Как внедрить систему мониторинга и избежать конфликта с подчиненными
Благодаря современным технологиям компании регулярно получают новые возможности, которые позволяют оптимизировать бизнес-процессы. Система мониторинга также входит в их число. Тем не менее, ее внедрение может спровоцировать тревожное состояние коллектива.
Разберемся, как правильно рассказать сотрудникам об этом новшестве, предупредить негативную реакцию и доказать необходимость использования подобного инструмента.
На чем нужно заострить внимание
Реакция сотрудников на внедрение системы мониторинга не всегда может быть положительной, поэтому руководителю важно проявить понимание и уважение к их интересам. Для того, чтобы рассеять беспокойство, нужно рассказать о назначении и пользе системы, а также дать гарантии защищенности личных данных.
Задачи и плюсы
Перед внедрением системы мониторинга разъясните коллективу цели нововведения и расскажите, как оно поможет улучшить работу компании:
- Рост производительности. Система позволяет тщательно проанализировать и оптимизировать рабочие процессы, а также повысить продуктивность персонала.
- Гарантия безопасности. Благодаря контролю нарушений и нежелательных действий можно выявить факторы, которые вредят компании, и избежать утечки данных.
- Оптимизация работы. Программа ведет учет рабочего времени, помогает выявлять вредоносные факторы и эффективно распоряжаться ресурсами.
Неприкосновенность частной жизни
Объясните коллективу, что мониторинг будет производиться на корпоративных устройствах исключительно в рабочее время. Расскажите о том, что обеспечивает защиту конфиденциальности, и какие данные подлежат сбору и обработке.
ИНСАЙДЕР помогает фиксировать:
- время активности за ПК;
- нажатие клавиш;
- поисковые запросы и результаты выдачи;
- скриншоты экрана;
- используемые приложения и сайты.
Соблюдение законодательства
Внедряйте систему мониторинга в соответствии с действующими нормативами и не нарушайте права работников. Обязательно изучите следующие документы:
- Закон РФ № 152–ФЗ «О персональных данных». Действует с 27 июля 2006 года. Требует уведомления коллектива компании о сборе и обработке информации и обеспечения защиты личных данных.
- УК РФ ст. 138 «Нарушение тайны переписки и телефонных переговоров». За несоблюдение требований при изучении рабочей переписки наступает уголовная ответственность.
- Закон РФ № 149–ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Содержит перечень правил защиты данных, которые собраны системой мониторинга, и требования к их безопасности.
Этапы подготовки сотрудников
Позаботьтесь о том, чтобы встреча проходила в комфортных для коллектива условиях. Действуйте по порядку:
- Разработайте план и подберите аргументы
Составьте план действий и расскажите, как именно программа будет реализована. При этом важно осознавать цель внедрения системы мониторинга, чтобы суметь рассказать о том, какую пользу она принесет компании.
Например, в перечень возможностей ИНСАЙДЕРА входят:
- определение неравномерности загрузки сотрудников;
- контроль темпа работы;
- фиксация действий, которые вредят компании;
- обеспечение информационной безопасности;
- анализ эффективности работы команды.
- Объясните механизм
Проведите обучение для руководителей отделов и объясните принцип работы системы мониторинга. Расскажите, какая информация подлежит сбору и обработке. Так руководителям будет проще описать механизм работы своим подопечным.
- Разработайте сопроводительные материалы
Брошюры, презентации и видеоролики позволяют наглядно представить механизм работы и выделить преимущества системы. Чтобы получить готовые материалы по ИНСАЙДЕРУ, обратитесь к персональному менеджеру.
- Организуйте собрание
Проведите презентацию системы мониторинга. Внимательно выслушайте вопросы сотрудников и ответьте на них. Раздайте сопроводительные материалы и расскажите о том, как внедрение программы скажется на работе компании.
- Не забывайте о вопросах конфиденциальности
Обязательно расскажите о том, как предотвратить утечку личных сведений о сотрудниках. Сделайте акцент на том, что доступ к информации о деятельности персонала есть лишь у руководителя и HR-менеджера, поскольку ИНСАЙДЕР устанавливается только на рабочие устройства и гарантирует неприкосновенность частной жизни.
Заключение
Система мониторинга — эффективный инструмент, с помощью которого можно увеличить производительность компании в сжатые сроки.
Грамотная подача информации гарантирует адекватную реакцию сотрудников на нововведение. Главное быть честным и отзывчивым, проявлять понимание и поддержку.