Как управлять 10 000 внештатниками без увеличения штата
История о том, как мы сохранили несколько миллионов на комиссии для сюрвейерской компании и снизили нагрузку на бухгалтерию. Меня зовут Александр Барышев, я работаю в «Самозанятые.рф» и рассказываю, как бизнесу упрощать работу с исполнителями без рисков.
Наш клиент — одна из крупнейших в России сюрвейерских компаний и международный эксперт в области сюрвейерских услуг (от оценки качества груза до его транспортировки) с крупными тендерами от Озона, Wildberries и Сбербанка.
Компания работает по четырём направлениям: сюрвейерские услуги, инспекция зерновых культур, аудит поставщиков и инвентаризация на складах. Для этих услуг компания задействует внештатных специалистов: работников складов, грузчиков, сканировщиков, тальманов и товароведов.
Почти весь внештатный персонал — самозанятые. Это около 90% исполнителей против 10% штатных работников. К таким цифрам компания пришла после того, как выросла с одного предприятия до группы компаний.
Обрабатывать такое количество исполнителей стало невозможно
С увеличением внештатных специалистов подписывать документы, ждать чек и оплачивать услуги в привычном темпе стало почти невозможно, поэтому компания стала искать решение для автоматизации.
Например, проводить массовые выплаты с возможностью выгрузок реестров проведенных операций. Также в приоритете были автоматизация рабочих процессов без стороннего участия, минимальная нагрузка на бухгалтерию и оперативная клиентская поддержка.
Инструменты, которые мы внедрили
Автоматические массовые выплаты
В компании проходят еженедельные выплаты примерно для 1 000 человек. Мы взяли эту задачу на себя: теперь выплаты проходят единовременно и одним платежом для всех самозанятых. И это безопасно для бизнеса: с начала нашего сотрудничества у компании не было инцидентов с налоговой проверкой или блокировкой счёта.
Ведение реестров
С помощью реестров для выплат бухгалтер может провести неограниченное количество выплат самостоятельно: для этого достаточно выбрать из базы исполнителей и указать период. Кроме того, у нашего сервиса есть интеграция с 1С: документы и проводки автоматически загружаются из «Бизнеса». По реестру удобно отслеживать статус выплат и определить, получил ли исполнитель деньги.
Оперативная клиентская поддержка
Чем больше внештатных самозанятых, тем выше риски ошибок в документах и проводках. Поэтому мы предоставили персонального менеджера, который учитывает особенности бизнеса и помогает решить любые вопросы по работе с самозанятыми.
Электронный документооборот (ЭДО)
Когда с компанией работают 20 самозанятых, то весь процесс можно организовать вручную. Как это происходит без сервиса: самозанятый регистрируется, подписывает договор и выполняет услугу. Затем заказчик и исполнитель взаимно подписывают акт приёмки, самозанятый в приложении формирует чек и отправляет компании.
С 10 000 самозанятых это становится почти невозможным. С помощью ЭДО процесс сокращается до нескольких кликов — программа самостоятельно формирует договоры, акты, чеки и исключает возможность ошибок.
К чему это привело
А теперь в цифрах — итоги за два года работы.
Cнизили нагрузку на бухгалтерию на 60%
Чтобы оплатить работу такого количества самозанятых, компания выделяла отдельный день. Теперь бухгалтерия может проводить все выплаты одним платежом ежедневно.
Освободили ресурсы финансового отдела на 30%
Постоянный мониторинг внештатников был их зоной ответственности. Теперь регистрация самозанятых и проверка статуса происходит автоматически через платформу, и это снижает финансовые риски.
Почему это важно?
Если самозанятый потерял статус, а компания перевела такому исполнителю деньги, — она должна выплатить за него 13% НДФЛ и около 30% страховых взносов. Представьте, какие затраты понесёт компания, если даже 10% из 10 000 самозанятых окажутся обычными физиками?
Расширили потенциал компании за счет роста исполнителей
Результат автоматизации всех процессов — возможность привлекать всё больше самозанятых к выполнению услуг. Одним реестром можно провести более 300 выплат единовременно, при этом чеки и закрывающие документы формируются автоматически.
Расскажите, с какими проблемами при работе с внештатниками сталкивается ваш бизнес?