Как мы участвовали в виртуальном салоне: плюсы и минусы перехода массовых мероприятий в онлайн

Когда одно из главных мероприятий в сфере образования перешло в онлайн-формат из-за пандемии, мы в InternetUrok не смогли пройти мимо. Мы пошли на эксперимент и приняли участие в виртуальном салоне образования ММСО — делимся впечатлениями.

Московский международный салон образования ММСО каждый год проходил в огромном павильоне № 75 ВДНХ и собирал тысячи представителей системы образования в одном месте — но в 2020 году что-то пошло не по плану.

Позиция руководства компании такова, что любое вложение ресурсов должно давать понятный вычислимый результат или иметь под собой веские основания. Потратить несколько десятков или сотен тысяч рублей на дорогой стенд, чтобы десять человек из праздного любопытства взяли визитки, или выступать где угодно, лишь бы отметиться, — эта история не про нас. Поэтому наш отдел маркетинга просто мониторил календарь событий, чтобы не пропустить ничего важного.

Пандемия коронавируса смешала все карты и поставила весь офлайн перед выбором: попытаться адаптироваться к онлайну или умереть — в лучшем случае уйти в спячку до светлых времен. InternetUrok, как EdTech-компанию и онлайн-школу, этот выбор, конечно, не коснулся — кстати, о влиянии пандемии на онлайн-образовании мы писали в предыдущей статье. Но все же наши планы изменились.

Как мы уже упомянули выше, руководство ММСО не захотело уходить в спячку. Мы же, принимая решение об участии в салоне в виртуальном формате, в первую очередь руководствовались следующими соображениями. Если все образование перешло в онлайн и одно из главных событий в этой сфере тоже, то InternetUrok, будучи в числе лидеров в области дистанционного обучения, просто не может в нем не участвовать.

Вопрос «быть или не быть» отпал, оставалось только определиться с форматом участия. Нам предложили несколько пакетов:

И мы снова задумались над соотношением затрат ресурсов и результата. Делать слишком большую ставку на продвижение стенда или, напротив, отказываться от возможности проведения вебинаров ради незначительной экономии показалось нелепостью. В итоге мы решили, что пакет «Базовый+» — это оптимальный вариант, особенно с учетом того, что виртуальная конференция была для всех совершенно новым и непредсказуемым форматом.

Практически за месяц до салона, 3 апреля организаторы проводили круглый стол. Поскольку мы были в числе первых, кто в новых условиях решился участвовать в салоне, нам предложили присоединиться. Мероприятие было направлено в первую очередь на то, чтобы участники — «ранние пташки» рассказали в эфире, почему они в деле и чего ожидают; это был пиар и для организаторов, и для экспонентов.

Таким образом, начало было положено, и весь апрель в нашей компании прошел под эгидой подготовки к ММСО. Надо отметить, что со стороны организаторов мы получали огромную поддержку и оперативный фидбэк практически круглосуточно.

Для наполнения виртуального стенда мы задействовали силы отдела маркетинга. Забегая вперед, наш стенд в итоге выглядел вот так:

Видеовизитка — минутный ролик, вкратце рассказывающий посетителям стенда о компании. Существующие ролики не подошли по формату, так что мы написали новый сценарий и наш отдел видеопроизводства оперативно смонтировал качественную видеовизитку.

Раздаточные материалы — интересное ноу-хау от организаторов. На «реальной» выставке посетитель может подойти к стенду и взять с собой какие-то каталоги, карточки и другие любопытные материалы, и здесь был реализован схожий механизм. При этом, скачивая материалы экспонента, посетитель оставляет свои контакты.

Мы придумали две инфографики, которые сможем использовать в дальнейшем: для родителей «Как перейти на семейную форму образования» и актуальную для учителей «Как построить дистанционный урок». Мы выбрали именно эти две группы — родителей и учителей, потому что понимали, что ММСО онлайн может привлечь разные целевые аудитории. Последнюю мы существенно доработали для дальнейшего использования и переориентировали также на родителей.

Пожалуй, одна из самых сложных и ответственных частей. Для начала мы провели брейнсторм на тему того, кто о чем вообще может говорить. Мы собрали руководителей отделов и некоторых заместителей, обсудили варианты, идеи и пришли к паре десятков тем. Некоторые отпали сразу, потому что показались нам недостаточно интересными, некоторые уже в процессе подготовки обнаружили свою несостоятельность. В итоге у нас остались следующие выступления:

Процесс подготовки каждого выступления выглядел так:

Все материалы стенда были залиты через личный кабинет, все вебинары были подготовлены, сотрудников отдела поддержки подключили к работе над чатом на стенде через Jivo, и мы ждали первого дня ММСО.

Участие в деловой программе оправдало себя уже в первый день: директор компании Павел Арсеньев принял участие в круглом столе «Что нужно для развития семейного образования». Более 2000 зрителей единовременно смотрели онлайн-трансляцию, а запись посмотрели десятки тысяч зрителей. Подобную же статистику показала интерактивная сессия «Есть ли урок в дистанционном образовании» на следующий день.

В то же время мы удивились удручающей статистике просмотров вебинаров — преимущественно это была наша собственная аудитория, которая пришла из соцсетей. Неудовлетворительной была и активность посетителей на стенде — мы получили контакты около 50 человек за все дни, в чат поддержки написали человек 15.

А самой неприятной проблемой были, конечно же, технические сбои и недоработки платформы. Организаторы салона взяли на себя крайне амбициозную задачу — в сжатые сроки (менее 1,5 мес.) разработать с нуля онлайн-платформу для проведения деловой программы с одной стороны и для виртуальной выставки со 130 экспонентами с другой стороны, с аудиторией в сотни тысяч человек со всей страны. И пожалуй, было бы чудом, если бы с первого же дня новая платформа ни разу не просела и все работало бы как часы. К тому же, как сообщают организаторы, в первый день сайт переживал не только значительный наплыв посетителей, но и DDoS-атаку.

От всего мероприятия у нас остались смешанные чувства: на одной чаше весов стояли перечисленные выше вопросы посещаемости и технические проблемы, на другой — вполне успешно проведенная деловая программа.

Надо отдать должное, организаторы не отрицают проблем. По окончании «выставки» всем пришла рассылка от лица Максима Казарновского, директора ММСО и продюсера деловой программы.

И таким образом было объявлено о продлении салона на второй такт, чтобы выполнить обязательства перед участниками. ММСО-2 пройдет 28-30 мая с новой деловой программой и возобновлением работы выставки со всеми стендами. За это время организаторы проведут работу над ошибками и докрутят платформу.

Так или иначе перевод огромного, значительного мероприятия в виртуальный формат — это не просто вынужденная мера, лишь бы уцелеть и остаться на плаву. Скорее, это большой новый шаг в духе времени. Наверняка онлайн-платформа, в которую было вложено столько ресурсов, даже после возобновления массовых организаций останется востребованной. В конце концов, такой виртуальный салон, стирающий границы и часовые пояса, может стать полноценной заменой региональным филиалам (а у ММСО их было уже два — БМСО в Иркутске и УМСО в Уфе).

Если говорить о преимуществах онлайн-формата, то здесь можно выделить следующие:

Недостатки, с которыми можно столкнуться при организации подобного мероприятия:

Что касается нашей компании, мы вынесли для себя много полезного:

Для нас это был ценный опыт, и мы с нетерпением ждем второго такта ММСО 28-30 мая — и будем рады приветствовать всех посетителей нашего стенда.