить процесс, сделать его понятным, спокойным и эффективным. Изучали опыт других агентств, пытались применить на себе, но нам ничего не подходило. Спустя несколько попыток мы всё-таки собрали работающий механизм.
Решение 1. Ночной дизайнер
Поток вечерних задач был плотным, и нам в шутку пришла идея нанять ночных дизайнеров. Когда шутка вышла из-под контроля, мы опубликовали вакансию с вечерним графиком работы и наняли двух ночных дизайнеров по графику 2/2. Потом наш ночной дизайнер остался работать в одиночку с режимом 5/2, закрывал большой пул задач и облегчил работу отдела.
Вику, нашего ночного дизайнера, такой формат привлек сразу. В начале работы она еще училась в университете, и тогда ей было удобнее приступать к задачам ближе к вечеру.
Я обожаю свой график, потому что мое вдохновение и сосредоточенность приходит вечером. В это время никто уже не отвлекает переписками и звонками, так что я могу спокойно работать, не отрываясь. Если задача срочная и важная, менеджеры со мной до конца на связи. А если возникают вопросы и дедлайны не горят, то в конце смены я обозначаю менеджерам моменты, где возникли вопросы, чтобы на них обратили внимание утром.
Решение 2. Трафик-менеджеры
Если раньше все задачи распределял арт-директор, он же контролировал сроки и общался с заказчиками, то сейчас за потоком задач следят наши трафик-менеджеры.
Трафик-менеджеры управляют дизайн-заводом:
- Принимают задачи, собирают и получают ТЗ и ТТ, максимально подробно обговаривают все детали, чтобы задача стала понятной
- Распределяют задачи дизайнерам и планируют загрузку отдела так, чтобы у всех было достаточно времени на выполнение задачи и никто не перерабатывал
- Устанавливают дедлайны и следят за сроками задач
- Получают правки, передают их дизайнерам и контролируют внесение
- Выясняют суть проблемы и помогают ее решить, если у менеджера или дизайнера возникают вопросы по качеству, срокам, формулировке задачи
- Ведут отчетность и графики отпусков
- Знают базу фрилансеров и работают с ними
- Участвуют в брейнштормах рекламных кампаний
Мы не сразу пришли к работающей схеме. Сначала наняли одного менеджера. Он не справлялся с объемом задач: из-за специфики работы приходилось находиться на связи 24/7. Потом наняли второго. Разделили их обязанности: один отвечал за внутренние проекты агентства, второй — за внешних заказчиков. Чуда не случилось снова. Объем задач на одного человека по-прежнему оставался большим. Теперь мы пришли к посменной работе 2/2 двух трафиков. Так они спокойно могут заменять друг друга, отдыхать и уходить в отпуска.
Трафики упростили и улучшили работу отдела. Когда дизайнер сам себе менеджер, он тратит много времени на организацию процесса и выяснение задачи. Теперь дизайнер просто делает свою работу, а всё остальное берет на себя менеджер. И помимо того, что он принимает задачи от заказчиков, трафик еще и смотрит результат работы. Это первый этап проверки: он может поймать ошибки, невнимательность дизайнера и поправить всё до отправки итогового макета.
Не гореть в огне задач и справляться с их плотным потоком мне помогает график работы. 2/2 — это очень удобно. После двух дней круглосуточной работы выходные просто необходимы. Но график — это только половина успеха. Другая половина — это коллектив отдела. Все настолько исполнительны и компетентны в своем деле, что работать с коллегами в удовольствие.
Решение 3. Дополнительная смена
Несмотря на то, что мы работаем с 10 утра, наши заказчики с раннего утра начинают ставить срочные задачи с дедлайном до 10 часов. Поэтому с одним из дизайнеров мы договорились о нестандартном режиме. Два раза в неделю он работает с 8 до 17 часов. Это дает еще 2 дополнительных часа работы отдела. Команда стала свободнее, а заказчики — спокойнее.
Решение 4. Уверенный пул фрилансеров
Своими силами мы закрываем большой поток задач. Но во время больших форумов и проектов их становится еще больше. Поэтому мы всегда располагаем дополнительными «руками» на фрилансе.
Наша база фрилансеров состоит из 5–7 человек. Работают с ними трафик-менеджеры, которые при необходимости пишут фрилансеру и узнают, может ли он взять задачу. Бывают ситуации, когда задача срочная, а никто из фрилансеров не может выполнить ее прямо сейчас. Тогда мы справляемся своими силами: трафики перераспределяют дедлайны и задачи по приоритету.
Точка Б. Дизайн-завод с 16-часовым графиком работы
Сейчас в нашем дизайн-отделе шесть сотрудников: арт-директор, руководитель отдела, два трафик-менеджера и два дизайнера. Арт-директор контролирует все процессы, руководитель отдела выполняет функции дизайнера и заменяет директора, когда тот в отпуске, менеджеры распределяют задачи, а дизайнеры их выполняют. Никто не перегружен, все высыпаются и бодро справляются с проектами.
У нас сильная команда и заботливый отдел. Один дизайнер сказал, что с другими коллегами ему было бы сложно справляться с таким потоком задач. А с нами он чувствует поддержку. Мы слышим друг друга, никто никого не критикует. Обсуждаем все спокойно, даже если есть проблемы. Это снижает количество ошибок в работе.
Наши дизайнеры работают, как на заводе — посменно, закрывая по 16 часов в будние дни. Это помогло сократить количество недовольных менеджеров, выгоревших дизайнеров и освободило много времени для креатива. Так ситуацию с горящим потоком задач решили мы. А как с такой проблемой справляетесь вы?